10 yleisintä virhettä Peppol-verkkolaskutuksessa

Mitkä ovat yleisimmät verkkolaskutusvirheet ja virheet Peppol-verkostossa?

Peppol on loistava infrastruktuuri verkkolaskujen ja muiden liikeasiakirjojen vaihtoon. Se varmistaa, että yritysten talousprosessien syöttötiedot ovat jäsenneltyjä, digitaalisia ja välittömästi jaettavissa. Peppol-verkolla on monia etuja ostajille ja myyjille verrattuna perinteisiin VAN -palveluihin ja niin sanottuun operaattoriverkkoon. Se on kustannustehokkaampi, helpompi ottaa käyttöön ja käyttää, ja se tekee sähköisten asiakirjojen kansainvälisestä vaihdosta käytännössä vaivatonta, jos kaikki osapuolet ovat rekisteröityneet maahan, jossa Peppol on käytettävissä.

Verkko ei kuitenkaan ole vahvempi kuin sen heikoin lenkki. On haasteita, virheitä, väärinkäsityksiä, väärinkäyttöä ja jopa manuaalisia käsittelyvirheitä, joiden vuoksi verkkolaskujen vaihto Peppol-verkon kautta ei ole niin taitavaa kuin se voisi olla. Pahimmassa tapauksessa viestejä ei jaeta vastaanottajalle. Tässä ovat yleisimmät virheet Peppol-verkon käytössä.

Perinteisesti VAN -palvelut edellyttävät sekä sisäistä että ylimääräistä päästä päähän -testausta jokaisen uuden asennuksen yhteydessä.

Vaikka tämä rutiini on vakiintunut ja tuottava operaattoreille, se on tarpeeton Peppol-verkossa. Järjestelmän ja Peppol-liityntäpisteen välisen yhteyden testaus voi edelleen olla tärkeää joissakin tapauksissa, mutta testaus itse Peppol-verkossa on tarpeetonta.

Jokainen yritys, jolla on Peppol-yhteys, voi saada välittömästi Peppol BIS Billing 3 -verkkolaskuja. Tarvitset vain Peppol ID.

Ei ole harvinaista, että Peppolissa laskurivejä käytetään säiliönä lisätiedoille, jotka eivät ole rivitietoja, kuten viestejä maksuista, pankkitietoja tai korkoja. Laskurivejä tulisi käyttää vain myytyjen tuotteiden ja palveluiden määrittelyyn - muut tiedot sotkevat asiakkaan järjestelmää.

Laskurivi voi sisältää:

Joskus kiertotiet toimivat, joskus eivät. Törmäämme säännöllisesti toimittajiin, jotka yrittävät luoda uudelleen PDF-tiedostojen rakenteen sähköisiä laskuja laatiessaan.

Joskus yritykset käyttävät laskutusjärjestelmiä ja toiminnanohjausjärjestelmiä, jotka perustuvat PDF-tiedostojen hallintaan ja PDF-kuvatiedoston muuntamiseen sähköiseen muotoon, jotta ne voidaan antaa asiakkaille, joilla on verkkolaskuvaatimuksia.

Seurauksena on tietojen heikko laatu laadukkaassa muodossa, virheriski ja vastaanottajan kannalta vaikeampi käsittely.

Eikö siellä ole mitään? Toinen yleinen virhe, joka johtuu usein PDF-tiedoston emuloinnista, on tyhjien laskurivien jättäminen verkkolaskuun. Ilmeisesti ne syötetään rivinvaihtona.

Kun otetaan huomioon verkkolaskujen digitaalinen luonne, se on intuition vastainen käytäntö, sillä vastaanottaja voi visualisoida tiedot haluamallaan tavalla omassa järjestelmässään. Lisäksi se haittaa tapahtumien käsittelyä vastaanottajan järjestelmässä.

Laskun rivien ei pitäisi koskaan sisältää muita tietoja kuin ostettuja tuotteita tai palveluja. Jotkin toimittajat kuitenkin syöttävät sähköisiin laskuihin oletusarvoisesti muita tietoja, mikä johtuu vanhoista järjestelmistä tai siitä, että he eivät ymmärrä, miten sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja tulisi hallita.

Me kaikki tiedämme, että PDF-tiedostot voivat joskus olla törkeän suuria, ja sen seurauksena sähköpostiviestejä palautuu ja tiedostot avautuvat minuuttien pituisina.

Sähköisessä laskutuksessa on kyse samasta asiasta. Vaikka OpenPeppol, voittoa tavoittelematon organisaatio, joka vastaa Peppol-pelikirjasta - siitä, miten viestintä verkossa tapahtuu - on hiljattain nostanut tiedostokokoa 10 MB:stä 100 MB:iin, se voi silti olla ongelma.

Peppol Access Points -yhteyspisteillä voi olla myös yksilöllisiä rajoituksia, jotka poikkeavat virallisista ohjeista. Esimerkiksi kun verkkolaskun liitteenä jaetaan suuria kuvatiedostoja, jotka sisältävät piirustuksia, valokuvia ja muuta graafista sisältöä, tiedostokoko voi nopeasti ylittää joko verkon tai vastaanottajan Access Pointin rajoituksen.

Tiedostokokoja kasvattavat myös liitetyt korkearesoluutioiset PDF-laskut (>600 dpi), joita ei edes sallita. Peppol. Siitä lisää seuraavassa jaksossa.

Sähköisten laskujen ja muiden sähköisten liiketoiminta-asiakirjojen tarkoituksena on yksinkertaistaa strukturoitujen liiketoimia koskevien tietojen vaihtoa. PDF-tiedostojen kaltaisilla kuvatiedostoilla ei pitäisi olla keskeistä roolia elintärkeiden tietojen siirrossa, jos haluat, että prosessisi on digitaalinen.

Jotkin toimittajat käyttävät kuitenkin verkkolaskuverkkoja lähettäessään PDF-laskuja liitetiedostoina ja sisällyttäessään näihin tiedostoihin olennaisia tietoja, joita ei ole sisällytetty jäsenneltyyn verkkolasku-sanomaan.

Sen lisäksi, että käsittely on vastaanottajalle paljon manuaalisempaa, mikä vaikuttaa tehokkuuteen ja riskeihin, se on myös useimpien verkkojen, erityisesti Peppolin, käyttöehtojen vastaista:

Tuote- ja palveluluokitustiedot ovat piilotettu helmi verkkolaskujen hallinnassa. Edistyksellisimmissä yrityksissä on usein kunnianhimoisena tavoitteena ottaa kaikki hyöty irti transaktiodatasta - ja samalla tarjota loistava ostajamatka myös kaikkein edistyneimmille asiakkaille.

Vaikka tämä ei sinänsä olekaan virhe, se on epäilemättä monille yrityksille sähköisen laskutuksen käyttötapaus, jossa on paljon parantamisen varaa. Kyky tarjota myytyjen tuotteiden ja palvelujen luokittelutietoja helpottaa analytiikkaa ja kirjanpitoa toimittajien ja asiakkaiden kannalta. Vaikka se ei olekaanlakisääteinen vaatimus laskutustiedoista, se on kuitenkin yhä useammin kysytty metatietolaji.

Suosittelemme käyttämään automaattista UNSPSC-luokittelua, joka on integroitu verkkolaskujen käsittelyohjelmistoon, jotta vältytään virheiltä ja lisäohjelmiston tarpeelta.

Voit lukea lisää erilaisista luokittelutyypeistä ja käyttötapauksista opastuksestamme kulutuksen analysointiin.

Peppol ID on ainoa päätepistetieto, jota tarvitset varmistaaksesi, että verkkolasku päätyy oikealle vastaanottajalle. Se on toisin sanoen postilaatikon osoite.

Jotta verkko voi kuitenkin jakaa laskun, vaikka Peppol ID olisi oikea, siihen on liitettävä joitakin lisätietoja. Tässä kohtaa liian monet toimittajat epäonnistuvat - verkkolaskuun on syötettävä joko tilausviite tai ostajan viite sille varattuun riviin, tai muuten verkkolasku juuttuu puolitiehen.

Sähköisten laskujen pakollisiin tietokenttiin ei voida soveltaa (anteeksi sanaleikki) N/A-merkintää. Tavarantoimittajat täyttävät kuitenkin toisinaan "N/A" korvaavana tekstinä viestikenttiin, kuten aiemmin mainittuihin tilaus- tai ostajaviitteisiin, kun heillä ei ole riittävästi tietoa. Tämä voi johtua myös siitä, että laskun luonti on kalibroitu väärin toiminnanohjausjärjestelmästä.

Virheelliset tiedot, kuten "N/A", eivät estä verkkolaskujen jakelua Peppolissa. Silti se voi aiheuttaa ongelmia ja lisätyötä vastaanottajalle, kun tietojenkäsittelyyn syötetään vääriä tietoja.

Tietoon perustuvan arvion mukaan Peppol-verkon 20 sähköisestä laskusta huikeassa 1:ssä on pakollisissa kentissä kelvollisten tietojen sijasta "N/A".

Onneksi nämä haasteet ovat melko harvinaisia. Pidä järjestelmät kunnossa, unohda keskittyä PDF-tiedostoihin ja noudata Peppol-ohjeita, niin sinulla ei ole mitään syytä huoleen. Lataa Peppol-verkkolaskutusoppaamme ja saat nopean johdannon liikeasiakirjojen sähköiseen vaihtoon, Peppoliin, sanomatyyppeihin ja muuhun.