Comment calculer le retour sur investissement de l'automatisation des comptes fournisseurs ?

Pour survivre et prospérer sur le marché concurrentiel d'aujourd'hui, il faut rester à l'affût des tendances et des évolutions du secteur et trouver des moyens d'offrir plus de valeur que ses concurrents.

Cette hyper-focalisation sur la croissance et les conversions et le désir d'augmenter les ventes, les revenus et les bénéfices signifie que de nombreuses entreprises ignorent la valeur cachée qui attend d'être découverte dans leurs processus financiers internes essentiels.

Un domaine que de nombreuses entreprises négligent souvent est celui des comptes fournisseurs (AP) et de la valeur qu'offre l'automatisation des AP.

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs ne fait peut-être pas autant de bruit que l'automatisation du marketing ou des ventes, mais son impact est considérable. Cette technologie crée de la valeur en rationalisant les processus de comptabilité fournisseurs et vous permet de mieux contrôler votre processus financier.

Et si l'automatisation des comptes fournisseurs ne génère pas de revenus, elle peut permettre de réaliser des économies importantes si l'on sait où chercher.

Comment calculer le retour sur investissement de l'automatisation des comptes fournisseurs? Nous allons le découvrir.

Aucune entreprise ne produit tous les outils, matériaux et services dont elle a besoin. La plupart d'entre elles achètent ce dont elles ont besoin auprès d'entreprises tierces, appelées fournisseurs. La comptabilité fournisseurs est une division de la finance d'entreprise qui se concentre sur la gestion des paiements à vos fournisseurs. La plupart de ces dépenses, mais pas toutes, sont commandées à l'avance.

En règle générale, le fournisseur fournit le produit et envoie une facture à votre organisation pour paiement. Les détails exacts de ce processus varient en fonction de la nature de la commande, du secteur d'activité et des protocoles commerciaux individuels.

Certaines équipes financières font la distinction entre les comptes fournisseurs et les dettes commerciales. Les comptes créditeurs sont généralement un terme générique qui couvre toutes les dettes à court terme qu'une entreprise doit à ses fournisseurs. Les dettes commerciales ne couvrent que les produits en stock nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.

Par exemple, dans une épicerie, les produits alimentaires et les boissons font partie des dettes commerciales. En revanche, les fournisseurs de produits d'entretien peuvent être simplement considérés comme des comptes créditeurs.

Vous pouvez également entendre le terme "comptes clients", qui est essentiellement le processus analogue pour le fournisseur. Lorsque vous payez vos fournisseurs, vous obtenez une entrée dans vos comptes fournisseurs, et les fournisseurs ajoutent une entrée similaire pour leurs comptes clients.

En d'autres termes, il s'agit de l'une des fonctions essentielles où les relations commerciales se manifestent dans la pratique.

De nombreuses étapes sont nécessaires pour effectuer ces paiements, et toutes ne doivent pas être effectuées à la main.

Les factures parviennent à l'entreprise par le biais de courriers électroniques, de documents physiques et, de plus en plus, de factures électroniques utilisant des réseaux électroniques spécialisés tels que Peppol. Elles doivent passer par le processus d'approbation, de vérification, d'archivage et, enfin, de paiement. Avant cela, quelqu'un doit trier et organiser les documents.

Pour éviter les erreurs, les équipes financières et les acheteurs individuels doivent vérifier chaque facture pour s'assurer que le montant convenu est correct. Chaque facture doit également être accompagnée d'informations pertinentes, telles que le contexte d'achat et les détails de la commande. Ce long processus implique généralement de retracer la commande jusqu'à son fournisseur.

Une seule facture manquante ou incorrecte peut entraîner des retards dans les livraisons futures, ce qui peut compromettre votre capacité à servir vos clients.

Elle peut également entraîner des fuites de capitaux en raison, par exemple, d'une mauvaise gestion de la TVA, de doubles paiements et de trop-perçus.

L'observation de l'évolution du bilan des comptes fournisseurs d'une année sur l'autre vous donne une idée de l'orientation de l'entreprise. Par exemple, une augmentation du solde dû suggère que l'organisation achète davantage de produits et de services à crédit. Les comptes fournisseurs sont donc un outil utile pour gérer les flux de trésorerie.

Chaque étape nécessite du temps de la part de l'entreprise. Tenez compte des salaires lorsque vous calculez le coût des activités liées aux comptes fournisseurs pour votre organisation.

Que pouvez-vous tirer de l'automatisation de la gestion des dépenses liées aux comptes fournisseurs ? La réponse ne se limite pas au chiffre d'affaires, car un système de paiement efficace et rationalisé augmente indirectement les chances de succès de votre entreprise.

Si vous tentez de gérer manuellement les comptes fournisseurs, vous risquez de retarder les paiements aux fournisseurs, qui non seulement vous factureront des pénalités, mais seront également moins enclins à travailler avec vous et à soutenir votre marque.

La qualité des produits et des services créés par votre organisation est directement liée aux matériaux que vous recevez de vos fournisseurs. Une mauvaise planification des paiements peut entraîner une baisse de la qualité, ce qui peut réduire la force de votre marque auprès des acheteurs potentiels.

Il est difficile pour votre entreprise d'évoluer si un système AP inefficace bloque votre site workflow. Trouver des moyens d'élargir votre liste de fournisseurs sans alourdir la charge de travail de vos employés devrait être une priorité.

Les erreurs de comptabilité fournisseurs peuvent être coûteuses et nuire aux résultats de votre entreprise. Des logiciels ou des processus obsolètes, ou encore des erreurs humaines, conduisent souvent à des erreurs de TVA et de paiement, par exemple. Ces erreurs entraînent à leur tour des fuites d'argent dans votre processus, ce qui peut être très difficile à détecter dans le cadre des opérations existantes. Dans les organisations qui effectuent un grand nombre de transactions, cela peut représenter des montants considérables chaque année.

Les avantages de l'automatisation sont connus de tout spécialiste, gestionnaire ou propriétaire d'entreprise tourné vers l'avenir. En confiant les tâches répétitives à des logiciels et à des services basés sur le cloud, vous libérez des heures de travail pour les employés et réduisez le risque d'erreur humaine.

Pour la plupart des entreprises, la comptabilité fournisseurs est encore un processus qui implique un travail manuel important. Analysons l'impact de l'automatisation sur vos processus de comptabilité fournisseurs et voyons si vous pouvez vous attendre à un retour sur investissement.

Le PA automatisé s'accompagne d'une série d'investissements initiaux, dont les suivants :

Pour calculer le retour sur investissement (ROI), il faut également tenir compte de ce que vous obtenez d'un service de PA automatisé.

Que retirez-vous de cette technologie de traitement automatisé ? Connaître le "rendement" du "retour sur investissement" permet de justifier le coût initial de la mise en œuvre.

En optimisant le système de paiement de votre entreprise, vous obtiendrez non seulement des avantages immédiats, mais aussi des avantages émergents.

Maintenant que vous avez décidé de rationaliser les opérations de comptabilité fournisseurs dans votre entreprise, quelle est la prochaine étape ?

Discutez avec vos équipes. Communiquez avec les services financiers et informatiques pour déterminer les améliorations à apporter à la comptabilité fournisseurs. Y a-t-il des exigences légales ou techniques à prendre en compte ?
Trouvez une solution. Recherchez des services qui répondent à vos préférences. Quelles sont les méthodes habituelles utilisées par votre entreprise pour traiter les informations relatives aux paiements et comment cette solution peut-elle les automatiser ? Etablissez une liste pour comparer la structure des prix et les fonctionnalités exactes annoncées. Identifiez les fournisseurs les plus évolutifs. Faites attention aux fournisseurs de logiciels de gestion des comptes fournisseurs qui n'ont pas adopté l'état d'esprit digitale et qui se contentent de numériser les processus d'hier.
Travaillez ensemble à la mise en œuvre. Faites appel aux membres de votre équipe informatique et de votre équipe de comptabilité fournisseurs pour vous assurer que la transition vers un système automatisé est parfaite. Intégrez la solution à votre système de planification des ressources de l'entreprise, le cas échéant.

Ne perdez pas de revenus sur un autre trimestre financier. Commencez à profiter des avantages de la gestion automatique des factures dès que possible. Il peut s'agir de l'un des investissements les plus importants de votre département financier.

Ne commettez pas l'erreur de vous concentrer uniquement sur les ventes et la croissance. Ces deux domaines sont extrêmement importants, mais vous pouvez réaliser des économies et améliorer la productivité de votre entreprise de plusieurs manières.

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs consiste à optimiser les tâches financières essentielles afin de réduire les coûts, d'éliminer les retards et de minimiser les perturbations de vos processus de base.

Obtenez une estimation rapide du retour sur investissement de l'adoption d'un logiciel de gestion des comptes fournisseurs de nouvelle génération en répondant au questionnaire de calcul du retour sur investissement des comptes fournisseurs en deux minutes.

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