Comment dépenser : un guide simple pour l'analyse des dépenses

Vous dépensez peut-être plus que vous ne le devriez. Découvrez comment identifier, collecter et analyser vos données d'approvisionnement à l'aide de l'analyse des dépenses et du calcul analytique des dépenses.

Cet outil vous aide, en tant que CPO ou CFO, à gérer votre argent plus efficacement et à améliorer vos capacités organisationnelles quant à la manière de le dépenser.

Lisez la suite pour découvrir les bases de l'analyse des dépenses, comment vous pouvez optimiser vos achats et ce que vous avez à y gagner.

Les décisions d'achat bien informées doivent tenir compte de variables basées sur des données d'achat historiques, et pas seulement d'un instantané de la situation et des projets actuels.

En analysant les dépenses de manière structurée, vous obtiendrez des informations importantes qui vous permettront d'optimiser vos ressources. Compte tenu de la quantité de données transactionnelles traitées, il s'agit en effet d'un exercice de big data, en particulier dans les grandes entreprises.

L'analyse des dépenses cherche à répondre à trois questions fondamentales :  

L'approche moderne de l'analyse des dépenses existe depuis des décennies dans les grandes organisations et entreprises. Ce qui a commencé par le cube des dépenses-une analyse tridimensionnelle des fournisseurs, des catégories d'articles et des centres de coûts, souvent réalisée manuellement par des consultants experts, s'est transformée en une niche logicielle technologique à part entière. 

L'analyse des dépenses est devenue un outil stratégique pour les CPO et les CFO afin de mieux comprendre les dépenses, de gérer les ressources et les relations avec les fournisseurs de manière plus efficace et, enfin et surtout, de prendre des décisions d'achat éclairées et basées sur des données.

L'analyse des dépenses est le système de collecte, de traitement et d'analyse des données relatives aux achats. Cette discipline permet d'optimiser les performances de l'entreprise en matière d'achats en intégrant et en visualisant des données d'achat approfondies, telles que les prix et les catégories d'articles, ainsi que d'autres données relatives à l'approvisionnement. 

L'objectif est d'identifier les habitudes d'achat grâce à un examen approfondi des données relatives aux marchés publics. 

Les factures sont la principale source de données, mais d'autres documents commerciaux et diverses bases de données peuvent également être utilisés. Le processus d'analyse des dépenses doit être continu et utiliser des données aussi proches que possible du temps réel. Les données traitées, les chiffres clés et les résultats doivent être facilement accessibles aux parties prenantes sur un tableau de bord.

L'analyse des dépenses est un terme quelque peu interchangeable avec l'analyse des dépenses. La différence réside dans l'accent mis sur un cas d'utilisation spécifique, une recherche ou un projet d'approvisionnement.

La plupart des organisations et des entreprises consacrent un temps considérable à l'analyse de leurs processus financiers, d'achat et d'approvisionnement afin de trouver des moyens de réduire les dépenses de manière plus efficace tout en maximisant les bénéfices.

Voici les étapes fondamentales de l'analyse des dépenses :

● Optimiser les achats pour une réduction efficace des coûts et des possibilités d'économies futures
Une façon pratique de présenter les données est de les classer par catégorie d'achat. Les données d'achat par catégorie permettent aux gestionnaires de catégories et aux décideurs d'utiliser leur expertise pour la réduction des coûts, la consolidation des fournisseurs et la couverture des contrats.

● Aperçus des modèles stratégiques d'approvisionnement et de dépenses
Les modèles d'achat sont plus accessibles sur les tableaux de bord, les graphiques et les tableaux. Des outils d'analyse entièrement intégrés fournissent diverses visualisations dynamiques qui permettent d'explorer les données à l'aide de filtres et d'analyses descendantes - y compris jusqu'au niveau des lignes. Ce processus à valeur ajoutée évite la fastidieuse génération manuelle de rapports, ce qui permet à vos employés de se consacrer à des tâches plus importantes.

● Entretenir des relations efficaces avec les fournisseurs
L'analyse des dépenses et l'analytique permettent de réduire le nombre de fournisseurs dans l'ensemble, de diminuer les frais généraux d'administration et d'entretenir des relations importantes avec les vendeurs et les fournisseurs stratégiques. En améliorant les relations contractuelles sur la base de données, vous pouvez bénéficier de prix plus compétitifs et de meilleures conditions de paiement. 

● Rationalisation des processus et efficacité de l'approvisionnement jusqu'au paiement
Les informations sur les modèles d'achat détaillés à l'échelle de l'organisation peuvent contribuer à améliorer les chaînes d'approvisionnement et les processus. Analyser la connectivité étendue aux autres parties prenantes, et aux organismes publics, tels que les villes, les comtés et les institutions. Éviter les erreurs humaines inutiles grâce à des processus de documentation rationalisés et à une distribution précise des données.

L'analyse des dépenses est intégrée à l'automatisation des finances de Qvalia plateforme. Avec notre Spend MonitorGrâce à notre solution d'analyse des dépenses, vous fournirez aux décideurs des services achats et finances une vue d'ensemble instantanée de vos dépenses en temps réel, depuis les catégories de premier niveau jusqu'aux postes individuels, et plus encore. Contactez-nous pour plus d'informations.