Vernetztes Geschäft: Ein Leitfaden für integrierten digitalen Handel und E-Procurement über Peppol

Wie integrierter digitaler Handel – elektronische Bestellungen, „ punchout “ und strukturierte Geschäftsnachrichten im Peppol-Netzwerk – den Einkauf und den Vertrieb verändert. Die Trends, die Technologie und erste Schritte.

Zuletzt aktualisiert im Juni 2026.

Die nahtlose und digitale Vernetzung mit Lieferanten, Kunden und Partnern – was wir als „Integrated Digital Trade“ (IDT)bezeichnen – entwickelt sich rasch von einem Vorteil zu einer Notwendigkeit. Lassen Sie uns gemeinsam untersuchen, wie sich Vertriebs- und Einkaufsprozesse, E-Procurement und B2B-E-Commerce mithilfe von Technologie transformieren lassen.

Die elektronische Rechnungsstellung hat sich zu einem selbstverständlichen Geschäftsmedium entwickelt. Diese Entwicklung wurde durch den klaren Nutzen für die Anwender in Bezug auf Prozesseffizienz, Kostensenkung und Sicherheit beschleunigt. Ein weiterer wichtiger Treiber ist die verbesserte Erreichbarkeit, die durch das wachsende Peppol-Netzwerk vorangetrieben wird. Auch die Rolle nationaler gesetzlicher Vorgaben darf nicht unterschätzt werden.

Das vielleicht einschneidendste Ergebnis der zunehmenden Nutzung elektronischer Rechnungen könnte jedoch die digitale Reife sein. Unternehmen ändern ihre Einstellung dazu, wie neue Technologien Verkaufs- und Einkaufstransaktionen abwickeln können – eine Entwicklung, die gerade erst begonnen hat.

Die Einführung elektronischer Geschäftsnachrichten und der digitale Austausch von Transaktionsdaten haben zu einem Umdenken in den Bereichen Finanzen, Beschaffung und IT geführt.

Heutzutage bewerten Unternehmen ihre Bedürfnisse und Möglichkeiten zunehmend unter dem Gesichtspunkt „Digital First“, unabhängig von jahrhundertealten Buchhaltungsprozessen. Sie haben erkannt, dass der geschäftliche Mehrwert im Kern nicht im Medium an sich liegt, sondern in den Daten, die es enthält.

In diesem Leitfaden geben wir Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten des integrierten digitalen Handels – der durchgängigen digitalen Vernetzung von Unternehmen. Welche nächsten Schritte gibt es über das E-Rechnungsmanagement hinaus, um Geschäftsprozesse weiter zu optimieren? Wie lassen sich Verkaufs- und Einkaufstransaktionen effizienter gestalten, stärker automatisieren und tiefere Einblicke gewinnen? Wie nutzen Sie E-Bestellungen, „ punchout “ und Antwortnachrichten effektiv? Lesen Sie weiter, um mehr über die Trends zu erfahren, die diese Entwicklung vorantreiben, über die damit verbundenen neuen Technologien und darüber, wie Sie den Einstieg finden.

E-Procurement bezeichnet die digitale Abwicklung des Einkaufs – das Senden und Empfangen von Bestellungen, Katalogen und Antworten als strukturierte elektronische Nachrichten anstelle von Papier oder PDF-Dateien. Im Peppol-Netzwerk können Einkäufer und Verkäufer den gesamten Prozess von der Bestellung bis zur Rechnung mit verlustfreien, maschinenlesbaren Daten automatisieren und so den manuellen Aufwand sowie Fehler reduzieren.

Was prägt die Entwicklung im Bereich der Unternehmenskommunikation und veranlasst Unternehmen dazu, den nächsten Schritt über die elektronische Rechnungsstellung hinaus zu gehen und die Digitalisierung der Verkaufs- und Einkaufsprozesse weiter voranzutreiben? Die digitale Transformation ist ein gewaltiger Trend – lassen Sie uns diesen daher in seine wichtigsten Bestandteile zerlegen.

Es gibt zahlreiche Trends und Tendenzen, die Unternehmen dazu veranlassen, den Einsatz digitaler Geschäftsmitteilungen auszuweiten. Hier sind die wichtigsten Trends:

Ein wesentlicher Faktor für die zunehmende Verbreitung elektronischer Geschäftsnachrichten in den letzten Jahren war die steigende Zahl nationaler Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung. Ein bemerkenswertes Beispiel hierfür ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, doch weltweit gibt es zahlreiche nationale Vorschriften und Umsetzungspläne.

Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Geschäft war der erste Schritt, der in vielen europäischen Ländern sowie bei bedeutenden Vorreitern beispielsweise in Asien und Amerika umgesetzt wurde. Die Zukunft hält weitere politische Veränderungen bereit. Elektronische Bestellungen sind bereits Realität – Finnland gehörte zu den ersten Ländern in Europa, die am 1. April 2024 „Peppol Advanced Ordering“ in Betrieb nahmen und das System bis 2026 auf das gesamte öffentliche Beschaffungswesen ausweiten werden. Das Reformpaket „ViDA“ (VAT in the Digital Age) der EU wurde am 11. März 2025 verabschiedet und führt Anforderungen an die digitale Berichterstattung und die elektronische Rechnungsstellung ein, die schrittweise umgesetzt werden, wobei die grenzüberschreitende digitale B2B-Berichterstattung ab Juli 2030 gilt. Die Anforderungen im Rahmen von CTC (Continuous Transaction Controls) breiten sich international weiter aus.

Diese Initiativen sind deutliche Anzeichen für ein umfassenderes Engagement zur Vereinheitlichung von Finanz- und Handelsabläufen bei gleichzeitiger Erhöhung der Transparenz.

Interoperabilität, Formate, Tests, Verteilung, komplexe Preisgestaltung – die Liste der Hürden war für Unternehmen, die Geschäftsnachrichten implementieren und nutzen, bislang lang. Zum ersten Mal konnten diese Herausforderungen erheblich verringert, wenn nicht sogar beseitigt werden.

Peppol, ein offenes Unternehmensnetzwerk, das im Rahmen eines EU-Projekts ins Leben gerufen wurde und nun von der gemeinnützigen Organisation OpenPeppol verwaltet wird, entwickelt sich zu einer globalen Infrastruktur. Das Netzwerk verzeichnet im Vergleich zu älteren Lösungen für den elektronischen Geschäfts VAN us ( ) eine erhebliche Dynamik, wobei Teilnehmer in über 100 vernetzten Ländern sowie zahlreiche nationale Peppol-Vorgaben, beispielsweise für die B2G-Rechnungsstellung, zu seinen Gunsten sprechen. Die wichtigsten Vorteile sind die Kombination aus standardisierten Datenformaten für einen vollständigen Satz von Nachrichten und der Verteilungsinfrastruktur für die Kommunikation, einschließlich eines offenen Verzeichnisses für Teilnehmer, das die Vernetzung zwischen Geschäftspartnern für Unternehmen jeder Größe vereinfacht.

Innovative Dienste ermöglichen auch kleinen und mittleren Unternehmen den Zugang zu selbst den fortschrittlichsten Funktionen im Bereich der Unternehmenskommunikation – und sorgen so für gleiche Wettbewerbsbedingungen.

Dank der Verfügbarkeit des Peppol-Geschäftsnetzwerks, von Cloud-Diensten und vereinfachter Anbindung über APIs und vorgefertigte Konnektor-Apps bieten neue Dienste kostengünstige Lösungen, die früher größeren Unternehmen mit entsprechend umfangreichen Ressourcen vorbehalten waren. Etablierte Anbieter im Bereich der Geschäftskommunikation stehen unter dem Druck, sich anzupassen und im Wettbewerb zu bestehen. Das Aufkommen zugänglicher, kostengünstiger Optionen versetzt KMU in die Lage, die Vorteile der Geschäftskommunikation zu nutzen und so ihre betriebliche Effizienz sowie ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt zu steigern.

Die Einkaufserfahrungen der Verbraucher im digitalen Bereich haben neue Erwartungen an den B2B-E-Commerce geweckt, der einen deutlich größeren Markt darstellt als der B2C-Bereich. So wie Privatpersonen den Komfort des Online-Shoppings genießen, verlangen auch Unternehmen zunehmend ähnliche Einfachheit und Effizienz in ihren Beschaffungsprozessen. Firmenkreditkarten mit ihren hohen Händlergebühren und dem damit verbundenen Verwaltungsaufwand sind für B2B-Einkäufer nicht optimal.

Dieses sich wandelnde B2B-Kaufverhalten unterstreicht die Bedeutung intelligenter Unternehmenskommunikation, sicherer Authentifizierung, benutzerfreundlicher Oberflächen, optimierter Arbeitsabläufe und personalisierter Erlebnisse. Der Trend hält an, und Unternehmen, die Technologien für den B2B-E-Commerce nutzen – beispielsweise „ punchout “ sowie den intelligenten Einsatz von E-Ordering und E-Procurement –, sind besser aufgestellt, um Kunden zu gewinnen und zu binden sowie langfristige Geschäftspartnerschaften aufzubauen.

Die Verbesserung der Qualität von Finanzdaten ist ein wesentlicher Bestandteil digitaler Prozesse und setzt die Nutzung der Vorteile von Geschwindigkeit, Automatisierung und Analytik voraus.

Die Qualität hängt vom Inhalt und vom Strukturierungsgrad ab. Der Inhalt von Transaktionsprozessen umfasst alle Informationen im Zusammenhang mit einem Kauf- oder Verkaufsvorgang – beispielsweise Einzelposten (gekaufte Produkte und Dienstleistungen), Einheiten, Mengen und Mehrwertsteuer. Der Strukturierungsgrad beschreibt, wie die Daten gespeichert und für maschinelles Auslesen durchsuchbar und zugänglich gemacht werden.

Bestellungen, Rechnungen und andere geschäftliche Nachrichten in analogen Formaten – PDF, Druckausgabe – enthalten zwar möglicherweise die benötigten Informationen, doch das Medium lässt sich von Ihren Softwarelösungen nicht direkt auswerten. Der Absender hat die Daten vielleicht ordnungsgemäß in seinem ERP-System gespeichert, der Empfänger jedoch nicht. Dieser muss das Format daher interpretieren und konvertieren – beispielsweise manuell oder mithilfe von OCR-Lösungen –, was erhebliche Datenverluste, Umgehungslösungen und Zeitverschwendung zur Folge hat.

Beschaffungssysteme wurden bislang hauptsächlich für analoge Prozesse entwickelt, die manuelle Arbeit und Eingaben erfordern. Die meisten unterstützen keine dynamischen Prozesse wie „ punchout “ und „Peppol“ sowie die strukturierte Datenübermittlung.

Durch die Einführung vollständig digitaler Geschäftsnachrichten in einem standardisierten Format nutzen Unternehmen eine gemeinsame Datensprache mit ihren Geschäftspartnern. Der Austausch erfolgt in Echtzeit, und alle Inhalte jeder Transaktion sind verlustfrei und für das ERP-System, das Buchhaltungssystem oder andere unterstützende Geschäftssysteme maschinenlesbar. Diese Art von Daten eignet sich ideal für die Prozessautomatisierung, da Software in der Regel keine Probleme hat, die Informationen zu analysieren, zu durchsuchen und zu bearbeiten.

Die Integration elektronischer Geschäftsnachrichten in die täglichen Abläufe war bisher eine gewisse Herausforderung. Das ist nun nicht mehr der Fall.

Eine tiefgreifendere Integration in verschiedene Geschäftsprozesse war – und ist in vielen Fällen immer noch – technisch komplex. Sie betrifft die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, den Ein- und Verkauf, Arbeitsabläufe sowie die Rechnungslegung und umfasst Integrationen in verschiedene Geschäftssysteme. Darüber hinaus waren dafür finanzielle Mittel erforderlich: Investitionen für die Umsetzung sowie Betriebskosten. Dank des Peppol-Netzwerks wird sich dies nun ändern.

Die Herausforderungen waren zum Teil auf die Zugänglichkeit zurückzuführen. Neben fest programmierten Eins-zu-Eins-EDI-Verbindungen zwischen Unternehmen waren die Nutzer auf das Value-Added-Netzwerk (VAN) und auf Dienstleister, um Informationen mit Partnern, Kunden und Lieferanten auszutauschen. Da man sich stark auf die Dateiübertragung per FTP stützte, waren schnelle API-Integrationen bisher selten verfügbar.

Das Peppol-Netzwerk unterscheidet sich in wesentlichen Punkten erheblich. Peppol ist ein offenes Unternehmensnetzwerk, das im Rahmen eines EU-Projekts ins Leben gerufen wurde und als gemeinnützige Organisation geführt wird. Einer seiner herausragenden Vorteile liegt in der Verbindung standardisierter Datenformate mit einer robusten Netzwerk- und Verteilungsinfrastruktur für den Datenaustausch. Es umfasst ein offenes Verzeichnis für Teilnehmer, das die Vernetzung zwischen Geschäftspartnern vereinfacht. Dies hat dazu beigetragen, dass Peppol für Unternehmen jeder Größe zugänglich, einfacher zu betreiben und zu integrieren sowie äußerst kosteneffizient ist.

Peppol deckt eine vollständige Palette strukturierter Geschäftsnachrichten über den gesamten Transaktionslebenszyklus hinweg ab:

Eine E-Bestellung ist eine strukturierte elektronische Bestellung, die über ein Unternehmensnetzwerk wie Peppol ausgetauscht wird. Sie wird sofort in einem standardisierten Format übermittelt und kann automatisch in einem Auftragsmanagementsystem oder einem ERP-System verarbeitet werden – und mithilfe von Antwortnachrichten kann der Verkäufer sie annehmen, anpassen oder ablehnen und dabei Bestands- und Lieferdetails auf demselben Weg zurücksenden.

Für Beschaffungsprozesse bedeutet der Einsatz einer breiteren Palette standardisierter Geschäftsnachrichten einen grundlegenden Wandel. Durch die Einführung von E-Ordering und dynamischen Antwortnachrichten können Unternehmen die Automatisierung ihrer Prozesse, deren Steuerung und Reaktionsfähigkeit sowie die Automatisierung von Arbeitsabläufen, der Buchhaltung und der Beschaffung weiter vorantreiben. Mit anderen Worten: Dies ist nach der elektronischen Rechnungsstellung der nächste Schritt in der digitalen Transformation des Finanzwesens.

Das Peppol-Netzwerk bietet Käufern und Verkäufern einen strukturierten und standardisierten Bestellprozess unter Verwendung der Nachrichtentypen „ BIS Ordering “ und „Order Only“ sowie einen sicheren und sofortigen Informationsaustausch. Die Peppol-Spezifikation legt Feldanforderungen fest, einschließlich Pflichtangaben, und sorgt so für mehr Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit für alle an einer Transaktion beteiligten Parteien.

Punchout ist eine Kombination aus einer Geschäftsnachricht und einem Prozess, der das Beschaffungssystem eines Käufers direkt mit dem Online-Katalog eines Verkäufers verbindet. Der Käufer wechselt zum Shop des Lieferanten, stellt einen Warenkorb mit käuferspezifischen Preisen zusammen und übermittelt diesen als Bestellung an sein eigenes System – wodurch das vertraute E-Commerce-Erlebnis mit einer strukturierten, automatisierten Bestellung kombiniert wird.

Die „ punchout “-Nachricht von Peppol, auch bekannt als „Peppol BIS Punch Out “, bietet einen fortschrittlichen und dynamischen Bestellprozess, der hinsichtlich Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit sowohl für Käufer als auch für Verkäufer das „Peppol BIS Ordering “ übertrifft. Dieser Prozess vereint Bestell- und Katalogfunktionen und bietet innovative Möglichkeiten sowie anpassbare Gestaltungsoptionen, wodurch er sich ideal für E-Commerce-Szenarien im B2B-Bereich eignet.

Die Einführung von E-Bestellungen hängt von der Komplexität des jeweiligen Unternehmens ab. Diese Schritte bilden jedoch eine gemeinsame Grundlage für jede Organisation, egal ob groß oder klein, unabhängig davon, ob E-Bestellungen im Einkauf, im Vertrieb oder in beiden Bereichen zum Einsatz kommen sollen.

Vernetzen Sie Ihr Unternehmen und nutzen Sie dynamische Geschäftskommunikation, elektronische Rechnungsstellung und elektronisches Auftragsmanagement im Peppol-Netzwerk. Erlangen Sie volle Kontrolle, automatisieren Sie Prozesse und integrieren Sie sich über eine API. Kombinieren Sie Rechnungen und Aufträge mit punchout für nahtlosen B2B-E-Commerce und wandeln Sie Bestellungen mit wenigen Klicks in Rechnungen um.