Le travail manuel et les logiciels obsolètes ne font pas seulement ralentir les processus financiers et alourdir la charge de travail, ils présentent également un risque important de fuite de capitaux de votre entreprise sans que cela soit détecté, ce qui nuit à vos résultats financiers. Dans les entreprises qui traitent des volumes de transactions importants et des centaines de milliers, voire des millions de factures, les erreurs mineures dans les comptes fournisseurs peuvent entraîner des pertes importantes. Il s'agit là d'un défi pour les équipes financières que nous avons exploré dans notre série de rapports « Lost in transaction ».
Les erreurs dans les comptes fournisseurs apparaissent pour différentes raisons, mais elles entraînent toutes une charge de travail plus importante et des pertes financières pour votre processus. Voici les erreurs les plus fréquentes et les plus coûteuses :
Confusion autour de la TVA n° 1
La législation relative à la taxe sur la valeur ajoutée est complexe. Elle évolue au fil du temps, et chaque pays a ses propres règles et exceptions. Une petite erreur peut entraîner des pertes importantes en matière de déductions.
Erreurs de trop-perçu n° 2
Les erreurs manuelles lors du traitement des factures (par exemple, saisir un numéro erroné) ou une numérisation de mauvaise qualité constituent un risque d'associer des montants erronés aux paiements, ce qui entraîne un paiement sortant supérieur au montant initialement demandé.
Double paiements problématiques n° 3
Si une facture fournisseur est envoyée plusieurs fois ou si un rappel a été reçu, il existe un risque que les deux factures soient payées.
Notes de crédit inutilisées n° 4
De nombreuses entreprises ont des notes de crédit en suspens auprès de leurs fournisseurs, peut-être en raison d'incidents antérieurs qui ont été crédités. Celles-ci peuvent passer inaperçues et rester inutilisées. Vérifier s'il existe des crédits en suspens auprès des fournisseurs doit être considéré comme une bonne pratique commerciale.
Réductions manquées n° 5
Tout comme un consommateur lambda qui passe à côté de remises lors de ses achats alimentaires, les entreprises peuvent manquer des réductions auxquelles elles ont droit.
Bonus : pièges liés à la numérisation et à la reconnaissance optique de caractères (OCR)
Les données des factures fournisseurs sont souvent mal interprétées lors du processus de numérisation des factures papier, puis après le passage par la reconnaissance optique de caractères (OCR) des factures PDF. Imaginez ce qui peut se passer si votre fournisseur OCR vous donne un chiffre 5 alors que la facture originale indiquait un chiffre 2. Et si cela se répète des centaines, voire des milliers de fois ? Le risque est important que ces erreurs passent totalement inaperçues en aval du processus.
Correction des erreurs dans les comptes fournisseurs
Il existe plusieurs solutions pour éviter les erreurs dans les comptes fournisseurs, rationaliser et optimiser les processus, et réduire le risque de fuites de capitaux non détectées.
Les entreprises peuvent analyser et corriger les données historiques et obtenir des informations sur les faiblesses des processus en effectuant un recovery audit, un service d'exploration de données financières. Cela permet de s'assurer que les données historiques sont correctes et que les capitaux perdus sont correctement identifiés et récupérés.
À l'avenir, il n'y a guère d'autres options que la numérisation accrue. En mettant l'accent sur la qualité des données, le contrôle et l'automatisation, vous rendez vos processus beaucoup plus efficaces et pouvez réduire considérablement les risques. En adoptant des formats entièrement numériques, tels que la demande de factures électroniques à vos fournisseurs, vous avez déjà fait un grand pas vers l'élimination des erreurs dans les comptes fournisseurs.
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Le coût des erreurs dans les comptes fournisseurs
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