Qvalia-Anwender können unabhängig vom Format die Verwaltung von Lieferantenrechnungen, Lieferantenstammdaten, Abweichungsmanagement und vieles mehr automatisieren.

PDF-Scannen und -Konvertierung extrahiert, validiert und erweitert automatisch PDF-Rechnungen und andere Bilddateitypen. PDF-Rechnungen werden für eine einheitliche Verarbeitung in ein beliebiges XML-basiertes Rechnungsformat konvertiert.

Die Funktionen zur Rechnungsvalidierung validieren Rechnungen von zugelassenen Lieferanten auf der Grundlage rechtlicher Anforderungen und kundenspezifischer Regeln, z. B. Referenznummern. Das Abweichungsmanagement wird automatisch durchgeführt. Fehlerhafte Rechnungen werden zur Vervollständigung oder zur Anforderung einer Gutschriftrechnung an den Lieferanten zurückgeschickt.

Stammdatenmanagementfunktionen füllen Datensätze mit Informationen aus globalen Unternehmensdatenbanken, einschließlich automatischer Aktualisierungen und Überwachung. Zu den weiteren Funktionen gehört, dass Lieferanten, die über einen bestimmten Zeitraum nicht genutzt werden, automatisch inaktiv werden. Betrügerische Unternehmen werden blockiert. Änderungen des Unternehmensstatus oder der Kreditwürdigkeit werden überwacht.

Die Datenklassifizierung ermöglicht eine automatische Echtzeit-Kategorisierung von Rechnungspositionen. Qvalia verwendet UNSPSC als Standardtaxonomie, aber unsere KI kann dynamisch andere Klassifizierungssysteme verwenden. Mit kategorisierten Rechnungsposten wird die Ausgabenanalyse vereinfacht und liefert präzisere Erkenntnisse. Benutzer können unser Dashboard zur Ausgabenanalyse hinzufügen, um eine umfassende Visualisierungsoberfläche zu erhalten.

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