Laskut 101: täydellinen opas laskutusvaatimuksista.

Mitkä ovat voimassa olevien laskujen vaatimukset? Sinun on tiedettävä seuraavaa.

Jokaisen yrityksen tavoitteena on saada maksu myymistään tuotteista ja palveluista, ja laskuilla on ratkaiseva rooli tämän mahdollistamisessa. Vaikka laskut saattavat vaikuttaa päällisin puolin yksinkertaisilta, oikein ja väärin täytetyn laskun erot ovat kuin yö ja päivä.

Laskut ovat muutakin kuin vain myytyjen tuotteiden ja palveluiden erittely. Ne sisältävät yksityiskohtaisia yritystietoja, kuten verotunnisteet, osoitteet ja yhteystiedot - vain muutamia mainitakseni.

Talousosastot luottavat näiden tietojen tarkkuuteen laskujen lähettämisessä ja maksamisessa, paperiraporttien luomisessa ja sen varmistamisessa, että organisaatio on järjestäytynyt ja tilivelvollinen kaikista sen kautta kulkevista tapahtumista.

Mitä lasku siis edellyttää? Millaisia ovat laskutuksen parhaat käytännöt? Ja miten voit optimoida tämän prosessin, jotta voit parantaa prosessin tehokkuutta ja leikata kustannuksia?

Laskut ovat yksityiskohtainen selvitys kolmansille osapuolille myydyistä tuotteista ja palveluista. Peruslaskussa eritellään myydyt tuotteet ja palvelut, yksilöidään vastaanottaja (sekä yksityishenkilö että yritys), annetaan yksilöllinen laskunumero, maksuehdot ja kokonaiskustannukset (välisumma, vero ja loppusumma).

Laskujen lähetystiheys riippuu yrityksen erityisistä prosesseista. Lisäksi toimittajat maksavat laskut oman maksutaajuutensa mukaan. On tärkeää, että määrität maksutaajuuden ennen kuin teet yhteistyötä myyjän kanssa.

Seuraavassa on muutamia yleisimpiä laskutusehtoja, jotka liittyvät maksutiheyteen:

Koska laskut sisältävät määritellyt maksuehdot, kuten eräpäivät, ne toimivat lyhytaikaisena luottona, jonka toimittaja tarjoaa asiakkailleen. Kirjanpito-osastoille se toimii lähdeasiakirjana, jossa eritellään liiketoimen taloudelliset yksityiskohdat.

Laskutussuuntaukset muuttuvat, mutta eri puolilla maailmaa on käytössä useita hyväksyttyjä laskutusmuotoja. Näitä muotoja ovat mm:

Laskut tulostettiin perinteisesti ja lähetettiin toimittajille. Määritellyn standardin puuttuminen aiheutti kuitenkin yrityksille merkittäviä haasteita. 

Tulkaa teknologiaan. Teknologia pyrki ratkaisemaan tämän ongelman, mutta se loi vielä enemmän epäselvyyttä eri tiedostomuotojen ja alustojen välisten yhteensopivuusongelmien myötä. EDI oli varhainen ratkaisu, jolla pyrittiin korjaamaan tämä ongelma. Silti ilman keskitettyjä verkkoja ja määriteltyjä standardeja yritykset tuhlasivat usein resursseja laskujen muuntamiseen ja käsittelyyn.

Teknologian huomattavat edistysaskeleet ovat luoneet kokonaisia laskutusverkkoja, jotka ovat synkronoituja ja kykenevät virtaviivaistamaan tätä transaktioprosessin kriittistä osaa. Peppol on yksi esimerkki sähköisen laskutuksen standardista, jolla pyritään luomaan keskitetty verkosto, joka yksinkertaistaa hankintaprosessia. 

Laskutusstandardit vaihtelevat yrityksestä, maasta ja alueesta riippuen. Laskutusta koskevat vaatimukset ovat kuitenkin yleisesti ottaen samankaltaisia kaikissa näissä luokissa. 

Muusta kuin sähköisestä laskusta on käytävä selvästi ilmi, että kyseessä on lasku, ja PDF- ja paperilaskut on erotettava helposti muista asiakirjoista, kuten tarjouksista tai toimituskirjoista. 

Sähköinen laskutus(verkkolaskutus) on yksinkertainen ja turvallinen tapa lähettää, vastaanottaa ja arkistoida laskuja. Se on yrityksille keino varmistaa käsittely tulevaisuudessa ja lisätä automatisointimahdollisuuksiaan. 

Oikean ohjelmiston avulla verkkolaskutuksen käyttöönotto on helppoa ja intuitiivista, ja se parantaa tarkkuutta koko prosessissa. Verkkolaskutus on kustannustehokas tapa vähentää transaktiokustannuksia ja kirjanpitokuluja, ja se takaa myös alan tietoturvastandardien noudattamisen.

Monet yritykset ovat siirtyneet verkkolaskuratkaisuihin niiden tarjoaman paremman joustavuuden, skaalautuvuuden ja käytettävyyden vuoksi. Verkkolaskutus on myös Peppolissa suosittu standardi.

Laskutusprosessit - toimittajien laskujen käsittely ja asiakkaiden laskutus - ovat yksi parhaista paikoista aloittaa, kun haluat integroida automaation taloushallinnon prosesseihisi.

Jäykät standardit ja vaatimukset yhdistettynä laskutuksen digitalisointiin tekevät tämän kriittisen tehtävän automatisoinnista helppoa.

Qvalia tarjoaa ratkaisuja laskujen käsittelyn automatisoimiseksi ja tiedonhallinnan optimoimiseksi parempaa analytiikkaa ja automatisoitua kirjanpitoa varten, mukaan lukien ilmainen pääsy Peppoliin.

Haluatko tietää lisää siitä, miten Qvalia voi muuttaa taloushallinnon prosesseja? Varaa tutustumispuhelu rahoitusautomaatioasiantuntijamme kanssa jo tänään.