Workbuster har länge hanterat order och fakturor åt Arbetsförmedlingens underleverantörer inom jobbmatchning. När Arbetsförmedlingen krävde att flödet skulle digitaliseras enligt en gemensam EU-standard, vände sig Workbuster till Qvalia.

En stor del av Arbetsförmedlingens traditionella service till arbetssökande är i dag privatiserad och utförs av externa leverantörer.

Företaget Workbuster har länge fungerat som en facilitator i order- och fakturaflödet mellan dessa parter, där bolaget stödjer runt 130 kunder som också är fristående aktörer till Arbetsförmedlingen.

Förra året kravställde Arbetsförmedlingen att flödet skulle digitaliseras och att det skulle ske via Peppol, ett europeiskt nätverk för utbyte av e-fakturor och andra affärsdokument, som snabbt vuxit till ett av världens största.

– Vi och våra kunder fick väldigt kort tid på oss att ställa om, kanske bara två månader, berättar Peter Spetz.

Efter att ha tillfrågat fyra, fem IT-leverantörer och VAN-tjänster varav ingen kunde leverera en lösning inom utsatt tid till ett rimligt pris, hittade man Qvalia. 

Företaget hade redan bra lösningar för fakturering enligt Peppol men inte en färdig lösning för orderhantering till samma standard.

En utmaning var de stora transaktionsvolymer som Workbuster hanterar. På den senaste 12-månadersperioden har man hanterat 250 000 nya deltagare till Arbetsförmedlingens program och där antalet transaktioner av fakturor och order ligger på närmare en miljon.

— Vi fick kontakt med Qvalia i september och i oktober var allt klart och första kunden igång. Det tog mindre än fyra veckor. Vi är otroligt nöjda med Qvalia, säger han. Qvalias huvudprodukt är en plattform där företag enkelt kan digitalisera och automatisera ekonomiprocesser inom inköp och försäljning. Plattformen är modulär och kan anpassas utifrån användarnas behov och önskemål inom e-fakturahantering, automatisk bokföring och analys. Plattformen kan också enkelt integreras med befintliga system, såsom affärssystem eller bokföringsprogram.

Henri Taipale är vd och grundare av Qvalia. Han berättar att man hade ett första möte med Workbuster på en fredag, och på följande måndag kunde man presentera en plan.

– På Qvalia är vi väldigt Peppol-orienterade. Hela vår infrastrukturlösning utgår från nätverket som stomme och digitaliseringen blir förutsättningen för våra automationslösningar inom till exempel bokföring och analys, säger han.

Jämfört med traditionell e-fakturering och e-orderhantering har Peppol flera fördelar. Det är enklare att komma igång med flöden och man behöver inte riskera tid och extra kostnader när fakturor exempelvis skickas mellan olika tjänsteleverantörer. Öppenheten och den internationella spridningen har gjort att nätverket är på god väg att bli den globala standarden för e-fakturering.

– Vi har en egen teknik för hela infrastrukturen, vilket gör att vi väldigt snabbt kan skapa skräddarsydda lösningar för våra kunder. Det utnyttjade vi när vi så fort kunde leverera vår lösning till Workbuster, avslutar Henri Taipale.