10 erreurs et fautes les plus courantes sur e-facturation à Peppol

Quelles sont les erreurs les plus courantes sur le site e-facturation dans le réseau Peppol ?

Peppol est une excellente infrastructure pour l'échange de factures électroniques et d'autres documents commerciaux. Il garantit que les données d'entrée des processus financiers des entreprises sont structurées, digitale, et distribuées instantanément. Le réseau Peppol présente de nombreux avantages pour les acheteurs et les vendeurs par rapport aux services traditionnels VAN et au réseau dit d'opérateurs. Il est plus rentable, plus facile à mettre en œuvre et à utiliser, et il rend l'échange international de documents électroniques pratiquement sans effort si toutes les parties sont enregistrées dans un pays où Peppol est disponible.

Toutefois, le réseau n'est pas plus fort que ses maillons les plus faibles. Il existe des difficultés, des erreurs, des idées fausses, une mauvaise utilisation et même des erreurs de manipulation manuelle qui font que l'échange de factures électroniques via le réseau Peppol n'est pas aussi efficace qu'il pourrait l'être. Dans le pire des cas, les messages ne seront pas distribués au destinataire. Voici les erreurs les plus courantes dans l'utilisation du réseau Peppol.

Traditionnellement, les services VAN nécessitent des tests internes et supplémentaires de bout en bout pour toute nouvelle installation.

Bien que cette routine soit bien établie et lucrative pour les opérateurs, elle est redondante dans le réseau Peppol. Les tests de connectivité entre votre système et votre point d'accès Peppol peuvent encore être utiles dans certains cas, mais les tests dans le réseau Peppol lui-même sont inutiles.

Chaque entreprise disposant d'un accès à Peppol peut immédiatement recevoir des factures électroniques sur le site Peppol BIS Billing 3 . La seule chose dont vous avez besoin est un Peppol ID.

Il n'est pas rare que les lignes de facture dans Peppol soient utilisées comme un conteneur pour des informations supplémentaires qui ne sont pas des données de ligne, telles que des messages sur les paiements, les détails bancaires ou les taux d'intérêt. Les lignes de facture ne doivent être utilisées que pour spécifier les produits et services vendus - toute autre information perturbe le système de votre client.

La ligne de la facture peut contenir

Parfois, les solutions de contournement fonctionnent, parfois non. Nous rencontrons régulièrement des fournisseurs qui essaient de recréer la structure des PDF lorsqu'ils émettent des factures électroniques.

Parfois, les entreprises utilisent des systèmes de facturation et des ERP basés sur la gestion des PDF, et transforment le fichier image PDF en format électronique pour pouvoir l'envoyer aux clients ayant des exigences E-facture .

Il en résulte une faible qualité des données dans un format de haute qualité, des risques d'erreur et un traitement plus difficile pour le destinataire.

Il n'y a rien ? Une autre erreur fréquente, souvent due à l'émulation d'un PDF, consiste à laisser des lignes de facture vierges dans le site E-facture. Apparemment, elles sont saisies comme un saut de ligne.

Étant donné la nature de digitale des factures électroniques, il s'agit d'une pratique contre-intuitive car le destinataire peut visualiser les informations de la manière qu'il souhaite dans son système. En outre, elle nuit au traitement des transactions dans le système du destinataire.

Les lignes de la facture ne devraient jamais contenir d'informations autres que les produits ou services achetés. Néanmoins, d'autres informations sont introduites par défaut dans les factures électroniques par certains fournisseurs en raison de systèmes existants ou d'un manque de compréhension de la manière de gérer les documents commerciaux électroniques.

Nous savons tous que les fichiers PDF peuvent parfois être excessivement volumineux, avec pour conséquence des courriers électroniques non reçus et des ouvertures de fichiers qui durent des minutes.

Sur e-facturation, c'est la même chose. Même si OpenPeppol, l'organisation à but non lucratif responsable du manuel de jeu de Peppol - la façon dont la communication dans le réseau est menée - a récemment augmenté la taille des fichiers d'un total de 10 MB à 100 MB, cela peut encore être un problème.

Les points d'accès Peppol peuvent également avoir des limites individuelles qui diffèrent des directives officielles. Par exemple, lorsque des fichiers images volumineux contenant des plans, des photos et d'autres contenus graphiques sont distribués en pièce jointe à l'adresse E-facture, la taille du fichier peut rapidement dépasser la limite du réseau ou du point d'accès du destinataire.

La taille des fichiers augmente également lorsque des factures PDF haute résolution (>600 dpi) sont jointes, ce qui n'est même pas autorisé dans Peppol. Peppol. Plus d'informations à ce sujet dans le prochain segment.

L'objectif des factures électroniques et autres documents commerciaux électroniques est de simplifier l'échange de données transactionnelles structurées. Les fichiers images tels que les PDF ne doivent pas jouer un rôle clé dans le transfert de vos informations vitales si vous voulez que votre processus soit digitale.

Cependant, certains fournisseurs utilisent les réseaux E-facture pour envoyer des factures PDF en pièces jointes et incluent dans ces fichiers des informations essentielles qui ne sont pas introduites dans le message structuré E-facture .

En plus de rendre le traitement beaucoup plus manuel pour le destinataire, avec toutes ses implications en termes d'efficacité et de risques, il est également contraire aux conditions d'utilisation de la plupart des réseaux, en particulier à Peppol :

Les données relatives à la catégorisation des produits et des services constituent un joyau caché dans la gestion des factures électroniques. Pour les entreprises les plus avant-gardistes, l'ambition est souvent de tirer le meilleur parti des données transactionnelles - et, en même temps, d'offrir un excellent parcours d'achat même aux clients les plus avancés.

Même s'il ne s'agit pas d'une erreur en soi, il s'agit sans aucun doute, pour beaucoup d'entreprises, d'un cas d'utilisation de E-facture qui présente une marge d'amélioration importante. La capacité à fournir des données de catégorisation des produits et services vendus facilite l'analyse et la comptabilité pour les fournisseurs et les clients. Même s'il ne s'agit pas d'uneexigence légale en matière d'informations sur les factures, il s'agit néanmoins d'un type de métadonnées de plus en plus demandé.

Nous recommandons d'utiliser la classification automatisée UNSPSC intégrée au logiciel de traitement E-facture afin d'éviter les erreurs et la nécessité d'un logiciel supplémentaire.

Pour en savoir plus sur les différents types de catégorisation et les cas d'utilisation, consultez notre guide sur l'analyse des dépenses.

Le Peppol ID est la seule information dont vous avez besoin pour vous assurer que votre E-facture arrive au bon destinataire. En d'autres termes, il s'agit de l'adresse de la boîte de réception.

Toutefois, pour que le réseau puisse distribuer la facture, même si le site Peppol ID est correct, certaines informations supplémentaires doivent être incluses. C'est là que trop de fournisseurs échouent - vous devez introduire une référence de commande ou une référence d'acheteur dans la ligne prévue à cet effet sur le site E-facture , faute de quoi votre site E-facture restera bloqué à mi-chemin.

La mention "N/A" n'est pas applicable (pardonnez le jeu de mots) aux champs d'information obligatoires des factures électroniques. Cependant, il arrive que les fournisseurs remplissent "N/A" comme texte de remplacement dans les champs de message, tels que la référence de la commande ou de l'acheteur mentionnée précédemment, lorsqu'ils ne disposent pas d'informations suffisantes. Cela peut également résulter d'un mauvais calibrage de la création de la facture à partir de l'ERP.

Les informations invalides telles que "N/A" n'empêchent pas les factures électroniques d'être distribuées dans le Peppol. Toutefois, elles peuvent entraîner des problèmes et un surcroît de travail pour le destinataire, car le traitement de l'information est alimenté par des données erronées.

On peut estimer qu'une facture électronique sur 20 dans le réseau Peppol comporte la mention "N/A" dans les champs obligatoires au lieu d'informations valides.

Heureusement, ces défis sont plutôt rares. Gardez vos systèmes en ordre, ne vous focalisez pas sur les PDF et suivez les lignes directrices de Peppol, et vous n'aurez aucun souci à vous faire. Téléchargez notre guide sur Peppol e-facturation et obtenez une introduction rapide à l'échange électronique de documents commerciaux, à Peppol, aux types de messages, etc.