Peppol, ursprungligen en förkorting av Pan-European Public Procurement On-Line, är ett öppet och standardiserat nätverk för att förenkla B2B-transaktioner som e-fakturering, upphandling och andra affärsmeddelanden inom inköps och försäljningsprocesser. Nätverket utvecklades ursprungligen inom EU men har snabbt fått global spridning tack vare ett effektivt och lättanvänt sätt att hantera elektroniska affärstransaktioner.
Från punkt-till-punkt EDI till Peppol: affärsmeddelandens utveckling
Tidigare hanterades fakturor och andra affärsdokument manuellt – skapades, skrevs ut och skickades fysiskt – vilket innebar en tidskrävande och felbenägen process. I slutet av 1900-talet förändrade Electronic Data Interchange (EDI) detta radikalt. Det första EDI-meddelandet, ett fraktdokument, skickades redan 1965 via telex.
För att möjliggöra EDI växte Value-Added Networks (VAN) fram. Dessa nätverk fungerade som mellanhänder för att underlätta elektronisk kommunikation mellan företag. Även om VAN-nätverk tillförde viktiga funktioner såsom kryptering, loggning och datahantering, medförde de även betydande nackdelar: höga uppstartskostnader, komplex integration och begränsad flexibilitet – särskilt för små och medelstora företag.
Fördelarna med Peppol
Nätverket löser dessa utmaningar genom ett öppet och standardiserat ekosystem för affärskommunikation. Till skillnad från traditionella VAN-lösningar eller direkta EDI-kopplingar erbjuder Peppol:
- Enkel och snabb integration.
- Låg kostnad för transaktioner och drift.
- Skalbar global infrastruktur – i dag i bruk även utanför Europa, t.ex. i Australien, Nya Zeeland och Singapore.
Nätverket förvaltas av den ideella organisationen OpenPeppol, som säkerställer att nätverket utvecklas i takt med användarnas behov och teknisk innovation.
Läs mer om hur Peppol skiljer sig från andra lösningar för e-fakturahantering.
Så fungerar Peppol – en överblick av infrastrukturen
Nätverkets effektivitet bygger på fem centrala byggstenar:
- Standardiserade meddelandeformat (BIS) för olika delar av inköpsprocessen, såsom e-fakturor, e-ordrar, e-kataloger och svarsmeddeladen
- En gemensam digital infrastruktur för att skicka och ta emot meddelanden mellan företag via deras affärs- och ekonomisystem eller specialiserade appar
- Ett centralt register som förenklar identifiering av och kontakt med affärspartners anslutna till Peppol, samt visar hur e-handel kan bedrivas med dem och vilka meddelanden de kan hantera
- Gemensamma riktlinjer för samarbete mellan affärspartners och deras tjänsteleverantörer, inklusive regler för information och servicenivå
- OpenPeppol, en europeisk organisation med lokal närvaro som ansvarar för utveckling, underhåll och support av Peppol-relaterade frågor
Kommunikationen sker via certifierade Peppol-tjänsteleverantörer, som ansluter företag till nätverket utan behov av separata avtal eller tekniskt krävande integrationer.
Det använder den så kallade fyrahörnsmodellen, där både avsändare och mottagare är kopplade via sina respektive accesspunkter, oftast tjänsteleverantörer. Detta garanterar säker och pålitlig överföring utan att aktörerna behöver ha direkt kontakt eller tekniskt samarbete.
Till skillnad från traditionella VAN-lösningar eliminerar Peppol behovet av individuella integrationer mellan operatörer – vilket minskar komplexiteten och öppnar för bredare tillgänglighet och lägre kostnader.
Peppol-ID och identifierare
För att kunna ta emot affärsmeddelanden via Peppol krävs ett unikt ID – ett Peppol-ID. Det används för att adressera och skicka dokument i nätverket.
Exempel:
- Svenskt organisationsnummer:
0007:5567321707 - GLN-nummer:
0088:1234567891234
Ett Peppol-ID krävs endast för att ta emot dokument, inte för att skicka – vilket förenklar den första kontakten och sänker tröskeln för nya användare.
Prova vårt kostnadsfria Peppol ID-sökverktyg för att hitta registrerade företag.
Peppol BIS – meddelandetyper och profiler
Nätverkets meddelandestandard bygger på tydliga regler och strukturerade format för olika affärsscenarier.
- Meddelandetyper beskriver vilken sorts information som skickas (t.ex. faktura, kreditnota).
- Profiler definierar regelverket och datainnehåll för olika användningsfall, t.ex. e-fakturering eller inköp.
Vanliga Peppol-meddelanden:
- BIS Billing: Standardformat för e-fakturor.
- BIS Credit Note: För kreditfakturor och korrigeringar.
- BIS Invoice Response: Återkoppling och status på fakturor.
- BIS Order Only / Ordering / Advanced Ordering: För beställningar, med olika nivåer av komplexitet.
- BIS Despatch Advice: Aviseringar kring leveranser och logistik.
- BIS Catalogue: Produktkataloger för enkel delning av artikeldata.
- BIS Punch Out: Interaktiva e-handelslösningar för B2B.
Praktiska fördelar
Peppol ger tydliga operativa fördelar:
- Interoperabilitet: Enklare kommunikation mellan olika system och länder.
- Effektivitet: Snabb uppstart utan anpassade avtal eller tekniska hinder.
- Kostnadsbesparingar: Låg eller ingen transaktionskostnad.
- Regelefterlevnad: Uppfyller EU-krav och internationella standarder genom validerade format.
[Video] Grunderna i Peppol
Kom igång med Peppol – så gör du
- Välj en certifierad tjänsteleverantör (accesspunkt).
- Integrera i ditt befintliga affärssystem eller använd en molnplattform.
- Skaffa ett Peppol-ID för att kunna ta emot e-fakturor och andra dokument.
Processen är enkel, kostnadseffektiv och kräver ingen avancerad teknisk kompetens – det kan vara lika enkelt som att skicka ett mejl.
Kontakta oss
Qvalia är en komplett Peppol-tjänsteleverantör. Hantera, automatisera och visualisera dina försäljnings- och inköpstransaktioner med enkel tillgång och maximal nytta för din verksamhet.
Enkel integration med ditt befintliga affärssystem
Fullt stöd för alla meddelandetyper
Avancerad transaktionsloggning, datahantering och automatisering
Portallösningar för leverantörer med stöd för e-faktura och e-order
Tillförlitlig, säker och regelkonform transaktionshantering
Läs mer om hur våra lösningar ger dig effektiva Peppol-transaktioner – kontakta oss idag.
Mer innehåll
Peppol och e-ordrar
Ordlista
Sök Peppol-ID
