10 vanligste feil og mangler ved e-fakturering i Peppol

Hva er de vanligste feilene ved e-fakturering i Peppol-nettverket?

Peppol er en utmerket infrastruktur for utveksling av e-fakturaer og andre forretningsdokumenter. Den sørger for at inngangsdataene til bedriftenes økonomiske prosesser er strukturerte, digitale og distribueres umiddelbart. Peppol-nettverket har mange fordeler for kjøpere og selgere sammenlignet med tradisjonelle VAN tjenester og det såkalte operatørnettverket. Det er mer kostnadseffektivt, enklere å implementere og bruke, og det gjør internasjonal utveksling av e-dokumenter praktisk talt uanstrengt hvis alle parter er registrert i et land der Peppol er tilgjengelig.

Nettverket er imidlertid ikke sterkere enn sine svakeste ledd. Det finnes utfordringer, feil, misforståelser, feilbruk og til og med manuelle håndteringsfeil som gjør at utvekslingen av e-fakturaer via Peppol-nettverket ikke er så god som den kunne vært. I verste fall blir ikke meldingene distribuert til mottakeren. Her er de vanligste feilene ved bruk av Peppol-nettverket.

Tradisjonelt krever VAN tjenester både intern og ekstra ende-til-ende-testing for alle nye oppsett.

Selv om denne rutinen er veletablert og lukrativ for operatørene, er den overflødig i Peppol-nettverket. Tilkoblingstesting mellom systemet ditt og Peppol Access Point kan fortsatt være relevant i noen tilfeller, men testing i selve Peppol-nettverket er unødvendig.

Alle bedrifter med Peppol-tilgang kan umiddelbart motta Peppol BIS Billing 3 e-fakturaer. Det eneste du trenger er en Peppol ID.

Det er ikke uvanlig at fakturalinjer i Peppol brukes som en beholder for tilleggsinformasjon som ikke er varelinjedata, for eksempel meldinger om betalinger, bankopplysninger eller renter. Fakturalinjer skal kun brukes til å spesifisere solgte produkter og tjenester - annen informasjon forstyrrer kundens system.

Fakturalinjen kan inneholde:

Noen ganger fungerer løsningene, andre ganger ikke. Vi støter jevnlig på leverandører som prøver å gjenskape strukturen i PDF-filer når de utsteder elektroniske fakturaer.

Noen ganger bruker bedrifter faktureringssystemer og ERP-systemer som er basert på håndtering av PDF-filer og omforming av PDF-bildefilen til et elektronisk format for å kunne utstede fakturaer til kunder med krav om e-faktura.

Konsekvensen er lav datakvalitet i et høykvalitetsformat, risiko for feil og vanskeligere behandling for mottakeren.

Ingenting der? En annen vanlig feil, ofte som følge av emulering av en PDF-fil, er å etterlate tomme fakturalinjer i e-fakturaen. Tilsynelatende legges de inn som et linjeskift.

Med tanke på e-fakturaens digitale natur er dette en kontraintuitiv praksis, ettersom mottakeren kan visualisere informasjonen på hvilken som helst måte i sitt system. Det påvirker også behandlingen av transaksjoner i mottakerens system.

Fakturalinjer skal aldri inneholde annen informasjon enn kjøpte produkter eller tjenester. Noen leverandører legger likevel inn annen informasjon i e-fakturaer som standard som følge av eldre systemer eller manglende forståelse for hvordan elektroniske forretningsdokumenter skal håndteres.

Vi vet alle at PDF-filer av og til kan være vanvittig store, noe som kan føre til at e-poster spretter og at filene åpnes i flere minutter.

I e-fakturering er det det samme. Selv om OpenPeppol, den styrende ideelle organisasjonen med ansvar for Peppol playbook - hvordan kommunikasjonen i nettverket gjennomføres - nylig har økt filstørrelsen fra totalt 10 MB til 100 MB, kan det fortsatt være et problem.

Peppol Access Points kan også ha individuelle begrensninger som avviker fra de offisielle retningslinjene. Når for eksempel store bildefiler som inneholder tegninger, bilder og annet grafisk innhold distribueres som vedlegg til e-fakturaen, kan filstørrelsen raskt overskride grensen for enten nettverket eller mottakerens aksesspunkt.

Filstørrelsene øker også med vedlagte høyoppløselige PDF-fakturaer (>600 dpi) - som ikke engang er tillatt i. Peppol. Mer om det i neste avsnitt.

Formålet med e-fakturaer og andre elektroniske forretningsdokumenter er å forenkle utvekslingen av strukturerte transaksjonsdata. Bildefiler som PDF-filer bør ikke spille en sentral rolle i overføringen av viktig informasjon hvis du ønsker en digital prosess.

Noen leverandører bruker imidlertid e-fakturanettverk til å sende PDF-fakturaer som vedlegg og inkluderer i disse filene viktig informasjon som ikke er lagt inn i den strukturerte e-fakturameldingen.

I tillegg til å gjøre behandlingen mye mer manuell for mottakeren, med alt det innebærer med hensyn til effektivitet og risiko, er det også i strid med vilkårene for bruk i de fleste nettverk, særlig i Peppol:

Kategoriseringsdata for produkter og tjenester er en skjult perle i håndteringen av e-fakturaer. For de mest fremtidsrettede selskapene er ambisjonen ofte å få mest mulig ut av transaksjonsdataene - og samtidig skape en god kjøpsreise for selv de mest avanserte kundene.

Selv om dette ikke er en feil i seg selv, er det utvilsomt et bruksområde for e-faktura med betydelig forbedringspotensial for mange bedrifter. Muligheten til å kategorisere solgte produkter og tjenester gjør det enklere for leverandører og kunder å analysere og føre regnskap. Selv om dette ikke er etlovpålagt krav til fakturainformasjon, er det likevel en stadig mer etterspurt type metadata.

Vi anbefaler å bruke automatisk UNSPSC-klassifisering integrert i e-fakturaprogramvaren for å unngå feil og behov for tilleggsprogramvare.

Du kan finne ut mer om ulike typer kategorisering og brukstilfeller i vår veiledning om utgiftsanalyse.

Peppol ID er den eneste endepunktsinformasjonen du trenger for å sikre at e-fakturaen kommer frem til riktig mottaker. Det er med andre ord innboksadressen.

For å sikre at nettverket kan distribuere fakturaen, selv om Peppol ID er korrekt, må det imidlertid legges til noen tilleggsopplysninger. Det er her altfor mange leverandører feiler - du må enten legge inn en bestillingsreferanse eller en kjøperreferanse i e-fakturaen på den angitte linjen, ellers vil e-fakturaen bli stående fast på halvveien.

N/A er ikke aktuelt (unnskyld ordspillet) for obligatoriske informasjonsfelt i e-fakturaer. Det hender imidlertid at leverandører fyller ut "N/A" som erstatningstekst i meldingsfelt, for eksempel tidligere nevnte ordre- eller kjøperreferanse, når de mangler tilstrekkelig informasjon. Det kan også være et resultat av feilkalibrert fakturaoppretting fra ERP-systemet.

Ugyldig informasjon som "N/A" forhindrer ikke at e-fakturaer distribueres i Peppol. Det kan likevel føre til problemer og ekstraarbeid for mottakeren, ettersom informasjonsbehandlingen blir matet med feil data.

En kvalifisert gjetning er at svimlende 1 av 20 e-fakturaer i Peppol-nettverket har "N/A" angitt i obligatoriske felt i stedet for gyldig informasjon.

Heldigvis er disse utfordringene ganske sjeldne. Hold orden i systemene dine, slipp fokuset på PDF-filer og følg Peppol-retningslinjene, så har du ikke noe å bekymre deg for. Last ned vår guide til Peppol e-fakturering og få en rask innføring i elektronisk utveksling av forretningsdokumenter, Peppol, meldingstyper og mer.