Fakturaer 101: den komplette guide til fakturakrav

Hvad er kravene til gyldige fakturaer? Her er, hvad du skal vide.

Målet for alle virksomheder er at få betaling for de produkter og tjenester, de sælger, og fakturaer spiller en afgørende rolle for at gøre dette muligt. Selv om fakturaer på overfladen kan virke grundlæggende, er forskellen mellem en korrekt og en forkert udfyldt faktura nat og dag.

Fakturaer er mere end blot en specificeret oversigt over solgte produkter og tjenester. De indeholder detaljerede virksomhedsoplysninger, f.eks. skatte-id, adresser og kontaktoplysninger, for blot at nævne nogle få.

Finansafdelinger er afhængige af nøjagtigheden af disse oplysninger, når de sender og betaler fakturaer, opretter papirspor og sikrer, at en organisation er organiseret og ansvarlig for alle transaktioner, der strømmer gennem den.

Hvad kræver en faktura så? Hvordan ser bedste praksis for fakturering ud? Og hvordan kan du optimere denne proces for at forbedre processens effektivitet og reducere omkostningerne?

Fakturaer tjener som en detaljeret opgørelse over alle produkter og tjenester, der er solgt til en tredjepart. En basisfaktura indeholder en detaljeret beskrivelse af de solgte produkter og tjenester, identificerer modtageren (både person og virksomhed), indeholder et unikt fakturanummer, betalingsbetingelser og de samlede omkostninger (subtotal, skat og endelig pris).

Hvor ofte fakturaer sendes afhænger af virksomhedens specifikke processer. Desuden betaler leverandørerne fakturaer i henhold til deres egen betalingsfrekvens. Det er vigtigt, at du fastlægger betalingsfrekvensen, før du samarbejder med en leverandør.

Her er nogle af de mest populære faktureringstermer i forbindelse med betalingshyppighed:

Fordi fakturaer indeholder definerede betalingsbetingelser, f.eks. forfaldsdatoer, fungerer de som en kortfristet kredit, som leverandøren tilbyder sine kunder. For regnskabsafdelinger fungerer den som et kildedokument, der angiver de finansielle detaljer i en transaktion.

Faktureringstendenserne ændrer sig, men der er en række accepterede formater, der anvendes i hele verden. Disse formater omfatter:

Fakturaer blev traditionelt udskrevet og sendt til leverandører. Men manglen på en defineret standard skabte store udfordringer for virksomhederne. 

Teknologien kommer ind. Teknologien løste dette problem, men skabte endnu mere uklarhed med de forskellige filformater og kompatibilitetsproblemer mellem platforme. EDI var en tidlig løsning, der havde til formål at løse dette problem. Men uden centraliserede netværk med definerede standarder spildte virksomhederne ofte ressourcer på at konvertere og behandle fakturaer.

Store fremskridt inden for teknologi har skabt hele faktureringsnetværk, der er synkroniseret og i stand til at strømline denne kritiske komponent i transaktionsprocessen. Peppol er et eksempel på en standard for e-fakturering, der har til formål at skabe et centraliseret netværk, som forenkler indkøbsprocessen. 

Faktureringsstandarderne varierer alt efter virksomhed, land og region. Kravene til fakturaer på tværs af disse kategorier er dog generelt ens. 

En ikke-elektronisk faktura skal tydeligt vise, at der er tale om en faktura, mens PDF- og papirfakturaer skal være let at skelne fra andre dokumenter, f.eks. tilbud eller følgesedler. 

Elektronisk fakturering(e-fakturering) er en enkel og sikker måde at sende, modtage og arkivere fakturaer på. Det er en måde, hvorpå virksomheder kan fremtidssikre behandlingen og øge deres automatiseringsmuligheder. 

Med den rigtige software er det nemt og intuitivt at implementere e-fakturering, og det vil forbedre nøjagtigheden i hele processen. E-fakturering er en omkostningseffektiv måde at reducere dine transaktions- og kreditoromkostninger på, som også sikrer overholdelse af branchens datasikkerhedsstandarder.

Mange virksomheder vælger e-faktureringsløsninger på grund af den øgede fleksibilitet, skalerbarhed og brugervenlighed, som de tilbyder. E-fakturering er også den foretrukne standard, når det drejer sig om Peppol.

Fakturaprocesser - håndtering af leverandørfakturaer og kundefakturering - er et af de bedste steder at starte, når det gælder om at integrere automatisering i dine finansprocesser.

De strenge standarder og krav - kombineret med digitaliseringen af fakturering - gør det nemt for dig at automatisere denne vigtige opgave.

Qvalia leverer løsninger til automatisering af fakturahåndtering og optimering af datahåndtering med henblik på bedre analyser og automatiseret regnskab, herunder gratis adgang til Peppol.

Vil du vide mere om, hvordan Qvalia kan transformere dine finansprocesser? Book et opklaringsopkald med en af vores eksperter i automatisering af finanssektoren i dag.