Mitä muutoksia ostovelkoihin tulee
Toimittajien laskut saapuvat usein useiden eri kanavien kautta, ja ne vaativat manuaalista tarkistusta, kirjaamista ja muistutuksia. Qvalia yhdistää nämä työvaiheet yhdeksi prosessiksi, jolloin tiimisi voi keskittyä poikkeustapauksiin sen sijaan, että käsittelisi laskuja manuaalisesti.
Vastaanotto
Kaikki toimittajien laskut yhdessä postilaatikossa
Peppol-sähköiset laskut, EDI-viestit ja PDF-laskut saapuvat samaan paikkaan. PDF-laskut tallennetaan otsikkotiedoineen ja laskuriveineen.
Tarkistaminen ja koodaus
Poikkeamat vahvistettiin, tilinpäätöksissä esitettiin
Laskutusmääräyksesi tarkistavat jokaisen laskun ja siirtävät poikkeamat karanteeniin, jolloin syy ilmoitetaan. Jokaiselle riville ehdotetaan tilitietoa kirjaushistoriasi perusteella.
Hyväksyntä
Hyväksyntä verkkosovelluksessa tai puhelimella
Hyväksyjät saavat ilmoituksen, kun lasku on odottamassa. Jokainen toimenpide kirjataan laskuun, joten voit nähdä, kuka on hyväksynyt mitäkin ja milloin.
Miten toimittajan lasku etenee Qvalia-järjestelmässä
- Vastaanotto. Peppol-sähköiset laskut, EDI-viestit ja PDF-laskut saapuvat samaan postilaatikkoon. PDF-laskut skannataan laskujen OCR-tunnistuksen avulla.
- Tarkistus. Laskutusohjeet tarkistetaan jokaisen laskun kohdalla. Ohjeiden vastaiset laskut siirretään karanteeniin, ja syy ilmoitetaan.
- Koodi. Qvalia antaa jokaiselle riville kirjausehdotuksia sen perusteella, miten tiimisi on aiemmin kirjannut vastaavia laskuja.
- Hyväksy. Hyväksymisprosessi lähettää laskun oikeille hyväksyjille roolin ja summan perusteella.
- Kirjaa. Hyväksytyt laskut siirretään ERP-järjestelmääsi liitännäissovelluksen, sovellusrajapinnan (API) tai SFTP:n kautta.
Hyväksyjät voivat hyväksyä pyynnöt puhelimellaan
Qvalia-sovelluksessa iPhonelle ja Androidille on samat laskut, hyväksymishierarkia ja hallintatoiminnot kuin verkkosovelluksessa. Hyväksyjät saavat push-ilmoituksen, kun heille on tullut uusi lasku.
- Hyväksy, allekirjoita, siirrä eteenpäin, pidä käsiteltävänä tai hylkää lasku
- Kommentoi ja seuraa tapahtumien koko kulkua
- Avaa alkuperäinen lasku ja toimittajan tiedot
Seuraa kulutusta laskun rivitasolle asti
Jokainen lasku on jäsennelty rivikohtaisesti, joten talous- ja hankintaosastot voivat seurata menoja Qvalia-järjestelmässä ilman, että niiden tarvitsee laatia omia raportteja.
- Kulut toimittajittain, tuoteryhmittäin ja tuotteittain
- Trendit ja hintapoikkeamat ajan mittaan
- Siirrä yksittäisten rivien tiedot omaan BI-työkaluusi API:n tai CSV-tiedoston kautta
Toimii yhdessä ERP-järjestelmän ja toimittajiesi kanssa
Qvalia integroituu jo käyttämääsi kirjanpitojärjestelmään. Toimittajasi lähettävät edelleen Peppol-sähkölaskuja, EDI- tai PDF-laskuja, ja ne kaikki päätyvät samaan käsittelyketjuun.
- Yhteyssovellukset Fortnoxille, Microsoft Dynamics 365 Business Centralille, Xerolle, Procountorille ja muille järjestelmille
- REST-rajapinta ja SFTP muille ERP-järjestelmille
- Qvalian sertifioidun Peppol-yhteyspisteen kautta vastaanotetut Peppol-sähköiset laskut
- Toimittajatiedot on täytetty yritysrekistereistä peräisin olevilla perustiedoilla
Sama lasku sekä tiimillesi että järjestelmillesi
Jokainen toimittajan lasku muuttuu Qvaliassa jäsennellyksi dataksi. Myös PDF-laskut tallennetaan otsikkotiedoineen ja laskuriveineen. Tiimisi näkee tiedot ja laskun tilan verkkosovelluksessa, esimerkiksi silloin, kun laskusääntö on pysäyttänyt laskun käsittelyn.
ERP-järjestelmäsi tai alustasi voi hakea saapuvat laskut JSON- tai UBL XML -muodossa laskutusrajapinnan (Invoicing API) kautta.
Aloittaminen
Ostovelkojen käsittelyn automatisointi, johon sisältyy tietojen tallennus, hyväksyntä ja kirjausehdotukset, on osa Enterprise-pakettia. Otamme sen käyttöön yhdessä kanssasi.
- Käymme kanssasi läpi laskutusprosessisi, hyväksyjät ja ERP-järjestelmän.
- Määritämme yhdessä laskutusohjeesi, hyväksymisjärjestyksen ja ERP-yhteyden.
- Peppol ID -palvelusi on rekisteröity, ja toimittajien laskut alkavat saapua Qvaliaan.
Jos tarvitset vain sähköisten laskujen vastaanottamista ja tarkastelua, Connect Large tarjoaa nämä toiminnot.
Usein kysyttyjä kysymyksiä ostoreskontran automatisoinnista
Pitääkö toimittajiemme muuttaa laskutusmenettelyään?
Ei. Peppol-sähkölaskuja lähettävät toimittajat toimittavat laskut osoitteeseen Peppol ID. PDF-laskuja lähettävät toimittajat voivat jatkaa niiden lähettämistä entiseen tapaan, ja PDF-laskut tallennetaan Qvaliaan.
Lähettääkö Qvalia laskut automaattisesti?
Ei. Qvalia ehdottaa kirjanpitokirjausta jokaiselle laskuriville, ja tiimisi vahvistaa sen. Hyväksytyt laskut siirretään sitten ERP-järjestelmäänne.
Mitä tapahtuu laskulle, joka ei täytä sääntöjämme?
Se odottaa karanteenissa, ja syy on ilmoitettu. Tiimisi korjaa sen ja vapauttaa sen tai kiistää asian toimittajan kanssa.
Voivatko hyväksyjät käyttää puhelimiaan?
Kyllä. Qvalia-sovelluksessa iPhonelle ja Androidille on samat laskut ja sama hyväksymishierarkia kuin verkkosovelluksessa.
Minkä ERP-järjestelmien kanssa Qvalia toimii?
Liitännäissovellukset kattavat järjestelmät kuten Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero ja Procountor. Muut ERP-järjestelmät yhdistetään REST-rajapinnan tai SFTP:n kautta.
Missä paketissa on mukana ostovelkojen automaatio?
Kirjaus, laskutussäännöt, hyväksyntä ja kirjausehdotukset kuuluvat Enterprise-pakettiin. Connect Large sisältää sähköisten laskujen vastaanottamisen ja tarkistamisen organisaatioille, jotka tarvitsevat vain näitä toimintoja.