Verkottunut liiketoiminta: opas integroituun digitaaliseen kauppaan ja sähköiseen hankintaan Peppol-alustalla

Miten integroitu digitaalinen kauppa – sähköiset tilaukset, punchout sekä jäsennellyt liiketoimintaviestit Peppol-verkostossa – muuttaa hankinta- ja myyntiprosesseja. Trendit, teknologia ja miten pääset alkuun.

Viimeksi päivitetty kesäkuussa 2026.

Saumaton ja digitaalinen yhteydenpito toimittajiin, asiakkaisiin ja kumppaneihin – jota kutsumme integroiduksi digitaaliseksi kaupankäynniksi (IDT)– on nopeasti muuttumassa kilpailuedusta välttämättömyydeksi. Tutkitaanpa, miten myynti- ja ostoprosesseja, sähköistä hankintaa sekä B2B-verkkokauppaa voidaan uudistaa teknologian avulla.

Sähköinen laskutus on vakiintunut luonnolliseksi liiketoimintavälineeksi. Tätä kehitystä ovat vauhdittaneet prosessien tehokkuudesta, alhaisemmista kustannuksista ja tietoturvasta johtuvat selkeät käyttöedut. Toinen merkittävä tekijä on parantunut saatavuus, jota laajeneva Peppol-verkosto edistää. Myöskään kansallisten lainsäädännöllisten vaatimusten merkitystä ei pidä aliarvioida.

Sähköisten laskujen yleistymisen merkittävin muutos saattaakin kuitenkin olla digitaalinen kypsyys. Yritykset ovat muuttamassa ajattelutapaansa siitä, miten uutta teknologiaa voidaan hyödyntää myynti- ja ostotapahtumien hallinnassa – ja tämä kehitys on vasta alkanut.

Sähköisten liiketoimintaviestien käyttöönotto ja liiketoimintatietojen digitaalinen vaihto ovat saaneet aikaan ajattelutavan muutoksen taloushallinnon, hankinnan ja IT-osastojen keskuudessa.

Nykyään yritykset arvioivat tarpeitaan ja valmiuksiaan yhä useammin ”digital-first” -näkökulmasta, irrottautuen vuosisatoja vanhoista kirjanpitoprosesseista. Ne ovat ymmärtäneet, että liiketoiminnallinen arvo ei pohjimmiltaan piile itse tallennusvälineessä, vaan siinä olevissa tiedoissa.

Tässä oppaassa esittelemme integroidun digitaalisen kaupan mahdollisuudet – yritysten digitaalisen yhdistämisen alusta loppuun. Mitkä ovat seuraavat askeleet sähköisen laskunhallinnan jälkeen liiketoimintaprosessien kehittämiseksi? Miten myynti- ja ostotapahtumia voidaan virtaviivaistaa ja automatisoida entisestään sekä saada niistä syvällisempää tietoa? Miten sähköisiä tilauksia, punchout ja vastausviestejä voidaan hyödyntää tehokkaasti? Lue lisää kehitystä vauhdittavista trendeistä, uusista teknologioista ja siitä, miten pääset alkuun.

Sähköinen hankinta tarkoittaa hankintojen digitaalista hallintaa – tilausten, tuoteluetteloiden ja vastausten lähettämistä ja vastaanottamista jäsenneltyinä sähköisinä viesteinä paperin tai PDF-tiedostojen sijaan. Peppol-verkostossa ostajat ja myyjät voivat automatisoida koko tilauksesta laskuun ulottuvan prosessin häviöttömillä, koneellisesti luettavilla tiedoilla, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheitä.

Mikä ohjaa yritysviestinnän kehitystä ja saa yritykset ottamaan seuraavan askeleen sähköisen laskutuksen jälkeen kohti myynti- ja ostoprosessien syvempää digitalisointia? Digitaalinen muutos on valtava trendi, joten tarkastellaanpa sitä tärkeimpien osien kautta.

Useat trendit ja suuntaukset vaikuttavat siihen, että yritykset laajentavat digitaalisten liiketoimintaviestien käyttöä. Tässä ovat merkittävimmät trendit:

Merkittävä tekijä sähköisten liiketoimintaviestien yleistymisessä viime vuosina on ollut kansallisten sähköisen laskutuksen velvoitteiden lisääntyminen. Merkittävä esimerkki tästä on EU:n direktiivi 2014/55/EU, mutta maailmanlaajuisesti on olemassa lukuisia kansallisia velvoitteita ja etenemissuunnitelmia.

Sähköinen laskutus B2G-liiketoiminnassa oli ensimmäinen askel, jonka monet Euroopan maat ja merkittävät edelläkävijät esimerkiksi Aasiassa ja Amerikassa ottivat käyttöön. Tulevaisuudessa on odotettavissa lisää poliittisia muutoksia. Sähköiset tilaukset ovat jo totta – Suomi oli yksi ensimmäisistä maista Euroopassa, joka otti Peppol Advanced Ordering -järjestelmän käyttöön 1. huhtikuuta 2024 ja laajensi sen kattamaan julkiset hankinnat vuoteen 2026 mennessä. EU:n ViDA-uudistus pak etti (VAT in the Digital Age) hyväksyttiin 11. maaliskuuta 2025, ja sen myötä otettiin käyttöön digitaalisen raportoinnin ja sähköisen laskutuksen vaatimukset, jotka otetaan käyttöön asteittain. Rajat ylittävä B2B-digitaalinen raportointi alkaa heinäkuussa 2030. CTC-vaatimukset (Continuous Transaction Controls) leviävät edelleen kansainvälisesti.

Nämä aloitteet ovat selviä merkkejä laajemmasta sitoutumisesta rahoitus- ja kauppatoiminnan standardointiin sekä avoimuuden lisäämiseen.

Yhteentoimivuus, tiedostomuodot, testaus, jakelu, monimutkainen hinnoittelu – esteiden luettelo on ollut pitkä yrityksille, jotka ottavat käyttöön ja käyttävät liiketoimintaviestejä. Ensimmäistä kertaa näitä haasteita on onnistuttu vähentämään merkittävästi, ellei jopa poistamaan kokonaan.

Peppol, avoin yritysverkosto, joka sai alkunsa EU-hankkeesta ja jota nykyään hallinnoi voittoa tavoittelematon OpenPeppol-järjestö, on kasvamassa globaaliksi infrastruktuuriksi. Verkostolla on huomattava vauhti verrattuna vanhoihin VAN -ratkaisuihin, ja sen eduksi toimivat osallistujat yli 100 verkostoon liitetyssä maassa sekä useat kansalliset Peppol-määräykset, jotka koskevat esimerkiksi B2G-laskutusta. Keskeisiä etuja ovat standardoitujen tietomuotojen yhdistelmä kattavalle viestivalikoimalle sekä viestinnän jakeluinfrastruktuuri, mukaan lukien avoin osallistujahakemisto, joka yksinkertaistaa liikekumppaneiden välistä yhteydenpitoa kaikenkokoisille yrityksille.

Innovatiiviset palvelut tuovat edistyneimmätkin yritysviestintäominaisuudet kaikkien ulottuville – mikä tasoittaa toimintaedellytyksiä pienille ja keskisuurille yrityksille.

Peppol-yritysverkoston, pilvipalveluiden sekä API-rajapintojen ja valmiiden liitäntäsovellusten avulla yksinkertaistetun yhteydenpidon ansiosta uudet palvelut tarjoavat kustannustehokkaita ratkaisuja, jotka aiemmin olivat varattuja vain suuremmille yrityksille, joilla oli vastaavat resurssit. Perinteiset yritysviestinnän palveluntarjoajat joutuvat sopeutumaan ja kilpailemaan. Helppokäyttöisten ja edullisten vaihtoehtojen tulo antaa pk-yrityksille mahdollisuuden hyödyntää yritysviestinnän etuja, mikä parantaa niiden toiminnan tehokkuutta ja kilpailukykyä markkinoilla.

Kuluttajien ostokokemukset digitaalisessa maailmassa ovat luoneet uusia odotuksia B2B-verkkokaupalle, joka on huomattavasti suurempi markkina kuin B2C. Kun kuluttajat nauttivat verkkokaupan mukavuudesta, myös yritykset vaativat yhä enemmän vastaavaa helppoutta ja tehokkuutta hankintaprosesseihinsa. Yrityskortit, joihin liittyy kalliita kauppiasmaksuja ja paperityötä, eivät ole optimaalinen ratkaisu B2B-ostajille.

Tämä muuttuva B2B-ostokäyttäytyminen korostaa älykkään yritysviestinnän, turvallisen tunnistautumisen, käyttäjäystävällisten käyttöliittymien, virtaviivaistettujen työnkulkujen ja yksilöllisten kokemusten merkitystä. Suuntaus jatkuu, ja yritykset, jotka ottavat käyttöön B2B-verkkokaupan teknologioita – esimerkiksi punchout sekä sähköisen tilaamisen ja hankinnan älykkään käytön – ovat paremmassa asemassa houkuttelemaan ja pitämään asiakkaita sekä rakentamaan pitkäaikaisia liikekumppanuuksia.

Taloudellisten tietojen laadun parantaminen on olennainen osa digitaalisia prosesseja ja nopeuden, automaation sekä analytiikan tuomien etujen hyödyntämistä.

Laatu riippuu sisällöstä ja jäsennellyydestä. Transaktioprosessien sisältö käsittää kaikki ostoon tai myyntitapahtumaan liittyvät tiedot – esimerkiksi rivitiedot (ostetut tuotteet ja palvelut), yksiköt, määrät ja arvonlisävero. Jäsennellyys tarkoittaa sitä, miten tiedot on tallennettu ja miten ne on tehty haettaviksi ja koneellisesti luettaviksi.

Tilaukset, laskut ja muut liiketoimintaviestit, joissa käytetään analogisia tiedostomuotoja – kuten PDF-tiedostoja tai paperitulosteita – saattavat hyvinkin sisältää tarvitsemasi tiedot, mutta ohjelmistoratkaisusi eivät pysty tulkitsemaan niitä suoraan. Lähettäjä on saattanut tallentaa tiedot asianmukaisesti ERP-järjestelmäänsä, mutta vastaanottaja ei, joten tämän on tulkittava ja muunnettava tiedostomuoto – esimerkiksi manuaalisesti tai OCR-ratkaisujen avulla, mistä seuraa huomattavaa tietojen menetystä, kiertotapoja ja ajanhukkaa.

Hankintajärjestelmät on kehitetty pääasiassa analogisia prosesseja varten, mikä edellyttää manuaalista työtä ja tietojen syöttämistä. Suurin osa järjestelmistä ei tue dynaamisia prosesseja, kuten punchout ja Peppol, eikä jäsenneltyä tiedonsiirtoa.

Ottaessaan käyttöön täysin digitaaliset liiketoimintaviestit standardoidussa muodossa yritykset käyttävät yhteistä tietokieltä liikekumppaniensa kanssa. Tiedonvaihto tapahtuu välittömästi, ja jokaisen tapahtuman koko sisältö on menetystöntä ja koneellisesti luettavissa ERP-järjestelmän, kirjanpitojärjestelmän tai tukevien liiketoimintajärjestelmien avulla. Tällainen data sopii erinomaisesti prosessien automatisointiin, sillä ohjelmistoilla ei yleensä ole ongelmia tietojen jäsentämisessä, hakemisessa ja muokkaamisessa.

Sähköisten liiketoimintaviestien käyttöönotto päivittäisissä prosesseissa on aiemmin ollut jonkin verran haastavaa. Enää se ei ole.

Syvempi integrointi erilaisiin liiketoimintaprosesseihin on ollut – ja on monissa tapauksissa edelleen – teknisesti monimutkaista. Se vaikuttaa ostovelkoihin ja myyntisaamisiin, myyntiin ja ostoihin, työnkulkuihin sekä kirjanpitoon, ja siihen liittyy integrointeja erilaisiin liiketoimintajärjestelmiin. Lisäksi se on vaatinut taloudellisia resursseja: investointeja käyttöönottoon ja käyttökustannuksia. Peppol-verkon ansiosta tilanne on muuttumassa.

Haasteet ovat osittain johtuneet saatavuudesta. Yritysten välisten kiinteästi määriteltyjen kahdenvälisten EDI-yhteyksien lisäksi käyttäjät ovat luottaneet Value-Added Networkiin (VAN) ja palveluntarjoajiin tiedonvaihdossa kumppaneiden, asiakkaiden ja toimittajien kanssa. Koska toiminta on nojautunut vahvasti FTP-tiedostonsiirtoon, nopeita API-integraatioita on ollut harvoin saatavilla.

Peppol-verkosto eroaa merkittävästi keskeisiltä osiltaan. Peppol on avoin yritysverkosto, joka on saanut alkunsa EU-hankkeesta ja jota hallinnoidaan voittoa tavoittelemattomana organisaationa. Yksi sen merkittävimmistä eduista on standardoitujen tietomuotojen yhdistäminen vankkaan verkko- ja jakeluinfrastruktuuriin tietojen vaihtoa varten. Verkostoon kuuluu avoin osallistujahakemisto, joka helpottaa yhteyksien luomista liikekumppaneiden välillä. Tämän ansiosta Peppol on saavutettavissa kaiken kokoisille yrityksille, sen käyttö ja integrointi on helpompaa ja se on erittäin kustannustehokas.

Peppol kattaa kattavan valikoiman jäsenneltyjä liiketoimintaviestejä koko liiketoimen elinkaaren ajalta:

Sähköinen tilaus on jäsennelty sähköinen ostotilaus, jota vaihdetaan Peppolin kaltaisen yritysverkon kautta. Se toimitetaan välittömästi standardoidussa muodossa, ja se voidaan käsitellä automaattisesti tilaustenhallintajärjestelmässä tai ERP-järjestelmässä. Vastausviestien avulla myyjä voi hyväksyä, muokata tai hylätä tilauksen ja lähettää varasto- ja toimitustiedot takaisin samalla tavalla.

Hankintaprosesseissa laajemman valikoiman standardoitujen liiketoimintaviestien hyödyntäminen tuo mukanaan merkittävän muutoksen. Ottamalla käyttöön sähköisen tilaamisen ja dynaamiset vastausviestit yritykset voivat syventää prosessien automatisointia, niiden hallintaa ja reagointikykyä sekä työnkulkujen, kirjanpidon ja hankinnan automatisointia. Toisin sanoen kyseessä on sähköisen laskutuksen jälkeen seuraava askel taloushallinnon digitaalisessa muutoksessa.

Peppol-verkosto tarjoaa ostajille ja myyjille jäsennellyn ja standardoidun tilausprosessin, jossa käytetään viestityyppejä ” BIS Ordering ” ja ”Order Only” sekä turvallista ja välitöntä tiedonvaihtoa. Peppolin määrittelyissä määritellään kenttävaatimukset, mukaan lukien pakolliset elementit, mikä parantaa yhdenmukaisuutta ja käytettävyyttä kaikille kaupan osapuolille.

Punchout on liiketoimintaviestin ja prosessin yhdistelmä, joka yhdistää ostajan hankintajärjestelmän suoraan myyjän verkkokatalogiin. Ostaja siirtyy toimittajan verkkokauppaan, kokoaa ostoskorin, jossa hinnat on määritetty ostajakohtaisesti, ja palauttaa sen omaan järjestelmäänsä tilauksena — yhdistämällä tutun verkkokauppakokemuksen jäsenneltyyn, automatisoituun tilaamiseen.

Peppolin ” punchout ” -viesti, nimeltään Peppol BIS Punch Out, tarjoaa edistyksellisen ja dynaamisen tilausprosessin, joka ylittää Peppol BIS Ordering :n joustavuudessa ja helppokäyttöisyydessä sekä ostajien että myyjien kannalta. Tämä prosessi yhdistää tilaus- ja tuoteluettelotoiminnot, tarjoaa innovatiivisia mahdollisuuksia ja mukautettavia suunnitteluvaihtoehtoja, minkä ansiosta se sopii erinomaisesti B2B-liiketoiminnan verkkokauppatilanteisiin.

Sähköisten tilausten käyttöönotto vaihtelee kunkin yrityksen monimutkaisuuden mukaan. Nämä vaiheet muodostavat kuitenkin yhteisen perustan kaikille organisaatioille, olivatpa ne sitten suuria tai pieniä, riippumatta siitä, käytetäänkö sähköisiä tilauksia hankinnassa, myynnissä vai molemmissa.

Liitä yrityksesi verkkoon ja hyödynnä Peppol-verkoston tarjoamia dynaamisia yritysviestintäratkaisuja, sähköistä laskutusta ja sähköistä tilausten hallintaa. Saat täyden hallinnan, voit automatisoida prosesseja ja integroida järjestelmät API:n kautta. Yhdistä laskut ja tilaukset punchout saumattomaan B2B-verkkokauppaan ja muokkaa tilaukset laskuiksi muutamalla napsautuksella.