Automatisation des processus financiers — 4 éléments essentiels

L'automatisation des processus financiers devient de plus en plus une priorité pour les directeurs financiers.

Avec des dépenses mondiales consacrées à la transformation numérique (combinaison de la numérisation, des nouveaux processus et des expériences utilisateur dans les entreprises et le secteur public) atteignant 1,78 billion de dollars d'ici 2022, il n'est un secret pour personne que les organisations du monde entier recherchent des moyens de mettre en œuvre les dernières technologies afin de rationaliser leurs opérations, satisfaire leurs clients et améliorer leurs résultats financiers.

L'automatisation est probablement le résultat le plus évident, allant de la réduction du travail manuel (des tâches peu qualifiées aux opérations plus complexes) à la fourniture d'informations commerciales précises à partir de vastes quantités de données.

Si vous êtes en train d'adopter l'automatisation dans votre flux de travail, par où commencer ?

Nous pensons que la finance est l'un des domaines les plus propices pour entamer votre transformation numérique et l'automatisation de vos processus financiers. En effet, elle offre de nombreuses possibilités pour libérer du temps pour vos collaborateurs, garantir l'exécution rapide et sans erreur des tâches critiques au sein de l'organisation et permettre une utilisation intelligente de vos données transactionnelles, de vos coûts et de vos flux de revenus.

La modernisation des activités financières a commencé par la numérisation, l'une des premières étapes de la transformation numérique. Même si ces tâches ont évolué au fil du temps, les services financiers ont pu rendre leurs flux de travail plus faciles à gérer et plus efficaces grâce à la numérisation. Par exemple, la numérisation a facilité l'analyse des données et a aidé les équipes à obtenir plus rapidement des informations exploitables.

Au-delà de la numérisation, il y avait l'automatisation, c'est-à-dire la capacité à transformer réellement les processus. La finance est remplie de tâches répétitives, de longs flux de travail et de données précises qui ne doivent pas être altérées par des erreurs humaines. L'automatisation décharge votre personnel humain de ces tâches, lui donnant ainsi la possibilité de se consacrer à des aspects plus intéressants ou créatifs de l'entreprise, tels que la planification stratégique.

L'automatisation vise à révolutionner la manière dont les employés travaillent, dont la technologie est utilisée dans l'ensemble de l'organisation et dont les décisions commerciales importantes sont prises. Que vous ayez besoin de réduire les tâches manuelles ou de rendre certains flux de travail plus rapides et plus précis, viser l'automatisation est l'une des mesures les plus importantes que vous pouvez prendre pour obtenir plus rapidement des résultats positifs et vous rendre compétitif sur les marchés futurs.

Alors que certaines entreprises saisissent rapidement le potentiel de l'automatisation, d'autres sont encore à la recherche d'une feuille de route pour s'engager dans cette voie. Pour mettre en place des processus financiers plus compétitifs, il ne suffit pas de disposer des technologies adéquates. Il est également indispensable de comprendre précisément où l'automatisation peut être appliquée et pourquoi.

Voyons maintenant quelques-unes des leçons fondamentales que les entreprises apprennent (parfois à leurs dépens) lorsqu'elles tentent de mettre en place une solution d'automatisation pour leurs processus financiers.

L'automatisation robotisée des processus (RPA) désigne toute technologie utilisée pour automatiser des tâches professionnelles, qu'elle implique ou non l'intelligence artificielle. Bien que cela semble très sophistiqué, la RPA se résume souvent à appuyer sur des touches ou à exécuter automatiquement des commandes pré-écrites pour l'employé.

Le problème avec la RPA est qu'il s'agit d'une méthodologie assez fragile qui ne peut pas faire face à des écarts, même mineurs. En d'autres termes, les robots RPA nécessitent un investissement considérable pour leur mise en œuvre et leur maintenance. Les conséquences pour l'équipe financière peuvent être les suivantes :

Saviez-vous que 61 % des retards de paiement sont dus à des erreurs dans les factures ? Sans données de qualité constantes et sans surveillance attentive des écarts (fréquents dans le domaine financier), la RPA peut facilement entraîner toutes sortes d'erreurs.

Une condition préalable à la mise en œuvre réussie de l'automatisation est un flux de données d'entrée propre et précis, en bref, la qualité du traitement des données. L'automatisation repose en grande partie sur les données qui lui sont fournies. Il est donc utile de se renseigner auprès de votre service financier pour savoir comment les données sont créées, traitées et finalement utilisées. En plus d'une meilleure automatisation, des données de meilleure qualité peuvent permettre :

L'intelligence artificielle ne peut être pleinement efficace que si vos données et processus financiers sont déjà bien organisés. Vous devez passer au format numérique et exploiter vos données de référence de manière plus intelligente. Cette base est indispensable avant de commencer à mettre en œuvre l'automatisation.

Les équipes financières traitent en fin de compte les données transactionnelles via des flux d'approbation. Savez-vous exactement où vos informations sont stockées, transportées et utilisées ? Connaissez-vous la position de votre entreprise dans les domaines suivants ?

Ce type de connaissances est essentiel pour les directeurs financiers et les professionnels de la comptabilité qui souhaitent trouver des moyens de mettre en œuvre une transformation numérique. Par exemple, si vous commencez à utiliser des factures électroniques pour stocker numériquement les données transactionnelles, vous pouvez réduire le risque d'erreurs dans la saisie des données ou la possibilité de perdre des documents importants.

Une fois que vous aurez bien compris toutes les politiques, procédures et dépendances de votre flux de travail financier complexe, vous commencerez à trouver des possibilités de les améliorer grâce à l'automatisation des processus financiers.

Les processus financiers varient selon les organisations, mais la plupart d'entre eux comportent quelques étapes communes, telles que :

Pour chacune de ces étapes, demandez-vous quels types de validations vous effectuez, comment vous gérez les écarts et ce que vous pouvez faire pour optimiser le flux de travail. Les réponses à ces questions vous donneront des indications sur la manière dont l'automatisation peut être appliquée efficacement.

La finance est fortement axée sur les données et implique de nombreuses tâches répétitives et de traitement de documents. Elle se prête donc parfaitement à l'automatisation, mais sa mise en place correcte représente un défi pour les directeurs financiers d'aujourd'hui. De la gestion des écarts à la qualité des données, il est essentiel de trouver les bons outils pour améliorer les processus financiers.

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