Le processus d'analyse des dépenses : un guide rapide pour les débutants

Votre organisation souffre-t-elle de dépenses inefficaces ? Les dépenses non autorisées grèvent-elles votre budget trimestriel ? Souhaitez-vous réduire les coûts, mais craignez-vous les conséquences potentielles d'une baisse de la qualité des produits ou d'une détérioration des opérations internes ? Les responsables d'autres services sont-ils réticents à l'idée de céder le contrôle des achats ? Voyons comment le processus d'analyse des dépenses peut vous aider.

Tels sont les problèmes que l'analyse des dépenses entend résoudre. En suivant ce processus populaire dans toutes les entreprises, vous saurez bientôt ce qui est acheté exactement, qui effectue les transactions au sein de l'entreprise et quels sont les fournisseurs auxquels vous faites appel. Vous pourrez même comparer les performances financières avec celles des années précédentes et suivre de près l'évolution des finances afin d'éviter tout dépassement accidentel du budget.

L'analyse des dépenses peut être une démarche complexe que toute entreprise doit entreprendre si elle souhaite optimiser ses dépenses d'approvisionnement. Les étapes suivies par une entreprise varient en fonction de ses besoins, mais parlons des étapes habituelles d'une initiative d'analyse des dépenses réussie.

Il n'est pas toujours évident de savoir où trouver toutes les activités de dépenses. Certains services enregistrent formellement toutes leurs factures, tandis que d'autres permettent aux membres du personnel d'effectuer des transactions mineures chaque fois qu'ils en ont besoin. Il en résulte que l'accès à ces données dépend largement de la qualité de votre système de comptabilité fournisseurs.

Tout service de l'entreprise peut être responsable d'un achat, qu'il s'agisse du service financier, du service marketing, du service des achats ou d'un autre service. Même les entreprises de taille moyenne finissent par effectuer des milliers de ces petits achats, et il est essentiel d'en assurer le suivi pour éviter les dépenses inconsidérées. Il est probable que vous ne couvriez pas toutes les sources de données sur les dépenses, mais faire un effort est déjà un grand pas en avant.

N'oubliez pas que tous les achats effectués par une entreprise ne servent pas à fabriquer des produits. Vous avez également besoin de dépenses indirectes, qui couvrent le marketing, le conseil, la maintenance, les voyages et d'autres services liés au maintien des opérations internes. Lors de l'analyse, tenez compte des dépenses directes et indirectes.

La meilleure solution est l'extraction automatisée. Il existe aujourd'hui des solutions pour gérer le processus d'analyse des dépenses qui s'intègrent aux équipes comptables, aux outils ERP et à d'autres sources de données pour automatiser le processus.

L'étape suivante consiste à extraire les données relatives aux dépenses et à les mettre dans un format facilement lisible par vos outils d'analyse. Ce processus, qui implique généralement la collecte des informations dans une base de données centrale, comporte des étapes telles que :

Au lieu de travailler avec un assortiment massif de factures individuelles, la classification des données relatives aux dépenses vous permet de travailler avec des groupes d'achats. Le code normalisé des produits et services des Nations unies (UNSPSC) est un système de taxonomie couramment utilisé.

Les analystes financiers surveillent certains indicateurs clés de performance. Pour les systèmes d'approvisionnement, il s'agit de la valeur moyenne des commandes, de la composition des fournisseurs, du montant dépensé par département ou catégorie de produits, et même des termes et conditions de vos contrats. Il en existe bien d'autres, il convient donc de trouver les indicateurs clés de performance les plus pertinents dans votre cas.

Plus les détails sont nombreux, plus les résultats sont utiles. L'analyse des dépenses se termine par votre capacité à modifier la manière dont l'entreprise effectue ses achats. Sur la base des résultats, il peut y avoir des possibilités de.. :

Une partie de la mise en œuvre de votre plan d'analyse des dépenses consiste à impliquer tous les services et la haute direction dans l'initiative d'analyse des dépenses. Il peut être difficile de convaincre d'autres responsables de changer leurs habitudes en matière d'approvisionnement en produits, c'est pourquoi il convient d'exposer clairement, dès le début, vos intentions et les avantages attendus.

Ce n'est un secret pour personne que l'analyse des dépenses est un outil puissant pour les entreprises de pratiquement tous les secteurs. L'étape suivante consiste à les mettre en pratique. Le plus grand défi consiste à mettre en place les processus adéquats pour libérer son véritable potentiel et à identifier les bons outils pour commencer. Excel n'est évidemment pas une option. Votre logiciel de comptabilité ne fera pas l'affaire.

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