Quelles sont les exigences en matière de validité des factures ? Voici ce qu'il faut savoir.
L'objectif de toute entreprise est d'être payée pour les produits et services qu'elle vend, et les factures jouent un rôle essentiel à cet égard. Si les factures peuvent sembler élémentaires à première vue, les différences entre une facture correctement remplie et une facture mal remplie sont de l'ordre du jour.
Les factures sont plus qu'un simple relevé détaillé des produits et services vendus. Elles contiennent des informations détaillées sur l'entreprise, telles que les numéros d'identification fiscale, les adresses et les coordonnées, pour n'en citer que quelques-unes.
Les services financiers s'appuient sur l'exactitude de ces informations pour envoyer et payer les factures, pour créer des traces écrites et pour s'assurer qu'une organisation est organisée et responsable de toutes les transactions qui la traversent.
Qu'est-ce qu'une facture ? Quelles sont les meilleures pratiques en matière de facturation ? Et comment optimiser ce processus pour en améliorer l'efficacité et réduire les coûts ?
Les bases de la facture
Les factures constituent un relevé détaillé des produits et services vendus à un tiers. Une facture de base détaille les produits et services vendus, identifie le destinataire (personne physique ou morale), comporte un numéro de facture unique, les conditions de paiement et le coût total (sous-total, taxes et final).
Fréquence des factures et des paiements
La fréquence d'envoi des factures dépend des processus spécifiques de l'entreprise. En outre, les fournisseurs paieront les factures selon leur propre fréquence de paiement. Il est important de déterminer la fréquence de paiement avant de travailler avec un fournisseur.
Voici quelques-uns des termes de facturation les plus courants liés à la fréquence des paiements :
- Dès réception. Le paiement est attendu immédiatement après l'émission de la facture.
- Net 15, 30 et 60. Les factures assorties de conditions nettes doivent être payées le jour même ou peu après le nombre de jours spécifié dans les conditions nettes.
- Fin de mois (EOM). Le paiement sera effectué à la fin du mois.
- Contre remboursement. Les entreprises axées sur les produits et les expéditions peuvent accepter le mode de paiement plus traditionnel du contre-remboursement.
- Paiement anticipé (PIA). Le paiement doit être effectué avant la livraison.
- Livraison contre remboursement (CND). Le paiement sera effectué au moment de la prochaine livraison.
Comme les factures comportent des conditions de paiement définies, telles que des dates d'échéance, elles servent de crédit à court terme que le fournisseur offre à ses clients. Pour les services comptables, il s'agit d'un document source qui précise les détails financiers d'une transaction.
Formats de factures et technologie
Les tendances en matière de facturation évoluent, mais il existe une variété de formats acceptés qui sont utilisés dans le monde entier. Ces formats sont les suivants
- Fichiers PDF
- Électronique
- Papier imprimé
- Hybrides (fichier électronique et fichier image)
Traditionnellement, les factures étaient imprimées et envoyées aux fournisseurs. Cependant, l'absence d'une norme définie posait d'importants problèmes aux entreprises.
C'est là qu'intervient la technologie. La technologie a permis de résoudre ce problème, mais a créé encore plus d'ambiguïté avec les différents formats de fichiers et les problèmes de compatibilité entre les plates-formes. L'EDI a été une solution précoce qui visait à résoudre ce problème. Cependant, en l'absence de réseaux centralisés avec des normes définies, les entreprises gaspillaient souvent des ressources pour convertir et traiter les factures.
Les progrès technologiques majeurs ont permis de créer des réseaux de facturation entiers, synchronisés et capables de rationaliser cet élément essentiel du processus de transaction. Peppol est un exemple de norme e-facturation qui vise à créer un réseau centralisé simplifiant le processus d'approvisionnement.
Exigences en matière de facturation dans l'UE
Les normes de facturation varient en fonction de l'entreprise, du pays et de la région. Toutefois, les exigences en matière de facturation sont généralement similaires dans toutes ces catégories.
Un document autre quefacture électronique doit clairement indiquer qu'il s'agit d'une facture, tandis que les factures PDF et papier doivent être facilement différenciées des autres documents, tels que les offres ou les bons de livraison.
Exigences en matière de facturation au sein de l'UE
- Date d'émission de la facture
- Numéro de facture, numéro d'identification séquentiel unique de la facture
- Numéro d'identification TVA du fournisseur
- Numéro d'identification TVA du client, en cas d'autoliquidation
- Nom et adresse complète du fournisseur
- Nom et adresse complète du client
- Type et quantité de biens ou de services
- Le prix unitaire des biens ou des services, y compris les taxes ou les remises si elles font partie du prix unitaire.
- La date de paiement
- Taux de TVA
- Montant de la TVA à payer
- Montant de la TVA à payer Ventilation du taux de TVA ou de l'exonération
- Taux de change
Exigences supplémentaires, le cas échéant
- Indiquer, ou faire référence à la législation de l'UE, si le produit est exonéré de TVA
- Déclaration de référence de l'autoliquidation
- Fourniture intra-UE d'une voiture neuve ou d'un autre moyen de transport
- Déclaration de référence pour les régimes de TVA sur marge
- Déclaration de référence d'autofacturation
- Déclaration de référence de la comptabilité de caisse
- Informations sur la TVA pour les représentants fiscaux d'organisations situées en dehors de l'UE
Qu'est-ce que facturation électronique?
facturation électronique (e-facturation) est un moyen simple et sûr d'envoyer, de recevoir et de classer les factures. C'est un moyen pour les entreprises d'assurer la pérennité de leur traitement et d'accroître leurs capacités d'automatisation.
Avec le bon logiciel, la mise en œuvre de e-facturation est facile et intuitive et améliorera la précision de l'ensemble du processus. e-facturation est un moyen rentable de réduire vos coûts de transaction et de comptabilité fournisseurs, tout en garantissant la conformité avec les normes de sécurité des données du secteur.
De nombreuses entreprises se tournent vers les solutions e-facturation en raison de la flexibilité, de l'évolutivité et de la convivialité accrues qu'elles offrent. e-facturation est également la norme de référence en ce qui concerne Peppol.
Pour en savoir plus sur e-facturation , consultez notre dernier livre électronique "Next Generation e-facturation: from basics to proficiency" (en anglais).
Vous souhaitez automatiser vos processus financiers ?
Les processus de facturation - traitement des factures fournisseurs et facturation clients - constituent l'un des meilleurs points de départ pour l'intégration de l'automatisation dans vos processus financiers.
Les normes et exigences rigoureuses, combinées à la numérisation de la facturation, facilitent l'automatisation de cette tâche essentielle.
Qvalia fournit des solutions pour automatiser le traitement des factures et optimiser la gestion des données afin d'améliorer l'analyse et la comptabilité automatisée, y compris l'accès gratuit à Peppol.
Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Qvalia peut transformer vos processus financiers ? Réservez dès aujourd'hui un appel de découverte avec l'un de nos experts en automatisation financière.