Analyse des dépenses : un guide de démarrage rapide pour les équipes financières

Les entreprises passent par des processus complexes pour acheter les fournitures de bureau, les services, les équipements, le matériel ou les matières premières dont elles ont besoin pour maintenir leurs activités ou leurs chaînes de production. Étant donné que vous commandez souvent en gros auprès de plusieurs fournisseurs, le maintien de relations positives avec les fournisseurs et la recherche de nouveaux moyens d'optimiser les achats devraient figurer en tête de la liste des priorités de chaque équipe de direction.

C'est de là que vient le domaine de l'analyse des dépenses. Commencez par collecter des données sur les transactions d'achat dans l'ensemble de l'organisation et utilisez-les pour générer des informations et prendre des décisions commerciales éclairées à l'avenir.

Il peut sembler intimidant de se lancer dans l'analyse des dépenses, surtout si c'est la première fois que l'entreprise se lance dans ce domaine. Voyons ce qu'il faut savoir et quelles sont les premières étapes à franchir pour améliorer les performances en matière de ventes et d'achats.

Quels sont les pièges les plus courants de l'analyse des dépenses ?

De nombreux responsables tentent de lancer une initiative d'analyse des dépenses à l'aveuglette, sans se préparer aux erreurs courantes que commettent généralement les nouvelles entreprises. Ne soyez pas frustré si votre travail ne donne pas immédiatement les résultats escomptés. L'analyse des dépenses échoue parfois pour plusieurs raisons :

Mauvaise qualité des données : Les analystes des dépenses prennent toujours le temps de nettoyer tous les flux de données qu'ils reçoivent des différents services. Les données brutes sont souvent truffées de divergences résultant d'erreurs humaines, ainsi que d'incohérences naturelles dues à l'utilisation d'une grande variété de sources de données. La normalisation des formats est une étape importante pour garantir que les machines puissent lire les données.
Multiples canaux de données : Dans le prolongement du point précédent, il est en fait assez difficile de savoir d'où proviennent les données sur les dépenses. Les entreprises ont souvent des sources petites et obscures qui peuvent passer inaperçues en raison d'une mauvaise communication entre les services. Il est préférable de travailler directement avec les chefs de service lorsqu'il s'agit d'analyser les dépenses.
Organiser les données : Il est impossible de tirer des conclusions d'une banque d'informations désordonnée, d'où l'utilisation de taxonomies dans l'analyse des dépenses. Il existe de nombreuses approches pour catégoriser les données, par exemple par département, par produit ou par fournisseur. Le choix du bon système de catégories peut être tout aussi important que la quantité de données collectées.
Obtenir l'adhésion de tous : L'optimisation des dépenses d'approvisionnement implique de modifier les décisions d'achat de l'entreprise, et de nombreux chefs de service peuvent ne pas être à l'aise avec ce que vous faites. La réduction des coûts, par exemple, peut rendre la gestion des opérations internes plus difficile. Il est important d'obtenir l'adhésion de tous à vos projets et à leurs conséquences.
Ne pas utiliser d'outils : Le domaine de l'analyse des dépenses a suffisamment évolué pour que des outils commerciaux tiers dédiés soient désormais disponibles pour faciliter le processus. Vous souhaitez utiliser des services d'automatisation de ce type pour accélérer l'analyse des dépenses, qui est généralement un travail lourd en termes de calcul et de collecte.

Cela ne veut pas dire que le processus est impossible. Avec les bonnes pratiques et les premières étapes, toute entreprise peut parvenir à une analyse efficace des marchés publics.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière d'analyse des dépenses ?

Nous avons parlé de ce qu'il faut éviter, alors voyons maintenant ce que les entreprises performantes font bien lorsqu'il s'agit d'analyser les dépenses.

Faire de l'analyse des dépenses un effort continu : L'analyse des dépenses ne devrait jamais être une considération "à mettre en place et à oublier". Cherchez toujours de nouvelles façons d'améliorer et d'étendre la portée de vos efforts.
Faites-en un effort d'équipe : Chacun est partie prenante lorsqu'il s'agit de définir de nouvelles tactiques de dépenses. Faites participer d'autres services que l'équipe financière. Vous disposerez ainsi de données plus complètes et d'économies potentielles plus importantes.
Faites un effort d'ensemble : Ne vous concentrez pas trop sur les petites corrections. Cherchez plutôt une solution automatisée qui révolutionnera la façon dont vous abordez les données relatives aux dépenses.

Enfin, n'oubliez pas de suivre vos progrès. Rien n'est plus agréable que de savoir que l'on a un impact.

Faire les premiers pas

La prochaine fois que vous ferez vos courses, gardez un œil sur les technologies d'approvisionnement. Les meilleurs outils d'analyse des dépenses sont les services d'automatisation.

Commencez par obtenir l'adhésion de tous au projet. Informez vos chefs de service de la viabilité de l'analyse des dépenses et des indicateurs clés de performance que vous espérez voir changer. Le soutien de la direction générale augmente considérablement les chances de réussite.
Évaluer les options. L'analyse des dépenses est un vaste marché qui compte de nombreuses solutions différentes répondant à des cas d'utilisation et à des besoins différents. Recherchez une entreprise qui répondra à vos besoins.
Dressez une liste de fournisseurs et prenez le temps de trouver le choix idéal. N'oubliez pas que vous travaillerez avec votre solution pendant longtemps.

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