Hva er kravene til gyldige fakturaer? Her er det du trenger å vite.
Målet for alle bedrifter er å få betalt for produktene og tjenestene de selger, og fakturaer spiller en avgjørende rolle for å gjøre dette mulig. Selv om fakturaer kan virke grunnleggende på overflaten, er forskjellene mellom en riktig og en feil utfylt faktura som natt og dag.
Fakturaer er mer enn bare en spesifisert oversikt over solgte produkter og tjenester. De inneholder detaljert selskapsinformasjon - for eksempel skatteregistreringsnummer, adresser og kontaktinformasjon - for å nevne noe.
Økonomiavdelinger er avhengige av nøyaktigheten av denne informasjonen når de sender og betaler fakturaer, for å opprette papirspor og sikre at en organisasjon er organisert og ansvarlig for alle transaksjoner som flyter gjennom den.
Hva kreves av en faktura? Hvordan ser beste praksis for fakturering ut? Og hvordan kan du optimalisere denne prosessen for å forbedre effektiviteten og redusere kostnadene?
Grunnleggende om fakturaer
Fakturaer fungerer som en detaljert oversikt over produkter og tjenester som ble solgt til en tredjepart. En grunnleggende faktura vil spesifisere solgte produkter og tjenester, identifisere mottakeren (både enkeltpersoner og selskaper), inkludere et unikt fakturanummer, betalingsbetingelser og totale kostnader (delsum, skatt og endelig).
Faktura og betalingshyppighet
Hvor ofte fakturaer sendes, vil avhenge av selskapets spesifikke prosesser. I tillegg vil leverandører betale fakturaer i henhold til sin egen betalingsfrekvens. Det er viktig at du fastsetter betalingsfrekvensen før du samarbeider med en leverandør.
Her er noen av de mest populære faktureringsbetingelsene knyttet til betalingshyppighet:
- Ved mottakelse. Betaling forventes umiddelbart etter at fakturaen er utstedt.
- Netto 15, 30 og 60. Fakturaer med nettobetingelser skal betales på eller kort tid etter det angitte antall dager i nettobetingelsene.
- Slutt på måneden (EOM). Betaling vil skje i slutten av måneden.
- Kontant ved levering. Produkt- og forsendelsesfokuserte virksomheter kan godta den mer tradisjonelle betalingsmåten kontant ved levering.
- Forskuddsbetaling (PIA). Betaling skal skje i forkant av levering.
- Kontant ved neste levering (CND). Betaling skjer ved neste levering.
Fordi fakturaer inneholder definerte betalingsbetingelser, for eksempel forfallsdatoer, fungerer de som en kortsiktig kreditt som leverandøren tilbyr sine kunder. For regnskapsavdelinger fungerer den som et kildedokument som spesifiserer de økonomiske detaljene i en transaksjon.
Fakturaformater og teknologi
Faktureringstrendene er i endring, men det finnes en rekke aksepterte formater som brukes over hele verden. Disse formatene omfatter
- PDF-filer
- Elektronisk
- Trykt papir
- Hybrider (elektronisk og bildefil)
Fakturaer ble tradisjonelt skrevet ut og sendt til leverandørene. Mangelen på en definert standard skapte imidlertid betydelige utfordringer for bedriftene.
Legg inn teknologi. Teknologien arbeidet for å løse dette problemet, men skapte enda mer tvetydighet med de ulike filformatene og kompatibilitetsproblemer mellom plattformene. EDI var en tidlig løsning som tok sikte på å løse dette problemet. Men uten sentraliserte nettverk med definerte standarder sløste bedriftene ofte bort ressurser på å konvertere og behandle fakturaer.
Store teknologiske fremskritt har skapt hele faktureringsnettverk som er synkronisert og i stand til å strømlinjeforme denne kritiske delen av transaksjonsprosessen. Peppol er et eksempel på en e-faktureringsstandard som tar sikte på å skape et sentralisert nettverk som forenkler anskaffelsesprosessen.
Fakturakrav i EU
Faktureringsstandardene varierer avhengig av selskap, land og region. Kravene til fakturaer på tvers av disse kategoriene er imidlertid generelt like.
En ikke-elektronisk faktura skal tydelig vise at det er en faktura, mens PDF- og papirfakturaer lett må kunne skilles fra andre dokumenter, for eksempel tilbud eller følgesedler.
Fakturakrav i EU
- Dato for utstedelse av faktura
- Fakturanummer, det unike fortløpende identifikasjonsnummeret for fakturaen.
- Leverandørens momsregistreringsnummer
- Kundens MVA-identifikasjonsnummer, i tilfelle omvendt avgiftsplikt.
- Leverandørens fulle navn og adresse
- Kundens fulle navn og adresse
- Type og mengde varer eller tjenester
- Enhetsprisen på varer eller tjenester, inkludert avgifter eller rabatter hvis de er en del av enhetsprisen.
- Betalingsdato
- Merverdiavgiftssats
- MVA-beløp som skal betales
- Merverdiavgiftsbeløp som skal betales, fordelt på merverdiavgiftssats eller -fritak
- Kurs for utenlandsk valuta
Eventuelle tilleggskrav
- Angi, eller henvis til EU-lovgivning, hvis momsfritak.
- Referanseoppgave for omvendt avgiftsplikt
- Levering av en ny bil eller annet transportmiddel innen EU
- Referanseerklæring for merverdiavgiftsordninger for marginer
- Referanseerklæring for selvfakturering
- Referanseoppstilling for kontantregnskap
- MVA-opplysninger for skatterepresentanter for organisasjoner utenfor EU
Hva er elektronisk fakturering?
Elektronisk fakturering(e-fakturering) er en enkel og sikker måte å sende, motta og arkivere fakturaer på. Det er en måte for bedrifter å fremtidssikre behandlingen og øke automatiseringskapasiteten.
Med riktig programvare er det enkelt og intuitivt å implementere e-fakturering, og det vil forbedre nøyaktigheten i hele prosessen. E-fakturering er en kostnadseffektiv måte å redusere transaksjons- og leverandørgjeldskostnadene på, samtidig som det sikrer samsvar med bransjestandarder for datasikkerhet.
Mange selskaper går over til e-faktureringsløsninger på grunn av den økte fleksibiliteten, skalerbarheten og brukervennligheten de tilbyr. E-fakturering er også standarden når det gjelder Peppol.
Lær mer om e-fakturering med vår nyeste e-bok "Next Generation e-invoicing: from basics to proficiency".
Ønsker du å automatisere økonomiprosessene dine?
Fakturaprosesser - leverandørfakturahåndtering og kundefakturering - er et av de beste stedene å starte når det gjelder å integrere automatisering i økonomiprosessene dine.
De strenge standardene og kravene - kombinert med digitalisering av fakturering - gjør det enkelt for deg å automatisere denne kritiske oppgaven.
Qvalia tilbyr løsninger for å automatisere fakturahåndtering og optimalisere datahåndtering for forbedret analyse og automatisert regnskapsføring, inkludert gratis tilgang til Peppol.
Vil du vite mer om hvordan Qvalia kan transformere økonomiprosessene dine? Bestill en informasjonssamtale med en av våre eksperter på finansautomatisering i dag.