Seks must-have-teknologier til automatisering af fakturaer

Den traditionelle måde at håndtere fakturaer på, som er fyldt med manuelle opgaver og potentielle fejl, har længe haft brug for en transformativ løsning. Fakturaautomatisering, en fællesbetegnelse for teknologier, der revolutionerer den måde, virksomheder håndterer deres finansielle processer på, er en game changer for økonomi-, kreditor- og debitor-teams.

I dette blogindlæg udforsker vi teknologierne bag fakturaautomatisering, og hvilke værktøjer du skal bruge for at komme i gang.

Inden for fakturaautomatisering er brugen af et adgangspunkt til et virksomhedsnetværk, også kendt som en e-fakturatjenesteudbyder eller VAN operatør, en central teknologi til at øge effektiviteten og automatisere transaktionelle og finansielle processer. Hvorfor det? Fuldt elektroniske fakturadata er strukturerede, maskinlæsbare og muliggør øjeblikkelig udveksling uden tab af data eller kvalitet.

Et af de netværk, der eksemplificerer disse fordele, er det nye Peppol-netværk, der repræsenterer et ideelt netværksvalg for virksomheder, der ønsker at strømline fakturaprocesser.

Global rækkevidde: Et adgangspunkt til et forretningsnetværk, især Peppol med omkring 44 tilsluttede lande, tilbyder international konnektivitet, så organisationer problemfrit kan udveksle elektroniske fakturaer med partnere over hele verden. Rækkevidde er afgørende for virksomheder, der opererer internationalt, og sikrer, at de kan navigere ubesværet i forskellige lovgivningsmæssige miljøer og formater.

Øget effektivitet: Den automatisering, som e-fakturaer muliggør, reducerer manuel dataindtastning og minimerer fejl. Denne effektivitet betyder betydelige tidsbesparelser og omkostningsreduktioner, så virksomheder kan allokere ressourcer strategisk.

Hurtigere betalinger: Fakturaer, der sendes gennem Peppol-netværket, behandles i realtid eller næsten realtid, hvilket fremskynder betalingscyklusserne. Denne hurtige behandling forbedrer pengestrømmen og styrker leverandørforholdene ved at sikre rettidig afregning.

Forbedret sikkerhed: Sikkerhed er altafgørende i finansielle transaktioner. Peppol anvender robuste compliance-, krypterings- og autentifikationsmekanismer, der sikrer en sikker overførsel af forretningsfølsomme fakturadata.

Skalerbarhed: Uanset om det er en lille startup eller en stor virksomhed, kan Peppol-netværket tilpasses til organisationer i alle størrelser. Dets skalerbarhed giver mulighed for problemfri tilpasning til varierende fakturamængder uden at kræve omfattende overvågning eller opgraderinger.

Miljømæssig ansvarlighed: Elektroniske forretningsbeskeder reducerer papirforbruget, er i overensstemmelse med ESG-forretningsmål og minimerer CO2-fodaftryk.

Læs mere om, hvordan du kommer i gang med Peppol Access Point.

Optisk tegngenkendelse (OCR) er en overgangsteknologi, der bygger bro mellem en papirbaseret verden og struktureret, 100 % digital information. Ikke desto mindre er den afgørende for, at mange virksomheder kan opretholde en smidig kreditorbogføring. Det er også en teknologi, der har udviklet sig i de senere år, ikke mindst på grund af revolutionen inden for kunstig intelligens.

OCR gør det muligt for maskiner at fortolke og konvertere menneskeligt læsbar tekst fra billedfiler, såsom PDF-fakturaer, til maskinlæsbare data. Ved hjælp af avancerede algoritmer scanner og udtrækker OCR-teknologien nøjagtigt data fra digitale filer og sikrer, at relevante oplysninger registreres præcist. Denne teknologi er udgangspunktet for at digitalisere processer og automatisere dataekstraktionsprocessen, hvilket hjælper med at reducere manuelle dataindtastningsopgaver og de tilknyttede menneskelige fejl.

Læs mere om, hvordan du kommer i gang med OCR-teknologi og automatisk konverterer PDF-fakturaer til XML-dataformat.

Ægteskabet mellem maskinlæring og kunstig intelligens spiller en central rolle i udviklingen af fakturaautomatisering. Få har for eksempel overset de seneste gennembrud inden for LLM'er, Large Language Models.

Disse banebrydende teknologier giver automatiseringssystemer mulighed for at blive mere og mere intelligente og adaptive over tid. Ved at analysere store mængder data kan AI-algoritmer genkende mønstre, identificere uregelmæssigheder og løbende forbedre nøjagtigheden af fakturadataudtræk. Virksomheder kan implementere AI til at strukturere og kategorisere deres finansielle data, så de kan analysere udgifter i realtid og automatisere bogføringen mere præcist.

Algoritmer til maskinlæring bidrager også til den automatiserede godkendelsesproces. Med tiden lærer systemet af historiske data, så det bedre kan forudsige godkendelsesmønstre, hvilket reducerer behovet for manuel indgriben i rutinegodkendelser og gør det muligt for personalet at fokusere på undtagelser og mere strategiske opgaver.

Her er flere oplysninger om implementering af AI til strukturering og analyse af dine data.

Automatisering af arbejdsgange er en vigtig del af teknologien til automatisering af fakturaer. Det gør det muligt for organisationer at designe og implementere tilpassede arbejdsgange for fakturabehandling, der er skræddersyet til deres unikke forretningskrav. Gennem intuitive brugergrænseflader kan virksomheder definere godkendelseshierarkier, valideringsregler, præpostering og protokoller til håndtering af undtagelser.

Automatiserede workflows sikrer, at fakturaer følger en foruddefineret vej fra indsendelse til endelig godkendelse, hvilket minimerer forsinkelser og flaskehalse i processen. Denne øgede synlighed og kontrol fremmer bedre teamsamarbejde, forbedrer gennemsigtigheden og muliggør rettidig beslutningstagning.

Sådan implementerer du workflow og fakturagodkendelsesprocesser.

For at udnytte det fulde potentiale i fakturaautomatisering er problemfri integration med eksisterende regnskabssystemer altafgørende. Moderne automatiseringsløsninger er designet til ubesværet at kunne integreres med populære regnskabsprogrammer og ERP-systemer (Enterprise Resource Planning).

Når en faktura er godkendt, overfører automatiseringssystemet de validerede data til regnskabssystemet, hvilket eliminerer behovet for manuel dataoverførsel. Denne integration strømliner betalingsprocessen og sikrer datakonsistens på tværs af forskellige finansielle platforme, hvilket reducerer risikoen for fejl og uoverensstemmelser.

Det er uundgåeligt, at forretningsprocesser løbende flyttes til skyen.

Fremkomsten af cloud computing har spillet en vigtig rolle i at gøre fakturaautomatisering tilgængelig for virksomheder i alle størrelser. Cloud-baserede løsninger til automatisering af fakturaer giver mange fordele, herunder skalerbarhed, omkostningseffektivitet og fleksibilitet.

Ved at hoste automatiseringssystemet i skyen kan virksomheder få adgang til deres fakturadata og behandlingsfunktioner hvor som helst og når som helst. Cloud-løsninger fritager også virksomheder for byrden ved at administrere infrastruktur, vedligeholdelse og softwareopdateringer, så de kan fokusere på kerneforretningsaktiviteter.

Æraen med manuel fakturahåndtering og kedelige billedfiler og deres tilknyttede ineffektivitet er gradvist ved at vige for en problemfri integration af automatiseringsteknologier i finansielle arbejdsgange.

Fakturaautomatisering er et bevis på teknologiens transformerende kraft, når det gælder om at revolutionere finansielle processer. Virksomheder kan opnå nye niveauer af effektivitet, nøjagtighed og gennemsigtighed i deres fakturabehandling ved hjælp af sofistikerede teknologier som business messaging network access, OCR, AI, workflow-automatisering og cloud computing.

Efterhånden som disse teknologier udvikler sig, vil automatisering af fakturaer uden tvivl blive et uundværligt værktøj for virksomheder, der ønsker at trives på et stadig mere konkurrencepræget og hurtigt globalt marked.

Bliv inspireret til at tage det næste skridt - download vores e-bog Automation for CFOs i dag.