Die 10 häufigsten Fehler und Irrtümer bei der elektronischen Rechnungsstellung in Peppol

Was sind die häufigsten Fehler bei der elektronischen Rechnungsstellung im Peppol-Netzwerk?

Peppol ist eine hervorragende Infrastruktur für den Austausch von elektronischen Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. Sie sorgt dafür, dass die Eingangsdaten für die Finanzprozesse der Unternehmen strukturiert, digital und sofort verteilt werden. Das Peppol-Netz bietet Käufern und Verkäufern viele Vorteile im Vergleich zu den traditionellen VAN -Diensten und dem sogenannten Betreibernetz. Es ist kosteneffizienter, einfacher zu implementieren und zu nutzen, und es macht den internationalen Austausch von E-Dokumenten praktisch mühelos, wenn alle Parteien in einem Land registriert sind, in dem Peppol verfügbar ist.

Das Netz ist jedoch nicht stärker als seine schwächsten Glieder. Es gibt Herausforderungen, Fehler, Missverständnisse, Missbrauch und sogar manuelle Handhabungsfehler, die dazu führen, dass der Austausch von elektronischen Rechnungen über das Peppol-Netz nicht so gut funktioniert, wie er könnte. Im schlimmsten Fall werden die Nachrichten nicht an den Empfänger weitergeleitet. Hier sind die häufigsten Fehler bei der Nutzung des Peppol-Netzwerks.

Traditionell erfordern die Dienste von VAN bei jeder Neueinrichtung sowohl interne als auch zusätzliche End-to-End-Tests.

Obwohl diese Routine gut etabliert und für die Betreiber lukrativ ist, ist sie im Peppol-Netz überflüssig. Die Prüfung der Konnektivität zwischen Ihrem System und Ihrem Peppol-Zugangspunkt mag in einigen Fällen noch relevant sein, aber die Prüfung im Peppol-Netz selbst ist unnötig.

Jedes Unternehmen mit Peppol-Zugang kann sofort Peppol BIS Billing 3 e-Rechnungen erhalten. Das Einzige, was Sie brauchen, ist ein Peppol ID.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Rechnungszeilen in Peppol als Container für zusätzliche Informationen verwendet werden, die keine Positionsdaten sind, wie z.B. Nachrichten über Zahlungen, Bankverbindungen oder Zinssätze. Rechnungszeilen sollten nur zur Angabe der verkauften Produkte und Dienstleistungen verwendet werden - andere Informationen bringen das System Ihres Kunden durcheinander.

Die Rechnungszeile kann enthalten:

Manchmal funktionieren Umgehungslösungen, manchmal nicht. Wir treffen regelmäßig auf Lieferanten, die versuchen, die Struktur von PDF-Dateien nachzubilden, wenn sie elektronische Rechnungen ausstellen.

Manchmal verwenden Unternehmen Fakturierungssysteme und ERPs, die auf der Verwaltung von PDFs und der Umwandlung der PDF-Bilddatei in ein elektronisches Format basieren, um Kunden, die elektronische Rechnungen benötigen, diese ausstellen zu können.

Die Folge sind eine geringe Datenqualität in einem hochwertigen Format, Fehlerrisiken und eine erschwerte Verarbeitung für den Empfänger.

Nichts da? Ein weiterer häufiger Fehler, der oft auf die Emulation einer PDF-Datei zurückzuführen ist, sind leere Rechnungszeilen in der elektronischen Rechnung. Offenbar werden sie als Zeilenumbruch eingegeben.

Angesichts des digitalen Charakters elektronischer Rechnungen ist dies eine kontraintuitive Praxis, da der Empfänger die Informationen in seinem System auf beliebige Weise darstellen kann. Außerdem beeinträchtigt sie die Verarbeitung von Transaktionen im System des Empfängers.

Rechnungszeilen sollten niemals andere Informationen als die gekauften Produkte oder Dienstleistungen enthalten. Dennoch geben einige Lieferanten standardmäßig andere Informationen in elektronische Rechnungen ein, weil sie über alte Systeme verfügen oder nicht wissen, wie sie elektronische Geschäftsdokumente verwalten sollen.

Wir alle wissen, dass PDF-Dateien manchmal unverschämt groß sein können, was dazu führt, dass E-Mails gebounct werden und die Dateien minutenlang geöffnet werden.

Bei der elektronischen Rechnungsstellung ist es das Gleiche. Auch wenn OpenPeppol, die maßgebliche Non-Profit-Organisation, die für das Peppol-Playbook zuständig ist - also dafür, wie die Kommunikation im Netz abläuft -, vor kurzem die Dateigröße von insgesamt 10 MB auf 100 MB erhöht hat, kann das immer noch ein Problem sein.

Peppol Access Points können auch individuelle Beschränkungen haben, die von den offiziellen Richtlinien abweichen. Wenn beispielsweise große Bilddateien mit Plänen, Fotos und anderen grafischen Inhalten als Anhang zur elektronischen Rechnung übermittelt werden, kann die Dateigröße schnell das Limit des Netzwerks oder des Access Points des Empfängers überschreiten.

Die Dateigrößen steigen auch mit angehängten hochauflösenden PDF-Rechnungen (>600 dpi) - die in Peppol nicht einmal erlaubt sind. Peppol. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Der Zweck elektronischer Rechnungen und anderer elektronischer Geschäftsdokumente besteht darin, den Austausch strukturierter Transaktionsdaten zu vereinfachen. Bilddateien wie PDFs sollten bei der Übermittlung Ihrer wichtigen Informationen keine zentrale Rolle spielen, wenn Sie Ihren Prozess digital gestalten wollen.

Einige Lieferanten nutzen jedoch E-Invoice-Netze, um PDF-Rechnungen als Anhänge zu versenden, und fügen diesen Dateien wichtige Informationen bei, die nicht in die strukturierte E-Invoice-Nachricht aufgenommen werden.

Abgesehen davon, dass die Bearbeitung für den Empfänger sehr viel manueller ist, was sich auf die Effizienz und die Risiken auswirkt, verstößt dies auch gegen die Nutzungsbedingungen der meisten Netze, insbesondere von Peppol:

Produkt- und Dienstleistungskategorisierungsdaten sind ein verborgenes Juwel bei der Verwaltung von elektronischen Rechnungen. Die fortschrittlichsten Unternehmen sind oft bestrebt, das Beste aus den Transaktionsdaten herauszuholen - und gleichzeitig selbst den fortschrittlichsten Kunden eine großartige Customer Journey zu bieten.

Auch wenn dies nicht per se ein Fehler ist, handelt es sich für viele Unternehmen zweifellos um einen Anwendungsfall für elektronische Rechnungen mit erheblichem Verbesserungspotenzial. Die Möglichkeit, Daten zur Kategorisierung der verkauften Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen, erleichtert Lieferanten und Kunden die Analyse und Abrechnung. Auch wenn es sich dabei nicht um einegesetzliche Anforderung an Rechnungsinformationen handelt, so ist dies doch eine zunehmend geforderte Art von Metadaten.

Wir empfehlen die Verwendung der automatischen UNSPSC-Klassifizierung, die in die Software für die elektronische Rechnungsverarbeitung integriert ist, um Fehler und die Notwendigkeit einer zusätzlichen Software zu vermeiden.

Weitere Informationen über die verschiedenen Arten der Kategorisierung und Anwendungsfälle finden Sie in unserem Leitfaden zur Ausgabenanalyse.

Die Peppol ID ist die einzige Endpunktinformation, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Ihre elektronische Rechnung den richtigen Empfänger erreicht. Mit anderen Worten, es handelt sich um die Posteingangsadresse.

Um jedoch sicherzustellen, dass das Netz die Rechnung verteilen kann, auch wenn die Peppol ID korrekt ist, müssen einige zusätzliche Informationen aufgenommen werden. Hier scheitern zu viele Lieferanten: Sie müssen entweder eine Bestell- oder eine Käuferreferenz in die elektronische Rechnung in der dafür vorgesehenen Zeile eingeben, sonst bleibt die elektronische Rechnung auf halbem Weg stecken.

N/A ist nicht anwendbar (entschuldigen Sie das Wortspiel) für obligatorische Informationsfelder in e-Rechnungen. Dennoch geben Lieferanten gelegentlich "N/A" als Ersatztext in Nachrichtenfelder ein, wie z. B. die bereits erwähnte Bestell- oder Käuferreferenz, wenn sie nicht genügend Informationen haben. Dies kann auch das Ergebnis einer falsch kalibrierten Rechnungserstellung durch das ERP sein.

Ungültige Angaben wie "N/A" verhindern nicht, dass elektronische Rechnungen im Peppol verteilt werden. Dennoch können sie Probleme und zusätzliche Arbeit für den Empfänger verursachen, da die Informationsverarbeitung mit falschen Daten gespeist wird.

Eine fundierte Schätzung besagt, dass bei einer von 20 elektronischen Rechnungen im Peppol-Netz in den Pflichtfeldern "N/A" anstelle von gültigen Informationen angegeben ist.

Zum Glück sind diese Herausforderungen eher selten. Wenn Sie Ihre Systeme in Ordnung halten, sich von der Konzentration auf PDFs lösen und die Peppol-Richtlinien im Auge behalten, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Laden Sie unseren Leitfaden zur elektronischen Rechnungsstellung mit Peppol herunter und erhalten Sie eine kurze Einführung in den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, Peppol, Nachrichtentypen und vieles mehr.