Användningen av e-fakturering och e-handel ökar inom offentlig sektor i Europa. När myndigheter och institutioner digitaliserar, automatiserar och skapar möjligheter för datadrivna beslut blir dessa tekniker viktiga för att skapa effektivitet, transparens och en effektiv användning av offentliga medel.
En ny rapport av DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) ger insikter från svenska kommuner, regioner samt statliga myndigheter, och visar på trender, utmaningar och framtida behov inom digital e-handel, digital inköpshantering och ekonomiadministration.
Vad är e-handel inom offentlig sektor?
I svensk offentlig sektor innebär e-handel den digitala hanteringen av inköpsprocesser mellan myndigheter och leverantörer. På engelska används ofta begreppet e-procurement. Målet är att öka effektivitet, transparens och kontroll i offentliga inköp. Upphandlingsmyndigheten definierar det enligt följande:
E-handel är ett sätt att skapa en effektiv inköpsprocess som ger fördelar både för köpare och leverantörer. E-handel innefattar processen efter tilldelat kontrakt till beställning, leverans och faktura.
Utvecklingen av e-handel inom offentlig sektor
Enligt rapporten håller e-handel på att bli standard inom offentlig sektor, drivet av behovet av bättre ekonomisk styrning och effektivitet vid stora inköpsvolymer.
- 70 procent av offentliga organisationer har infört e-handel, en ökning med fem procentenheter sedan 2021.
- Användningen korrelerar med organisationens storlek; större enheter har i högre grad fullt implementerade e-handelssystem.
- Förbrukningsvaror, livsmedel, IT-utrustning, expertutlåtanden och sjukvårdsprodukter är de vanligaste kategorierna.
- Implementeringsgraden är betydligt lägre för socialtjänst, personalrelaterade inköp, fordonsköp, transporter och byggprojekt.
Organisationer med e-handel breddar sina leverantörsnätverk och skickar elektroniska ordrar till fler leverantörer, vilket visar på en generell trend mot digitala inköpsramverk.
Fördelar med e-handel
Offentlig sektor ser tydliga fördelar med e-handel. På en femgradig skala ger regioner och kommuner värdet 4,6 respektive 4,5, medan statliga myndigheter ger värdet 3,9. Högst uppskattas förbättrad ekonomisk kontroll, följt av ökad effektivitet och bättre spårbarhet.
Dessutom har användningen av godkännandeprocesser före beställning ökat, vilket ytterligare stärker den ekonomiska styrningen.
E-fakturering och standardisering
E-fakturering är väl etablerat inom europeisk offentlig sektor, särskilt efter EU-direktivet 2014/55/EU om strukturerade elektroniska fakturor.
Några huvudinsikter från rapporten:
- 82 procent av alla mottagna leverantörsfakturor är e-fakturor, samma nivå som 2021.
- Automatiserad bokföring och attest växer; över 80 procent automatiserar kostnadsfördelning, och mer än 60 procent automatiserar attestflöden för återkommande fakturor såsom abonnemang.
- Andelen utgående e-fakturor till företag ökade från 24 procent till 50 procent, vilket visar på stark ökning inom B2G och B2B.
Trots framstegen har vissa kommuner och regioner fortsatt stora luckor i e-faktureringsadoption, vilket indikerar utmaningar med full implementering.
Peppols roll i digitala transaktioner
Peppol, det internationella nätverket för affärsmeddelanden, spelar en allt viktigare roll:
- 85 procent av offentliga organisationer använder Peppol för inkommande leverantörsfakturor, en ökning från 54 procent sedan förra mätningen.
- 58 procent använder Peppol för utgående fakturor, också detta en ökning.
- Drivkrafter för adoption är leverantörs- och kundkrav, juridisk efterlevnad och behovet av standardiserad e-fakturering.
Peppols tillväxt understryker vikten av internationell interoperabilitet och smidig digital fakturering över nationsgränserna.
Utmaningar och stödbehov
Trots framgångarna rapporterar offentliga organisationer betydande utmaningar:
- 41 procent behöver ytterligare stöd för utveckling av digitala inköps- och faktureringsprocesser.
- De största hindren är brist på ekonomiska och mänskliga resurser, följt av behovet av utbildning kring digital inköp och fakturering.
- Större myndigheter och regionala administrationer efterfrågar särskilt stöd kring leverantörskommunikation och regelefterlevnad.
Framtidens digitala inköp – viktiga insikter
Rapporten visar på en tydlig trend mot helt digitala och automatiserade ekonomiska flöden. Några viktiga insikter är:
- Fortsatt ökning av e-handel, trots ojämn implementering i olika sektorer.
- Ökad användning av AI och automation för fakturavalidering och attestering för att minska manuellt arbete och förbättra ekonomistyrning.
- Interoperabilitet och standardisering – Peppol blir avgörande för internationell e-fakturering.
- Investeringar i resurser och utbildning krävs för att säkerställa full implementering.
Rapporten bygger på en undersökning genomförd under perioden november 2024 till januari 2025 med 351 respondenter från kommuner, regioner och statliga myndigheter i Sverige. Svarsfrekvensen var 72 procent.
Vill du veta mer om digital transformation av affärstransaktioner för företag och myndigheter? Läs vårt whitepaper Uppkopplade affärer.
Fler artiklar
Reglerna för e-fakturering och digital rapportering förändras. Här är de nya internationella kraven inom e-fakturering 2025.
Traditionella lösningar för Value-Added Network (VAN) hamnar alltmer i skuggan av mer sömlösa, tillgängliga och kostnadseffektiva alternativ för kommunikation.
EN 16931 är den europeiska standarden för elektronisk fakturering, utvecklad för att standardisera e-faktureringen i Europa. Så här följer du standarden.