Qvalia-bloggen

Purchase-to-Pay (P2P) er en omfattende forretningsprosess som omfatter alle innkjøpsfaser, fra rekvisisjon og innkjøp til betaling og avstemming. Det innebærer sømløs koordinering mellom avdelinger og systemer for å optimalisere innkjøpsprosessene, forbedre kostnadskontrollen og sikre samsvar.

De viktigste fasene i Purchase-to-Pay prosessen omfatter:

• Rekvisisjon: Prosessen begynner med en rekvisisjon, der ansatte eller avdelinger identifiserer sine behov for varer eller tjenester. Dette setter i gang den formelle anskaffelsesprosessen.
• Valg av leverandør og innkjøp: Etter å ha mottatt rekvisisjoner evaluerer innkjøpsteamet potensielle leverandører, forhandler om vilkår og velger den leverandøren som passer best.
• Innkjøpsordre: Når en leverandør er valgt, utstedes en innkjøpsordre som spesifiserer detaljene i bestillingen, vilkår, mengder og avtalte priser.
• Mottak og inspeksjon: Ved levering inspiseres mottatte varer eller tjenester for å sikre at de samsvarer med bestillingen og oppfyller kvalitetsstandardene.
• Fakturabehandling: Den mottatte fakturaen sammenlignes med innkjøpsordren og mottak av varer eller tjenester. Denne treveis matchingen sikrer nøyaktighet og forhindrer avvik.
• Arbeidsflyt for godkjenning: Fakturaer gjennomgår en godkjenningsprosess, som ofte involverer flere interessenter, for å sikre at kostnadene er korrekte og at internkontrollen overholdes.
• Betaling: Etter godkjenning iverksettes betalinger i henhold til avtalte vilkår, og pengene overføres til leverandørens konto.
• Avstemming: Prosessen avsluttes med avstemming, der fakturaer og betalinger avstemmes mot regnskapet for å sikre at de er korrekte.

Fordeler med en effektiv P2P-prosess:

• Kostnadskontroll: P2P effektiviserer innkjøpsarbeidet og gjør det mulig for organisasjoner å forhandle frem bedre vilkår, spore utgifter og eliminere feilkjøp.
• Effektivitet: Ved å automatisere prosesser og redusere manuelle inngrep kan P2P akselerere innkjøpssyklusene og redusere de administrative kostnadene.
• Samsvar: En strukturert P2P-prosess sikrer at anskaffelsespolicyer og myndighetskrav overholdes.
• Leverandørforhold: Effektiv P2P fremmer sterke leverandørrelasjoner gjennom tydelig kommunikasjon, rettidig betaling og konsekvente prosesser.
• Datadrevne beslutninger: P2P genererer datainnsikt som hjelper organisasjoner med å ta informerte beslutninger om leverandørytelse, utgiftsmønstre og kostnadsoptimalisering.

Ved å ta i bruk avansert teknologi, for eksempel e-innkjøpsplattformer og automatiseringsprogramvare, blir Purchase-to-Pay prosessen mer effektiv, slik at organisasjoner kan maksimere verdien av innkjøpsaktivitetene sine og samtidig minimere risiko og ineffektivitet.

Her finner du våre artikler om den digitale transformasjonen av purchase-to-pay.