Aké sú požiadavky na platné faktúry? Tu je všetko, čo potrebujete vedieť.
Cieľom každého podniku je získať platbu za predávané produkty a služby, a faktúry zohrávajú kľúčovú úlohu v tom, aby to bolo možné. Hoci faktúry môžu na prvý pohľad vyzerať jednoducho, rozdiely medzi správne a nesprávne vyplnenou faktúrou sú ako noc a deň.
Faktúry sú viac než len podrobný záznam predaných produktov a služieb. Obsahujú podrobné informácie o spoločnosti, ako napríklad daňové identifikačné čísla, adresy a kontaktné informácie, aby sme spomenuli aspoň niektoré.
Finančné oddelenia sa spoliehajú na presnosť týchto informácií pri zasielaní a platbe faktúr, pri vytváraní papierových dokladov a pri zabezpečovaní, aby bola organizácia organizovaná a zodpovedná za všetky transakcie, ktoré ňou prechádzajú.
Čo teda faktúra vyžaduje? Ako vyzerajú osvedčené postupy fakturácie? A ako môžete tento proces optimalizovať, aby ste zvýšili jeho efektívnosť a znížili náklady?
Základy faktúr
Faktúry slúžia ako podrobný výpis všetkých produktov a služieb, ktoré boli predané tretej strane. Základná faktúra obsahuje zoznam predaných produktov a služieb, identifikáciu príjemcu (fyzickej osoby aj spoločnosti), jedinečné číslo faktúry, platobné podmienky a celkové náklady (medzisúčet, daň a konečná suma).
Faktúra a frekvencia platieb
Frekvencia zasielania faktúr závisí od konkrétnych procesov spoločnosti. Okrem toho dodávatelia budú faktúry platiť podľa vlastnej frekvencie platieb. Je dôležité, aby ste si pred začatím spolupráce s dodávateľom stanovili frekvenciu platieb.
Tu je niekoľko najčastejších fakturačných podmienok týkajúcich sa frekvencie platieb:
- Po prijatí. Platba sa očakáva ihneď po vystavení faktúry.
- 15, 30 a 60 dní netto. Faktúry s podmienkami netto by mali byť uhradené v deň alebo krátko po uplynutí stanoveného počtu dní v podmienkach netto.
- Koniec mesiaca (EOM). Platba bude realizovaná na konci mesiaca.
- Platba na dobierku. Spoločnosti zamerané na produkty a prepravu môžu akceptovať tradičnejšiu platobnú metódu platby na dobierku.
- Platba vopred (PIA). Platba by mala byť vykonaná vopred pred dodaním.
- Cash Next Delivery (CND). Platba bude realizovaná pri najbližšej dodávke.
Keďže faktúry obsahujú definované platobné podmienky, ako napríklad splatnosť, slúžia ako krátkodobý úver, ktorý dodávateľ ponúka svojim zákazníkom. Pre účtovné oddelenia slúžia ako zdrojový dokument, ktorý špecifikuje finančné podrobnosti transakcie.
Formáty faktúr a technológia
Trendy vo fakturácii sa menia, ale existuje celý rad akceptovaných formátov, ktoré sa používajú po celom svete. Medzi tieto formáty patria:
- PDF súbory
- Elektronický
- Tlačený papier
- Hybridy (elektronické a obrazové súbory)
Faktúry sa tradične tlačili a zasielali dodávateľom. Chýbajúci definovaný štandard však pre spoločnosti predstavoval významnú výzvu.
Vstúpila technológia. Technológia pomohla vyriešiť tento problém, ale vytvorila ešte väčšiu nejasnosť s rôznymi formátmi súborov a problémami kompatibility medzi platformami. EDI bolo jedným z prvých riešení, ktoré malo za cieľ vyriešiť tento problém. Bez centralizovaných sietí s definovanými štandardmi však spoločnosti často zbytočne míňali zdroje na konverziu a spracovanie faktúr.
Významný technologický pokrok viedol k vytvoreniu celých fakturačných sietí, ktoré sú synchronizované a schopné zefektívniť túto kľúčovú súčasť transakčného procesu. Peppol je jedným z príkladov štandardu elektronickej fakturácie, ktorého cieľom je vytvorenie centralizovanej siete, ktorá zjednodušuje proces obstarávania.
Požiadavky na faktúry v EÚ
Štandardy fakturácie sa líšia v závislosti od spoločnosti, krajiny a regiónu. Požiadavky na faktúry v týchto kategóriách sú však vo všeobecnosti podobné.
Neelektronická faktúra by mala jasne uvádzať, že ide o faktúru, zatiaľ čo faktúry vo formáte PDF a papierové faktúry musia byť ľahko odlíšiteľné od iných dokumentov, ako sú ponuky alebo dodacie listy.
Požiadavky na faktúry v rámci EÚ
- Dátum vystavenia faktúry
- Číslo faktúry, jedinečné poradové identifikačné číslo faktúry
- Identifikačné číslo dodávateľa pre DPH
- Identifikačné číslo zákazníka pre DPH, v prípade prenesenia daňovej povinnosti
- Celé meno a adresa dodávateľa
- Celé meno a adresa zákazníka
- Druh a množstvo tovaru alebo služby
- Jednotková cena tovaru alebo služieb, vrátane daní alebo zliav, ak sú súčasťou jednotkovej ceny
- Dátum platby
- sadzba DPH
- Suma DPH splatná
- Rozpis sumy DPH splatnej podľa sadzby DPH alebo oslobodenia od dane
- Kurz cudzej meny
Dodatočné požiadavky, ak sa uplatňujú
- Uveďte alebo odkaz na právne predpisy EÚ, ak je oslobodené od DPH.
- Referenčné vyhlásenie o prenesení daňovej povinnosti
- Dodávka nového automobilu alebo iného dopravného prostriedku v rámci EÚ
- Referenčné vyhlásenie o režimoch DPH so zníženou sadzbou
- Referenčné vyhlásenie o samofakturácii
- Referenčné vyhlásenie o hotovostnom účtovníctve
- Údaje o DPH pre daňových zástupcov organizácií mimo EÚ
Čo je elektronická fakturácia?
Elektronická fakturácia (e-fakturácia) je jednoduchý a bezpečný spôsob odosielania, prijímania a archivovania faktúr. Pre podniky je to spôsob, ako zabezpečiť spracovanie faktúr aj v budúcnosti a zvýšiť svoje automatizačné schopnosti.
S vhodným softvérom je implementácia elektronického fakturovania jednoduchá a intuitívna a zvýši presnosť celého procesu. Elektronické fakturovanie je nákladovo efektívny spôsob, ako znížiť náklady na transakcie a záväzky, ktorý zároveň zabezpečuje súlad s priemyselnými štandardmi bezpečnosti údajov.
Mnohé spoločnosti prechádzajú na riešenia elektronického fakturovania kvôli väčšej flexibilite, škálovateľnosti a použiteľnosti, ktoré ponúkajú. Elektronické fakturovanie je tiež štandardom, pokiaľ ide o Peppol.
Viac informácií o elektronickom fakturovaní nájdete v našej najnovšej elektronickej knihe „Elektronické fakturovanie novej generácie: od základov po pokročilé funkcie“.
Chcete automatizovať svoje finančné procesy?
Procesy fakturácie – spracovanie faktúr od dodávateľov a fakturácia zákazníkom – sú jedným z najlepších miest, kde začať, pokiaľ ide o integráciu automatizácie do vašich finančných procesov.
Prísne normy a požiadavky v kombinácii s digitalizáciou fakturácie vám uľahčujú automatizáciu tejto dôležitej úlohy.
Qvalia poskytuje riešenia na automatizáciu spracovania faktúr a optimalizáciu správy údajov s cieľom zlepšiť analýzu a automatizovať účtovníctvo, vrátane bezplatného prístupu k Peppol.
Chcete sa dozvedieť viac o tom, ako Qvalia môže transformovať vaše finančné procesy? Objednajte si ešte dnes konzultáciu s jedným z našich odborníkov na automatizáciu financií.