Um die digitale Transformation in der elektronischen Beschaffung voranzutreiben, ist die Verbesserung der Qualität der Finanzdaten ein Eckpfeiler, um durch Geschwindigkeit, Automatisierung und aufschlussreiche Analysen Effizienz zu erreichen. Die Qualität der Finanzdaten dient nicht nur der Entscheidungsfindung, sondern auch der Rationalisierung der Abläufe. Daher müssen Unternehmen sowohl dem Inhalt als auch der Struktur ihrer Daten große Aufmerksamkeit schenken. Hier erfahren Sie, warum Sie strukturierte Daten für Ihre E-Procurement-Prozesse benötigen.
Verständnis der Datenqualität
Die Datenqualität in Transaktionsprozessen wird durch den Umfang ihres Inhalts und den Grad ihrer Organisation definiert. Der Inhalt umfasst alle Details, die für einen Kauf- oder Verkaufsvorgang relevant sind, einschließlich der Einzelposten (wie gekaufte Produkte und Dienstleistungen), Einheiten, Mengen und Mehrwertsteuerangaben.
Die Organisation bzw. der Grad der Strukturierung bezieht sich darauf, wie diese Daten gespeichert werden, damit sie durchsuchbar und für die maschinelle Verarbeitung zugänglich sind. Herkömmliche Formate wie PDFs oder gedruckte Dokumente enthalten zwar die erforderlichen Informationen, stellen aber aufgrund ihrer mangelnden direkten Interpretierbarkeit eine große Herausforderung für Softwarelösungen dar.
Die Herausforderungen bei analogen Prozessen
Traditionell sind die Beschaffungs- und Bestellsysteme auf analoge Prozesse zugeschnitten, die manuelle Eingaben und arbeitsintensive Arbeiten erfordern. Solche Systeme sind oft nicht in der Lage, dynamische und strukturierte Datenübertragungsmethoden zu unterstützen - einschließlich des Zugangs zu den immer wichtiger werdenden Peppol-Standards oder neuen Technologien wie punchout - und behindern so die Effizienz und Skalierbarkeit.
Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen oder Zwischenlösungen wie OCR (Optical Character Recognition ) zur Digitalisierung und Interpretation von Daten aus analogen Formaten führt zu erheblichen Datenverlusten, betrieblichen Ineffizienzen und unnötigem Zeitaufwand. Diese Lücke unterstreicht die Notwendigkeit einer Umstellung auf strukturiertere Datenpraktiken innerhalb der elektronischen Beschaffung.
Strukturierte Daten für mehr Effizienz
Der Übergang zu vollständig digitalen Geschäftsnachrichten in standardisierten Formaten stellt einen Paradigmenwechsel hin zu effizienteren Beschaffungsprozessen dar. Durch die Einführung einer gemeinsamen Datensprache für die Kommunikation mit Geschäftspartnern können Unternehmen einen sofortigen Datenaustausch sicherstellen, bei dem der Inhalt jeder Transaktion ohne Verlust erhalten bleibt und für die maschinelle Verarbeitung leicht zugänglich ist. Die Integration mit einem Peppol-Zugangspunkt ist ein natürlicher erster Schritt.
Diese strukturierten Daten sind von Natur aus für die Prozessautomatisierung geeignet, da sie es Softwaresystemen ermöglichen, Informationen mühelos zu analysieren, zu durchsuchen und zu nutzen, wodurch Engpässe im Zusammenhang mit der manuellen Datenverarbeitung beseitigt werden. Als Ergebnis können Unternehmen ein höheres Maß an betrieblicher Effizienz, geringere Fehlerquoten und verbesserte analytische Fähigkeiten erreichen, die den Weg für eine fundiertere Entscheidungsfindung und strategische Planung ebnen.
Die Integration strukturierter Daten in elektronische Beschaffungsprozesse ist nicht nur ein technologisches Upgrade, sondern eine strategische Notwendigkeit für Unternehmen, die im digitalen Zeitalter erfolgreich sein wollen. Sie verspricht nicht nur, die betriebliche Effizienz zu verbessern, sondern auch neue Wege für Innovation und Wachstum in der digitalen Beschaffungslandschaft zu erschließen.
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