EN 16931 är en europeisk standard för elektronisk fakturering, formellt titulerad “Elektronisk fakturering – Semantisk datamodell för de grundläggande elementen i en elektronisk faktura.” Den utvecklades av den europeiska standardiseringskommittén (CEN) och syftar till att standardisera innehållet och strukturen för elektroniska fakturor i Europa samt uppfylla rättsliga krav.
Peppol BIS e-fakturaspecifikationer baseras på standarden EN 16931 vilket harmoniserar elektroniska faktureringsrutiner, främjar effektivitet, minskar kostnader samt möjliggör gränsöverskridande transaktioner.
Viktiga aspekter av EN 16931
- Semantisk datamodell: Definierar de grundläggande elementen och strukturen för en elektronisk faktura, vilket säkerställer konsekvens och interoperabilitet mellan olika system och länder.
- Grundelement: Denna sektion specificerar obligatoriska och valfria fält som måste inkluderas i en faktura, såsom köparens och leverantörens uppgifter, fakturarader, skatter och totalsummor.
- Regelefterlevnad: Hjälper företag att uppfylla EU-direktiv 2014/55/EU, som kräver elektronisk fakturering vid offentlig upphandling för att effektivisera processer och minska administrativa bördor.
- Interoperabilitet: Tillhandahåller en gemensam ram för datautbyte för att underlätta interoperabilitet mellan olika e-faktureringssystem och lösningar.
- Implementering: EN 16931 är utformad för utvecklare av mjukvara, företag och offentliga förvaltningar för att skapa, utbyta och bearbeta elektroniska fakturor effektivt och konsekvent.
Förhållandet mellan EN 16931 och Peppol BIS
Peppol BIS Billing-specifikationen är utformad för elektronisk fakturering och är fullt förenlig med standarden EN 16931. Peppol BIS Billing använder den semantiska datamodellen och de grundläggande elementen som definieras i EN 16931 för e-fakturor.
Peppol BIS säkerställer att de e-fakturor som utbyts inom Peppol-nätverket uppfyller EN-kraven, vilket underlättar interoperabilitet och efterlevnad av EU-regler.
Peppol BIS tillhandahåller en standardiserad metod för e-fakturering som kan används brett över hela Europa. Detta säkerställer att fakturor som utbyts genom Peppol är kompatibla med system som används av olika företag och offentliga förvaltningar.
Exempel: EN 16931 och Peppol BIS i en UBL-faktura
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
<!-- EN 16931 / Peppol BIS 3.0 identification -->
<cbc:CustomizationID>
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0
</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>
urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0
</cbc:ProfileID>
<!-- Core EN 16931 elements -->
<cbc:ID>INV-2025-000123</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2025-11-14</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2025-12-14</cbc:DueDate>
<cac:AccountingSupplierParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Supplier AB</cbc:Name>
</cac:PartyName>
</cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>
<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Buyer Oy</cbc:Name>
</cac:PartyName>
</cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>
<!-- Invoice lines, tax totals, legal monetary totals, etc. go here -->
</Invoice>EN 16931 är inte ett eget filformat, utan en gemensam struktur för vad en e-faktura ska innehålla. För att fakturan ska vara kompatibel används ett etablerat format – oftast UBL 2.1 – där standardens informationskrav uttrycks som XML-element.
I praktiken handlar efterlevnad om tre saker:
- Att använda rätt syntax, till exempel UBL 2.1
- Att ange vilken specifikation fakturan följer, till exempel Peppol BIS Billing 3.0
- Att uppfylla reglerna i EN 16931, som kontrollerar att belopp, datum, moms och affärsinformation är korrekta
När en faktura skickas via Peppol måste den därför innehålla rätt tekniska identifikatorer (CustomizationID och ProfileID). Dessa talar om för mottagaren – och valideringsmotorn – exakt vilket regelverk fakturan följer.
Qvalia följer fullt ut EN 16931 och Peppol BIS.