أكثر 10 أخطاء شيوعًا في الفواتير الإلكترونية عبر Peppol

ما هي الأخطاء الشائعة في الفواتير الإلكترونية على شبكة Peppol؟

تُعد Peppol بنية تحتية ممتازة لتبادل الفواتير الإلكترونية والوثائق التجارية الأخرى. فهي تضمن أن تكون البيانات المدخلة في العمليات المالية للشركات منظمة ورقمية وتُوزَّع على الفور. وتتمتع شبكة Peppol بالعديد من المزايا للمشترين والبائعين مقارنةً VAN التقليدية وما يُعرف بشبكة المشغلين. فهي أكثر كفاءة من حيث التكلفة، وأسهل في التنفيذ والاستخدام، وتجعل التبادل الدولي للوثائق الإلكترونية عمليًا دون عناء إذا كانت جميع الأطراف مسجلة في بلد تتوفر فيه Peppol.

ومع ذلك، فإن قوة الشبكة لا تتجاوز قوة أضعف حلقاتها. فهناك تحديات وأخطاء ومفاهيم خاطئة وسوء استخدام، بل وحتى أخطاء في المعالجة اليدوية، تجعل تبادل الفواتير الإلكترونية عبر شبكة Peppol أقل كفاءة مما يمكن أن يكون عليه. وفي أسوأ الأحوال، قد لا تصل الرسائل إلى المستلم. وفيما يلي أكثر الأخطاء شيوعًا في استخدام شبكة Peppol.

تقليديًا، تتطلب VAN إجراء اختبارات شاملة داخلية وخارجية لأي إعداد جديد.

على الرغم من أن هذه العملية متبعة بشكل راسخ ومربحة للمشغلين، إلا أنها غير ضرورية في شبكة Peppol. قد يظل اختبار الاتصال بين نظامك ونقطة وصول Peppol الخاصة بك أمراً مهماً في بعض الحالات، لكن إجراء الاختبار داخل شبكة Peppol نفسها أمر غير ضروري.

يمكن لأي شركة لديها وصول إلى Peppol استلام الفواتير الإلكترونية من نوع Peppol BIS Billing على الفور. كل ما تحتاجه هو Peppol ID.

من الشائع أن تُستخدم بنود الفواتير في Peppol كحاوية للمعلومات الإضافية التي لا تُعدّ بيانات بنود، مثل الرسائل المتعلقة بالمدفوعات أو التفاصيل المصرفية أو أسعار الفائدة. يجب ألا تُستخدم بنود الفواتير إلا لتحديد المنتجات والخدمات المباعة — فالمعلومات الأخرى قد تتسبب في اضطراب نظام عميلك.

يمكن أن تتضمن بنود الفاتورة ما يلي:

في بعض الأحيان تنجح الحلول البديلة، وفي أحيان أخرى لا تنجح. ونواجه بانتظام موردين يحاولون إعادة إنشاء بنية ملفات PDF عند إصدار الفواتير الإلكترونية.

في بعض الأحيان، تستخدم الشركات أنظمة إصدار الفواتير وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي تعتمد على إدارة ملفات PDF، وتحويل ملفات PDF الصورية إلى صيغة إلكترونية حتى تتمكن من إصدار الفواتير للعملاء الذين يطلبون الفواتير الإلكترونية.

وينتج عن ذلك انخفاض جودة البيانات رغم تقديمها في صيغة عالية الجودة، فضلاً عن مخاطر حدوث أخطاء، وصعوبة معالجتها من جانب المتلقي.

لا يوجد شيء هناك؟ هناك خطأ شائع آخر، غالبًا ما ينتج عن محاكاة ملف PDF، وهو ترك أسطر فارغة في الفاتورة الإلكترونية. ويبدو أن هذه الأسطر يتم إدخالها على أنها فواصل أسطر.

ونظراً للطبيعة الرقمية للفواتير الإلكترونية، فإن هذه الممارسة تتعارض مع المنطق السليم، حيث يمكن للمستلم عرض المعلومات بالطريقة التي يفضلها في نظامه. كما أنها تؤثر سلباً على معالجة المعاملات في نظام المستلم.

يجب ألا تتضمن بنود الفاتورة أبدًا أي معلومات بخلاف المنتجات أو الخدمات المشتراة. ومع ذلك، يقوم بعض الموردين بإدخال معلومات أخرى في الفواتير الإلكترونية بشكل افتراضي، وذلك نتيجة لاستخدام أنظمة قديمة أو لعدم فهم كيفية إدارة المستندات التجارية الإلكترونية.

نعلم جميعًا أن ملفات PDF قد تكون ضخمة للغاية في بعض الأحيان، مما يؤدي إلى ارتداد الرسائل الإلكترونية واستغراق فتح الملفات دقائق طويلة.

الأمر نفسه ينطبق على الفواتير الإلكترونية. فحتى وإن كانت «OpenPeppol» — وهي المنظمة غير الربحية التي تتولى إدارة دليل Peppol (الذي يحدد كيفية إجراء الاتصالات داخل الشبكة) — قد رفعت مؤخرًا الحد الأقصى لحجم الملف من 10 ميغابايت إلى 100 ميغابايت، فإن ذلك قد يظل يمثل مشكلة.

قد تفرض نقاط الوصول إلى Peppol أيضًا قيودًا فردية تختلف عن الإرشادات الرسمية. على سبيل المثال، عند إرسال ملفات صور كبيرة الحجم تحتوي على مخططات أو صور أو محتوى رسومي آخر كمرفقات مع الفاتورة الإلكترونية، قد يتجاوز حجم الملف بسرعة الحد الأقصى المسموح به سواء على الشبكة أو في نقطة الوصول الخاصة بالمستلم.

كما تزداد أحجام الملفات مع إرفاق فواتير PDF عالية الدقة (أكثر من 600 نقطة في البوصة) — وهي غير مسموح بها أصلاً في Peppol. سنناقش هذا الأمر بمزيد من التفصيل في الجزء التالي.

الغرض من الفواتير الإلكترونية والوثائق التجارية الإلكترونية الأخرى هو تبسيط تبادل البيانات المعاملاتية المنظمة. ولا ينبغي أن تلعب ملفات الصور، مثل ملفات PDF، دورًا رئيسيًا في نقل معلوماتك المهمة إذا كنت ترغب في أن تكون عملياتك رقمية.

ومع ذلك، يستخدم بعض الموردين شبكات الفواتير الإلكترونية لإرسال فواتير بصيغة PDF كمرفقات، ويقومون بتضمين هذه الملفات معلومات أساسية لا يتم إدخالها في رسالة الفاتورة الإلكترونية المنظمة.

إلى جانب أن ذلك يجعل عملية المعالجة أكثر اعتمادًا على العمل اليدوي بالنسبة للمستلم، مع كل ما يترتب على ذلك من آثار على الكفاءة والمخاطر، فإنه يتعارض أيضًا مع شروط الاستخدام في معظم الشبكات، ولا سيما في Peppol:

تعد بيانات تصنيف المنتجات والخدمات كنزًا خفيًا في إدارة الفواتير الإلكترونية. وبالنسبة للشركات الأكثر تطلعًا للمستقبل، غالبًا ما يتمثل هدفها في الاستفادة القصوى من بيانات المعاملات — وفي الوقت نفسه، توفير تجربة شراء رائعة حتى للعملاء الأكثر تطورًا.

وحتى لو لم يكن هذا خطأً بحد ذاته، فإنه يمثل بلا شك، بالنسبة للعديد من الشركات، حالة استخدام للفواتير الإلكترونية تتسع فيها مجال كبير للتحسين. فالقدرة على توفير بيانات تصنيفية للمنتجات والخدمات المباعة تسهل عمليات التحليل والمحاسبة لكل من الموردين والعملاء. وحتى لو لم يكنذلك مطلبًا قانونيًا من متطلبات معلومات الفاتورة، فإنه يظل مع ذلك نوعًا من البيانات الوصفية يزداد الطلب عليه.

نوصي باستخدام تصنيف UNSPSC الآلي المدمج في برنامج معالجة الفواتير الإلكترونية لتجنب الأخطاء والحاجة إلى برامج إضافية.

يمكنك الاطلاع على المزيد حول أنواع التصنيف المختلفة وحالات الاستخدام في دليلنا الخاص بتحليلات الإنفاق.

Peppol ID المعلومات الوحيدة المتعلقة بنقطة الوصول التي تحتاجها للتأكد من وصول فاتورتك الإلكترونية إلى المستلم الصحيح. وبعبارة أخرى، فهو عنوان صندوق الوارد.

ومع ذلك، لضمان قدرة الشبكة على توزيع الفاتورة، حتى لو Peppol ID صحيحًا، يجب تضمين بعض المعلومات الإضافية. وهنا يكمن سبب فشل العديد من الموردين — فأنت بحاجة إلى إدخال إما رقم مرجعي للطلب أو رقم مرجعي للمشتري في السطر المخصص لذلك في الفاتورة الإلكترونية، وإلا فإن فاتورتك الإلكترونية ستتعطل في منتصف الطريق.

لا ينطبق "N/A" (معذرة على التلاعب اللفظي) على الحقول الإلزامية في الفواتير الإلكترونية. ومع ذلك، يقوم الموردون أحيانًا بكتابة "N/A" كنص بديل في حقول الرسائل، مثل مرجع الطلب أو المشتري المذكور سابقًا، عندما تفتقر المعلومات الكافية. وقد يكون ذلك أيضًا نتيجة لخطأ في إعداد الفاتورة من نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

لا تمنع المعلومات غير الصحيحة، مثل "غير متوفر"، توزيع الفواتير الإلكترونية عبر شبكة Peppol. ومع ذلك، فقد تتسبب في مشاكل وعمل إضافي للمستلم، حيث يتم تغذية نظام معالجة المعلومات ببيانات خاطئة.

تشير التقديرات المستندة إلى معلومات موثوقة إلى أن نسبة مذهلة تبلغ 1 من كل 20 فاتورة إلكترونية في شبكة Peppol تحتوي على عبارة «غير متوفر» في الحقول الإلزامية بدلاً من المعلومات الصحيحة.

لحسن الحظ، فإن هذه التحديات نادرة جدًّا. حافظ على تنظيم أنظمتك، وتخلَّ عن التركيز على ملفات PDF، وابقَ على اطلاع على إرشادات Peppol، ولن يكون لديك ما يدعو للقلق. قم بتنزيل دليلنا الخاص بالفواتير الإلكترونية عبر Peppol واحصل على مقدمة سريعة حول التبادل الإلكتروني للوثائق التجارية، وPeppol، وأنواع الرسائل، والمزيد.