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Purchase-to-Pay (P2P) ist ein umfassender Geschäftsprozess, der alle Phasen der Beschaffung umfasst, von der Bedarfsermittlung und Beschaffung bis hin zur Zahlung und zum Abgleich. Er beinhaltet eine nahtlose Koordination zwischen Abteilungen und Systemen, um Einkaufsprozesse zu optimieren, die Kostenkontrolle zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Zu den wichtigsten Phasen des Purchase-to-Pay Prozesses gehören:

• Bedarfsanforderung: Der Prozess beginnt mit einer Bedarfsanforderung, in der Mitarbeiter oder Abteilungen ihren Bedarf an Waren oder Dienstleistungen angeben. Damit wird der formale Beschaffungsprozess eingeleitet.
• Lieferantenauswahl und Beschaffung: Nach Eingang der Anforderungen bewertet das Beschaffungsteam die potenziellen Lieferanten, verhandelt die Konditionen und wählt den am besten geeigneten Anbieter aus.
• Bestellung: Sobald ein Lieferant ausgewählt ist, wird eine Bestellung aufgegeben, in der die Einzelheiten der Bestellung, die Bedingungen, die Mengen und die vereinbarten Preise angegeben sind.
• Entgegennahme und Inspektion: Bei der Lieferung werden die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen geprüft, um sicherzustellen, dass sie der Bestellung entsprechen und die Qualitätsstandards erfüllen.
• Rechnungsbearbeitung: Die eingegangene Rechnung wird mit der Bestellung und dem Eingang der Waren oder Dienstleistungen abgeglichen. Dieser dreifache Abgleich gewährleistet Genauigkeit und verhindert Diskrepanzen.
• Genehmigungs-Workflow: Rechnungen durchlaufen einen Genehmigungsprozess, an dem oft mehrere Beteiligte beteiligt sind, um die Richtigkeit der Rechnungen und die Einhaltung der internen Kontrollen zu gewährleisten.
• Zahlung: Nach der Genehmigung werden die Zahlungen gemäß den vereinbarten Bedingungen veranlasst, und die Mittel werden auf das Konto des Lieferanten überwiesen.
• Abgleich: Der Prozess schließt mit der Abstimmung ab, bei der Rechnungen und Zahlungen mit den Finanzunterlagen abgeglichen werden, um die Richtigkeit zu gewährleisten.

Vorteile eines effizienten P2P-Prozesses:

• Kostenkontrolle: P2P rationalisiert die Beschaffung und ermöglicht es Unternehmen, bessere Konditionen auszuhandeln, Ausgaben zu verfolgen und unüberlegte Einkäufe zu vermeiden.
• Effizienz: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung manueller Eingriffe beschleunigt P2P die Beschaffungszyklen und verringert den Verwaltungsaufwand.
• Einhaltung der Vorschriften: Ein strukturierter P2P-Prozess gewährleistet die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und rechtlichen Anforderungen.
• Beziehung zu den Lieferanten: Effektives P2P fördert starke Lieferantenbeziehungen durch klare Kommunikation, pünktliche Zahlungen und einheitliche Prozesse.
• Datengestützte Entscheidungen: P2P generiert Dateneinblicke, die Unternehmen helfen, fundierte Entscheidungen über die Leistung von Lieferanten, Ausgabenmuster und Kostenoptimierung zu treffen.

Der Einsatz fortschrittlicher Technologien, wie z. B. E-Procurement-Plattformen und Automatisierungssoftware, steigert die Effizienz und Effektivität des Purchase-to-Pay Prozesses und ermöglicht es Unternehmen, den Wert ihrer Beschaffungsaktivitäten zu maximieren und gleichzeitig Risiken und Ineffizienzen zu minimieren.

Hier finden Sie unsere Artikel über die digitale Transformation von purchase-to-pay.