5 avantages des équipes de comptabilité fournisseurs axées sur les données

Si vous ne savez pas où va votre argent, vous courez le risque de perdre votre budget à cause de dépenses inconsidérées, d'une mauvaise allocation des ressources, de goulots d'étranglement en matière d'efficacité et d'autres pertes inutiles. Les services de comptabilité fournisseurs (AP) sont conçus pour gérer et suivre les dettes à court terme, l'argent que l'entreprise doit à ses fournisseurs, ses créances ou même ses clients.

Compte tenu de la nature hautement quantitative et axée sur les indicateurs de l'AP, ses opérations peuvent être essentielles pour maintenir l'efficacité des dépenses organisationnelles tout en vous permettant de prendre des décisions commerciales éclairées concernant les activités financières futures.

L'analyse des données peut être essentielle au processus AP afin d'aider l'ensemble de votre organisation à prendre de meilleures décisions. Voici ce qu'une équipe AP axée sur les données peut vous aider à accomplir :

La direction du service comptabilité fournisseurs utilise des indicateurs pertinents pour planifier les tâches du service et allouer les ressources là où elles sont le plus nécessaires. Par exemple, si vous constatez qu'un grand nombre de factures ont été enregistrées en janvier, vous pouvez prévoir d'embaucher davantage de personnel à cette période l'année suivante afin de gérer toute la charge de travail du service comptabilité fournisseurs.

La planification peut également viser à réduire les goulots d'étranglement dans le processus. Les goulots d'étranglement surviennent lorsque le nombre de factures que vos équipes peuvent traiter est largement dépassé par le nombre de factures que vous recevez. Les responsables des comptes fournisseurs qui se trouvent dans cette situation doivent utiliser les indicateurs des comptes fournisseurs pour déterminer comment résoudre le problème. Si la saisie manuelle des données est en cause, envisagez d'adopter des solutions d'automatisation conçues pour les équipes chargées des comptes fournisseurs.

Les erreurs occasionnelles dans le département financier sont inévitables, surtout si vous comptez sur l'intervention humaine pour la plupart des tâches. Les paiements manqués, les transactions en double et les montants erronés surviennent parfois, et le suivi de ces erreurs à l'aide de mesures de données vous permettra de mieux comprendre où vous pouvez améliorer la trésorerie et la santé financière de l'entreprise.

Les équipes AP ont la possibilité de se concentrer sur l'efficacité lorsqu'elles travaillent avec des données et des indicateurs. Les retards de traitement peuvent entraîner des pénalités de retard ou vous obliger à renoncer à des remises pour paiement anticipé.

Examinez en détail le coût de traitement d'une seule facture. Combien payez-vous votre personnel pour effectuer des tâches manuelles qui pourraient être automatisées ? Les logiciels et les outils que vous achetez remplissent-ils leur fonction ? Une approche holistique vous permettra d'identifier les étapes spécifiques qui pourraient être optimisées.

Vous travaillez avec une grande variété de partenaires et d'entreprises, il est donc facile de supposer que vous aurez affaire à une grande variété de types de paiement. Les équipes chargées des comptes fournisseurs ont généralement du mal à gérer plusieurs méthodes, telles que :

Chacune de ces options nécessite généralement son propre système spécifique de traitement, ce qui se traduit par un investissement plus important pour les réaliser dans les délais impartis.

Identifiez les modes de paiement couramment utilisés dans votre organisation. Y a-t-il des possibilités de consolidation ? Utilisez-vous vos capacités d'intégration avec les banques, les logiciels de comptabilité fournisseurs ou d'autres services ou solutions ?

Effectuer vos paiements à vos partenaires commerciaux dans les délais impartis est un excellent moyen de renforcer vos relations professionnelles. Une transaction rapide et facile implique un certain niveau de confiance envers votre entreprise, c'est pourquoi certaines entreprises offrent des remises pour les bonnes habitudes de paiement.

L'un des indicateurs de performance clés à suivre est le nombre de remises pour paiement anticipé que vous avez réussi à obtenir parmi toutes celles qui vous ont été proposées. Maximiser ce chiffre montre que votre entreprise dispose d'une trésorerie saine et qu'elle est fiable pour les transactions futures.

Une autre mesure connexe concerne la manière dont votre entreprise traite les factures qui lui sont envoyées. Certains partenaires peuvent choisir d'envoyer des factures électroniques plutôt que papier, alors assurez-vous que vos équipes sont en mesure de traiter les différents types de factures. Les retards de traitement sont source de frustration pour les deux parties, mais ils peuvent être évités grâce à l'automatisation des comptes fournisseurs.

Vous avez sans doute remarqué que nous avons mentionné l'automatisation à plusieurs reprises jusqu'à présent. Pour les services tels que la finance, qui nécessitent beaucoup de saisie de données, de traitement d'informations et d'analyses, le risque d'erreurs humaines et d'inefficacités liées au travail manuel est élevé.

En tant que directeur financier, il est peut-être temps d'envisager de nouvelles solutions pour la gestion financière. Alignez-vous sur la concurrence en favorisant la numérisation grâce aux factures électroniques, aux commandes électroniques et aux processus automatisés, en supprimant les goulots d'étranglement et les tâches quotidiennes répétitives telles que la validation des factures et la gestion des données de référence, et bien plus encore. Téléchargez l'ebook « L'automatisation pour les directeurs financiers ».