Seks teknologier du må ha for å automatisere fakturering

Den tradisjonelle måten å håndtere fakturaer på, som er full av manuelle oppgaver og potensielle feil, har lenge hatt behov for en transformativ løsning. Fakturaautomatisering, en samlebetegnelse for teknologier som revolusjonerer hvordan bedrifter håndterer sine økonomiske prosesser, er en "game changer" for økonomi-, leverandør- og reskontroteam.

I dette blogginnlegget utforsker vi teknologiene bak fakturaautomatisering og hvilke verktøy du trenger for å komme i gang.

Når det gjelder automatisering av fakturaer, er bruk av et tilgangspunkt til et bedriftsnettverk, også kjent som en e-fakturatjenesteleverandør eller VAN , en viktig teknologi for å effektivisere og automatisere transaksjons- og økonomiprosesser. Hvorfor? Fullstendig elektroniske fakturadata er strukturerte, maskinlesbare og muliggjør umiddelbar utveksling uten tap av data eller kvalitet.

Et av nettverkene som eksemplifiserer disse fordelene, er det nye Peppol-nettverket, som er et ideelt valg for bedrifter som ønsker å effektivisere faktureringsprosessene.

Global rekkevidde: Et tilgangspunkt til et bedriftsnettverk, spesielt Peppol med sine 44 tilkoblede land, gir internasjonale tilkoblingsmuligheter som gjør det mulig for bedrifter å utveksle elektroniske fakturaer med partnere over hele verden. Denne rekkevidden er avgjørende for bedrifter som opererer internasjonalt, og sikrer at de kan navigere i ulike regelverk og formater uten problemer.

Økt effektivitet: Automatiseringen som e-fakturaer muliggjør, reduserer manuell dataregistrering og minimerer feil. Denne effektiviteten gir betydelige tids- og kostnadsbesparelser, noe som gjør det mulig for bedriftene å bruke ressursene strategisk.

Raskere betalinger: Fakturaer som sendes gjennom Peppol-nettverket, behandles i sanntid eller nesten i sanntid, noe som gir raskere betalingssykluser. Denne raske behandlingen forbedrer kontantstrømmen og styrker leverandørrelasjonene ved å sikre oppgjør i tide.

Økt sikkerhet: Sikkerhet er avgjørende for finansielle transaksjoner. Peppol benytter robuste samsvars-, krypterings- og autentiseringsmekanismer som sørger for sikker overføring av forretningssensitive fakturadata.

Skalerbarhet: Peppol-nettverket kan tilpasses organisasjoner av alle størrelser, enten det dreier seg om en liten oppstartsbedrift eller en stor bedrift. Skalerbarheten gjør det mulig å foreta sømløse tilpasninger til varierende fakturavolumer uten omfattende overvåking eller oppgraderinger.

Miljøansvar: Elektroniske forretningsmeldinger reduserer papirforbruket, er i tråd med ESG-målene og minimerer karbonavtrykket.

Les mer om hvordan du kommer i gang med Peppol Access Point.

Optisk tegngjenkjenning (OCR) er en overgangsteknologi som bygger bro mellom en papirbasert verden og strukturert, 100 % digital informasjon. Ikke desto mindre er den avgjørende for at mange bedrifter skal kunne opprettholde en smidig leverandørreskontro. Det er også en teknologi som har gjort store fremskritt de siste årene, ikke minst på grunn av revolusjonen innen kunstig intelligens.

OCR gjør det mulig for maskiner å tolke og konvertere tekst fra bildefiler, for eksempel PDF-fakturaer, til maskinlesbare data. Ved hjelp av avanserte algoritmer skanner og trekker OCR-teknologien ut data fra digitale filer på en nøyaktig måte, slik at relevant informasjon fanges opp med stor nøyaktighet. Denne teknologien er utgangspunktet for å digitalisere prosesser og automatisere datauttrekk, noe som bidrar til å redusere manuell dataregistrering og menneskelige feil.

Les mer om hvordan du kommer i gang med OCR-teknologi og automatisk konverterer PDF-fakturaer til XML-format.

Kombinasjonen av maskinlæring og kunstig intelligens spiller en sentral rolle i utviklingen av fakturaautomatisering. Få har for eksempel gått glipp av de nylige gjennombruddene innen LLM (Large Language Models).

Disse banebrytende teknologiene gjør at automatiseringssystemene blir stadig mer intelligente og tilpasningsdyktige over tid. Ved å analysere store datamengder kan AI-algoritmer gjenkjenne mønstre, identifisere avvik og kontinuerlig forbedre nøyaktigheten i uttrekk av fakturadata. Virksomheter kan bruke AI til å strukturere og kategorisere økonomiske data for å analysere utgifter i sanntid og automatisere regnskapsføringen mer presist.

Maskinlæringsalgoritmer bidrar også til den automatiserte godkjenningsprosessen. Over tid lærer systemet av historiske data for bedre å kunne forutsi godkjenningsmønstre, noe som reduserer behovet for manuell inngripen i rutinemessige godkjenninger og gjør det mulig for de ansatte å fokusere på unntak og mer strategiske oppgaver.

Her finner du mer informasjon om hvordan du implementerer AI for å strukturere og analysere dataene dine.

Automatisering av arbeidsflyter er en viktig del av teknologien for fakturahåndtering. Den gjør det mulig for organisasjoner å utforme og implementere tilpassede arbeidsflyter for fakturabehandling som er skreddersydd til deres unike forretningsbehov. Ved hjelp av intuitive brukergrensesnitt kan bedrifter definere godkjenningshierarkier, valideringsregler, forhåndskontering og protokoller for unntakshåndtering.

Automatiserte arbeidsflyter sørger for at fakturaene følger en forhåndsdefinert vei fra innsending til endelig godkjenning, noe som minimerer forsinkelser og flaskehalser i prosessen. Denne økte synligheten og kontrollen bidrar til bedre teamsamarbeid, større åpenhet og raskere beslutningstaking.

Slik implementerer du prosesser for arbeidsflyt og fakturagodkjenning.

For å utnytte det fulle potensialet som ligger i fakturaautomatisering, er det viktig med sømløs integrasjon med eksisterende regnskapssystemer. Moderne automatiseringsløsninger er utviklet for å kunne integreres med populære regnskapsprogrammer og ERP-systemer (Enterprise Resource Planning) uten problemer.

Når en faktura er godkjent, overfører automatiseringssystemet de validerte dataene til regnskapssystemet, noe som eliminerer behovet for manuell dataoverføring. Denne integrasjonen effektiviserer betalingsprosessen og sikrer datakonsistens på tvers av ulike finansielle plattformer, noe som reduserer risikoen for feil og avvik.

Det er uunngåelig at forretningsprosesser stadig flyttes til skyen.

Nettskyen har spilt en viktig rolle i å gjøre fakturaautomatisering tilgjengelig for bedrifter i alle størrelser. Skybaserte løsninger for fakturahåndtering har mange fordeler, blant annet skalerbarhet, kostnadseffektivitet og fleksibilitet.

Ved å hoste automatiseringssystemet i skyen kan bedriftene få tilgang til fakturadataene og behandlingsfunksjonene hvor som helst og når som helst. Med skyløsninger slipper bedriftene også å administrere infrastruktur, vedlikehold og programvareoppdateringer, slik at de kan fokusere på kjernevirksomheten.

Tiden med manuell fakturahåndtering og kjedelige bildefiler med tilhørende ineffektivitet er gradvis i ferd med å bli erstattet av sømløs integrering av automatiseringsteknologi i den økonomiske arbeidsflyten.

Fakturaautomatisering er et bevis på teknologiens evne til å revolusjonere økonomiske prosesser. Bedrifter kan oppnå nye nivåer av effektivitet, nøyaktighet og transparens i fakturahåndteringen ved hjelp av sofistikerte teknologier som tilgang til bedriftsinformasjonsnettverk, OCR, kunstig intelligens, automatisering av arbeidsflyten og cloud computing.

Etter hvert som disse teknologiene utvikler seg, vil automatisering av fakturering utvilsomt bli et uunnværlig verktøy for bedrifter som ønsker å lykkes i et stadig mer konkurranseutsatt og hektisk globalt marked.

Bli inspirert til å ta neste steg - last ned e-boken Automation for CFOs i dag.