O2C étape par étape : Guide rapide du processus order-to-cash

Toute entreprise devrait connaître le processus order-to-cash . Les étapes de ce processus sont cruciales pour atteindre l'efficacité opérationnelle au sein de votre organisation, de son département financier et de ses comptes clients.

Quelles sont les étapes du processus O2C ?

Le processus order-to-cash peut être décomposé en plusieurs étapes générales : gestion des commandes, gestion du crédit, exécution, expédition, facturation, comptes clients, recouvrement des paiements et rapports.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur ces différentes étapes, sur leur impact sur votre organisation et sur les caractéristiques d'un processusorder-to-cash efficace.

Le point de départ du processus order-to-cash est le moment où le client passe une commande, qui peut se présenter sous la forme d'un formulaire :

Quoi qu'il en soit, la phase de gestion des commandes commence ici. Utiliser E-commandes pour garantir la rapidité et la qualité des données, et l'automatisation pour informer toutes les personnes concernées de la commande et des étapes suivantes. Ce n'est qu'à cette condition que vous pourrez garantir une exécution rapide et l'exactitude des commandes. Mettez en place des passerelles de paiement B2B si possible pour créer automatiquement E-commandes à partir de vos clients. Vous obtiendrez ainsi des clients satisfaits et un chiffre d'affaires plus élevé.

Si cet achat est le premier pour un client particulier, des vérifications de solvabilité peuvent être nécessaires. L'automatisation peut aider à prendre en charge la majeure partie du travail, tandis que les employés du service financier peuvent s'occuper des cas qui nécessitent une supervision plus complète.

La gestion du crédit est en grande partie le travail du service des comptes clients, car elle permet aux clients qualifiés de passer à l'exécution tout en veillant à ce que votre entreprise n'offre un crédit que lorsqu'elle en a besoin.

Du côté du vendeur, il est logique de mettre en place des pratiques de gestion des stocks adéquates afin de ne pas être en rupture de stock lorsqu'une nouvelle commande arrive.

Les solutions d'automatisation sont utiles pour conserver des enregistrements en temps réel lorsqu'ils sont nécessaires. Elles peuvent également vous aider à numériser vos commandes afin que les détails pertinents soient toujours lisibles. Les traiter par la voie traditionnelle du papier peut entraîner des erreurs et un manque d'efficacité.

Si vous ne pouvez pas honorer une commande, informez-en le client et procédez à une annulation afin d'éviter de nouvelles frustrations en matière de facturation.

La phase d'expédition du site order-to-cash s'appuie fortement sur une logistique précise pour garantir la fiabilité et la rapidité. Les délais d'expédition et les horaires d'enlèvement sont importants pour s'assurer que les commandes parviennent aux clients à temps.

Les retards de facturation sont connus pour ruiner l'expérience du client. Les retards et les inexactitudes sont gênants pour tout le monde, c'est pourquoi l'audit de votre processus de facturation vous aide à planifier votre trésorerie et à minimiser la frustration de vos clients.

e-facturation digitale La gestion de digitale est plus efficace et vous permet de mieux contrôler le contenu et l'exactitude de vos factures. Les avantages de e-facturation sont nombreux.

C'est pour cette raison que l'automatisation de la facturation a fait son apparition. Les factures nécessitent une quantité notoire de travail manuel et de points de données, notamment la date de la commande, les délais d'expédition, les spécificités du produit, etc. Alléger la charge de travail de votre personnel se traduit par une amélioration significative des performances.

Le service des comptes débiteurs est chargé de superviser les factures en souffrance et de réagir à toute erreur susceptible de retarder le paiement. Ces collaborateurs doivent généralement plonger dans les données du système order-to-cash afin de pouvoir émettre une facture révisée dans les plus brefs délais.

Si votre service des comptes clients est suffisamment efficace, il traitera les paiements des clients assez rapidement pour que votre processus O2C puisse les accepter. Dans le cas contraire, vous risquez de créer des frictions avec vos clients et de perturber vos estimations de trésorerie à long terme.

D'un autre côté, vous devez également prévoir que les clients soient en retard dans leurs paiements. Dans ce cas, le système doit automatiquement avertir ces clients s'ils tentent d'effectuer d'autres achats. De même, vos équipes financières doivent examiner les paiements en retard et prendre des décisions sur la base des prévisions d'endettement.

La connaissance de ce qui se passe dans votre processus order-to-cash est importante car elle vous permet de comprendre l'impact de ces activités financières sur le reste de votre entreprise :

C'est pourquoi de nombreux logiciels intègrent des fonctions de reporting et d'analyse. Order-to-cash est un processus fortement interconnecté ; une étape retardée peut entraîner des problèmes pour tout le reste. La direction utilise souvent des outils de reporting pour déceler les petits problèmes et les résoudre afin d'améliorer O2C en général.

Order-to-cash comporte de nombreuses facettes et demande beaucoup d'efforts pour être gérée efficacement. Mais saviez-vous qu'il n'est pas nécessaire d'effectuer toutes ces étapes manuellement ?

Pour naviguer dans les processus O2C complexes d'aujourd'hui et améliorer les ventes sur les marchés B2B, il faut disposer des bons outils. C'est pourquoi l'automatisation des processus O2C devient de plus en plus populaire.
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