Automatisering av fakturering trinn for trinn

Bedrifter er stadig på jakt etter måter å effektivisere driften og øke produktiviteten på i dagens hektiske forretningslandskap. En viktig del av enhver bedrifts virksomhet er å håndtere økonomi og transaksjoner, særlig når det gjelder arbeidskrevende fakturaer. Tradisjonell manuell fakturabehandling er en tidkrevende og feilutsatt prosess. Automatisering av fakturahåndtering har imidlertid utviklet seg til å bli en uunnværlig teknologi.

I dette blogginnlegget skal vi se nærmere på konseptet fakturaautomatisering, fordelene, implementeringsprosessen og potensialet det har for å effektivisere virksomheten.

Forstå automatisering av fakturering

Fakturaautomatisering er prosessen med å bruke programvareløsninger for å automatisere ulike stadier av fakturahåndteringen. Disse trinnene kan omfatte oppretting, innsending, godkjenning, betaling og avstemming av fakturaer. Det primære målet med fakturaautomatisering er å redusere manuelle oppgaver, forbedre nøyaktigheten, øke kontrollen og synligheten og til slutt fremskynde prosessen fra faktura til betaling.

Slik fungerer automatisering av fakturaer

Mottak av leverandørfakturaer

Fakturaautomatisering begynner med å sikre transaksjonsdata i et strukturert format. Elektroniske fakturaer (e-fakturaer) i et standardisert format, for eksempel Peppol, er ideelle meldingstyper: tapsfrie, umiddelbart utvekslet og fullstendig maskinlesbare.

Bruken av e-fakturaer øker stadig, men PDF-bildefiler er fortsatt det dominerende formatet. Det er billig og enkelt å bruke, men svært utilstrekkelig for kvalitativ automatisering av fakturaer. Metoden for datauttrekk fra PDF-fakturaer er optisk tegngjenkjenning (OCR), som skanner og tolker fakturadata og konverterer dem til maskinlesbare formater.

Automatisering av arbeidsflyten

Når dataene er hentet ut, sender systemet fakturaen gjennom en arbeidsflyt. Denne arbeidsflyten tilpasses i henhold til organisasjonens spesifikke krav og kan omfatte ulike nivåer for fakturagodkjenning og validering.

Godkjenning og avvikshåndtering

Systemet videresender automatisk fakturaer til bestemte godkjennere basert på forhåndsdefinerte regler. Hvis det oppstår avvik eller unntak, kan systemet flagge dem for videre gjennomgang og løsning.

Integrasjon med regnskapssystemer

Når fakturaen er godkjent, integreres automatiseringssystemet sømløst med organisasjonens regnskapsprogramvare eller ERP. Denne integrasjonen sikrer at de godkjente dataene overføres nøyaktig og effektivt, noe som minimerer risikoen for menneskelige feil.

Seks fordeler med automatisering av fakturaer

Tids- og kostnadsbesparelser: Manuell fakturabehandling er tidkrevende og kan belaste de økonomiske ressursene. Automatisering av fakturahåndtering reduserer tids- og arbeidsinnsatsen betydelig, slik at de ansatte kan fokusere på mer strategiske oppgaver.
Økt nøyaktighet: Menneskelige feil i dataregistreringen er vanlig ved manuell fakturabehandling. Automatisering av fakturabehandling reduserer risikoen for feil, sikrer nøyaktig dataregistrering og reduserer sjansen for kostbare feil.
Raskere godkjenninger: Med automatiserte arbeidsflyter går fakturaene raskt gjennom godkjenningsprosessen, noe som reduserer flaskehalser og forsinkelser. Dette fører igjen til bedre leverandørrelasjoner og en mer effektiv forsyningskjede.
Forbedret innsyn, analyse og kontroll: Fakturaautomatisering gir innsyn i sanntid i hele prosessen fra faktura til betaling og verdifull innsikt i organisasjonens utgifter. Virksomheter kan spore fakturaer, identifisere potensielle problemer og ta datadrevne beslutninger for å optimalisere kontantstrømmen.
Bedre samsvar og revisjonsspor: Automatiserte systemer opprettholder et detaljert revisjonsspor for fakturahåndteringsaktiviteter, noe som gjør det enklere å overholde myndighetskrav og gjennomgå revisjoner.
Strømlinjeformet leverandøradministrasjon: Automatiseringssystemet kan hjelpe bedrifter med å opprettholde en sentralisert database over leverandører, noe som legger til rette for bedre kommunikasjon og sterkere leverandørrelasjoner.

Implementere automatisering av fakturering

Vurdering av virksomhetens behov: Før en bedrift implementerer en løsning for fakturaautomatisering, må den vurdere sine unike behov, budsjettbegrensninger og eksisterende prosesser.
Velge riktig løsning: Det finnes en rekke ulike programvareløsninger for fakturahåndtering på markedet. Bedriftene må velge en løsning som er tilpasset deres definerte behov, som kan integreres godt med eksisterende systemer, som er skalerbar for fremtidig vekst og som gir effektiv analyse for lederne. Mottak av e-fakturaer krever at man kobler seg til et såkalt aksesspunkt i et bedriftsnettverk og registrerer en unik identifikator, som f.eks. Peppol ID eller GLN.
Opplæring av ansatte: Innføring av et nytt system krever god opplæring av de ansatte. Det er avgjørende for en sømløs overgang at alle relevante interessenter forstår den nye prosessen.
Testing og integrering: Før full implementering er det viktig å teste faktureringssystemet for å identifisere og løse eventuelle problemer. Mange tjenesteleverandører kan også tilby nettbaserte grensesnitt uten behov for omfattende integrasjon.

Fakturaautomatisering er en transformativ teknologi som gjør det mulig for bedrifter å optimalisere arbeidsflyten, redusere driftskostnadene og øke effektiviteten.

Ved å eliminere manuell dataregistrering, fremskynde godkjenninger og forbedre nøyaktigheten kan bedrifter fokusere på strategiske initiativer og utvikle sterkere relasjoner med leverandører og partnere. Ved å ta i bruk fakturaautomatisering effektiviserer man driften og gjør bedriftene i stand til å tilpasse seg og lykkes i et stadig mer konkurranseutsatt marked. Etter hvert som denne teknologien utvikler seg, vil flere og flere bedrifter ta i bruk fordelene den gir, og det vil føre næringslivet inn i en fremtid med økt produktivitet og bedre økonomistyring.

Hvis du vil ha mer inspirasjon til hvordan du kan digitalisere fakturahåndteringen, kan du laste ned guiden vår: Neste generasjons e-fakturering - fra grunnleggende til avansert.