Peppol-E-Bestellungen: Der umfassende Leitfaden zur elektronischen Bestellung

Ein umfassender Leitfaden zur elektronischen Bestellung im Peppol-Netzwerk – was elektronische Bestellungen sind, die Nachrichtentypen und Bestellprofile, der Bestell- und Abwicklungs punchout , die rechtlichen Rahmenbedingungen und wie man loslegt.

Zuletzt aktualisiert im Juni 2026.

Eine Peppol-E-Bestellung ist eine strukturierte elektronische Bestellung, die über das Peppol-Netzwerk in einem standardisierten Format (Peppol BIS) ausgetauscht wird. Sie wird umgehend an die E-Mail-Adresse „ Peppol ID “ des Verkäufers übermittelt und kann automatisch in einem Bestellverwaltungssystem verarbeitet werden, wobei Antworten wie Annahme, Änderung oder Ablehnung auf demselben Weg zurückgesendet werden.

In diesem Leitfaden behandeln wir den Nutzen von E-Bestellungen, die Faktoren, die deren Einführung vorantreiben, die Vorteile des Peppol-Netzwerks, die Unterschiede zum herkömmlichen „ VAN “-Netzwerk, die Nachrichtentypen und Bestellprofile, die Funktionsweise der Bestell- und „ punchout “-Prozesse, die rechtlichen Rahmenbedingungen sowie die ersten Schritte.

Elektronische Geschäftsnachrichten sind transaktionsbezogene Dokumente, die Unternehmen beim Handel mit Waren und Dienstleistungen digital austauschen.

Elektronische Rechnungen sind am weitesten verbreitet, doch es gibt Geschäftsnachrichten, die alle Schritte eines Transaktionsprozesses abdecken, darunter Bestellungen, Lieferscheine, Antworten und Gutschriften. Geschäftsnachrichten bieten sowohl für Käufer als auch für Verkäufer zahlreiche Vorteile gegenüber analogen Formaten wie PDFs und Ausdrucken: Eine Geschäftsnachricht wird sofort und sicher übertragen, wobei das Fehlerrisiko deutlich geringer ist und kein Datenverlust auftritt. Dies ermöglicht eine effektivere Automatisierung und Analyse und senkt die Lebenszykluskosten für die Verwaltung von Transaktionen.

E-Rechnungen sind bereits seit Jahren im Einsatz. In Finnland werden bereits rund 98 % der Rechnungen von Unternehmen an Behörden elektronisch versendet – eine der höchsten Nutzungsraten weltweit – und fast 90 % der Rechnungen zwischen Unternehmen werden elektronisch übermittelt.

Da neue Arten von Geschäftsnachrichten zunehmend digital und strukturiert werden, verändert sich auch die Logik der Transaktionsprozesse – Einkauf, Beschaffung, E-Commerce. Hier sind vier Faktoren, die diese Entwicklung vorantreiben.

Peppol ist ein offenes internationales Netzwerk für den Austausch strukturierter elektronischer Geschäftsnachrichten – elektronische Rechnungen, elektronische Bestellungen, Kataloge und mehr – auf Basis des 4-Corner-Modells. Es handelt sich um eine moderne Methode zur Verwaltung von Geschäftsnachrichten und um eines der am schnellsten wachsenden Netzwerke für den elektronischen Handel, das eine fragmentierte Landschaft aus nationalen Formaten und geschlossenen Netzwerken durch einen einheitlichen Standard und eine einheitliche Verteilungsinfrastruktur ersetzt, die für Unternehmen jeder Größe zugänglich ist.

Dies unterscheidet sich von der bisherigen Art des Austauschs von Geschäftsnachrichten über ein geschlossenes Netzwerk von Dienstanbietern (VAN). Peppol ist ein offenes internationales Geschäftsnetzwerk, das im Rahmen eines EU-Projekts ins Leben gerufen wurde und nun von der gemeinnützigen Organisation OpenPeppol verwaltet wird. Die einzigen Voraussetzungen für den Versand einer Nachricht sind der Zugang zum Netzwerk über einen Zugangspunkt und die Angabe des Empfängers Peppol ID. Ein Zugangspunkt kann eine Nachricht unabhängig von ihrem Typ – beispielsweise sowohl E-Rechnungen als auch E-Bestellungen – stets zustellen, ohne dass Genehmigungen oder technische Verbindungen zwischen den Betreibern erforderlich sind.

Ein wesentlicher Vorteil sind die standardisierten Datenformate in Verbindung mit einem internationalen Netzwerk und einer Verteilungsinfrastruktur für den nahtlosen Datenaustausch, wodurch eine Vielzahl nationaler Datenformate und herkömmlicher EDI-Nachrichten ersetzt werden. Peppol umfasst zudem ein offenes Verzeichnis für Teilnehmer, das die Anbindung zwischen Geschäftspartnern vereinfacht. Seit 2026 sind mehr als 45 Länder und Gebiete Mitglieder von OpenPeppol, darunter alle EU-Länder sowie außereuropäische Mitglieder wie Australien, Neuseeland, Singapur und Japan. In Schweden beispielsweise ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) seit April 2019 verpflichtend; überwacht wird dies von der Digitalisierungsbehörde DIGG, der schwedischen Peppol-Behörde. Den aktuellen Stand nach Ländern finden Sie in unserem Leitfaden zur globalen Reichweite von Peppol.

Ein Grund dafür, dass Peppol so schnell eine so starke Position erobert hat, ist seine Offenheit: Das Netzwerk gleicht einem Telefonbuch, dessen Einträge niemandem gehören. Die Registrierung ist kostenlos, und man kann den Zugangspunkt wechseln, um den Dienstanbieter zu wechseln. E-Rechnungen und E-Bestellungen können direkt über die Weboberfläche eines Zugangspunkts erstellt werden, was für kleine Unternehmen geeignet ist, oder bei größeren Organisationen über eine API integriert werden (ein älteres Modell nutzt SFTP-Server).

Die nationalen Formate in den nordischen Ländern nähern sich Peppol an. Dänemark hat bestätigt, dass es OIOUBL durch NemHandel BIS 4 – das auf Peppol BIS 4 basiert – ersetzen wird, wobei die Umstellung in den Jahren 2028 und 2029 erfolgen soll. Das norwegische „ EHF “ Billing 3.0 ist bereits auf Peppol BIS Billing 3.0 abgestimmt, und Norwegen hat eine B2B-E-Rechnungspflicht eingeführt, die am 1. Januar 2027 in Kraft tritt (Ausstellung von E-Rechnungen). Die Richtung ist klar: ein einheitlicher, gemeinsamer europäischer Standard anstelle fragmentierter nationaler Formate.

Es gibt einen wesentlichen Unterschied zwischen dem Peppol-Netzwerk und herkömmlichen Lösungen für Unternehmensnetzwerke. Abgesehen von direkten EDI-Verbindungen wurden elektronische Rechnungen und andere Dokumente bislang vorwiegend über „ VAN “-Betreiber ausgetauscht – geschlossene Netzwerke, in denen private Betreiber Verbindungen untereinander herstellen. Peppol kehrt diese Logik um: Es ist keine vorherige Verbindung oder Einrichtung zwischen bestimmten Betreibern erforderlich. Jeder Zugangspunkt kann Nachrichten an jede beliebige Organisation weiterleiten; die einzige Voraussetzung ist eine „ Peppol ID “, die eindeutige Adresse jedes angeschlossenen Endnutzers.

Diese Einfachheit reduziert den Testaufwand im Vergleich zum „ VAN “-Netzwerk erheblich, bei dem Tests ein wesentlicher Bestandteil der Einrichtung sind und Kosten sowie manuellen Aufwand verursachen. Da das „ VAN “-Netzwerk Akteure über Regionen hinweg miteinander verbindet, führt dies zu einer Vielzahl von Dateiformaten und XML-basierten Nachrichtentypen, die eine Datenkonvertierung in jedem ERP-System erfordern – verbunden mit Kosten und Aufwand sowie dem ständigen Risiko, wertvolle Daten zu verlieren. Ein Nachteil von Peppol ist, dass das Land des Empfängers durch eine sogenannte Peppol-Behörde – häufig eine staatliche Stelle (in Schweden: DIGG) – angebunden sein muss. Dennoch ist Peppol für fast alle Organisationen eine kostengünstigere, schnellere und flexiblere Lösung, was zu seinem starken Wachstum beigetragen hat.

Jeder Empfänger von Nachrichten, beispielsweise von E-Bestellungen oder E-Rechnungen, verfügt über eine eindeutige Peppol ID. Verkäufer benötigen eine „ Peppol ID “, um elektronische Bestellungen zu empfangen; Käufer benötigen eine „ Peppol ID “, um elektronische Rechnungen für bestellte Waren oder Dienstleistungen zu erhalten. Der Peppol-Dienstanbieter des Empfängers (derPeppol-Zugangspunkt) registriert die Organisation im Netzwerk, indem er eine oder mehrere Peppol-IDs erstellt, und stellt so sicher, dass die Nachrichten beim Empfänger ankommen.

Die Registrierung im „ Peppol ID “ legt fest, welche Arten von Nachrichten empfangen werden können, und diese Informationen sind für alle Teilnehmer im Verzeichnis frei zugänglich. Das Verteilungsnetzwerk, die Verwendung von Peppol-IDs und gemeinsame Standards für Nachrichtenformate sorgen gemeinsam dafür, dass der geschäftliche Nachrichtenaustausch für Unternehmen jeder Größe zugänglich, deutlich einfacher zu nutzen und zu integrieren sowie äußerst kosteneffizient ist.

Peppol deckt eine vollständige Palette strukturierter Geschäftsnachrichten über den gesamten Transaktionslebenszyklus ab – elektronische Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Kataloge, Versandbenachrichtigungen und Antwortnachrichten:

Peppol-E-Bestellungen machen Vertriebs- und Beschaffungsprozesse effizienter und sicherer, da sie eine stärkere Automatisierung und eine verbesserte Kommunikation zwischen Käufer und Verkäufer während des gesamten Transaktionsverlaufs ermöglichen. Peppol nutzt ein einheitliches, strukturiertes Bestellformat mit drei Profilen, die unterschiedliche Kommunikationsgrade ermöglichen, und ergänzt dies durch „ punchout “ für den dynamischen B2B-E-Commerce.

Die Profile ermöglichen während des gesamten Bestellvorgangs ein unterschiedliches Maß an Kommunikation.

Bei Peppol sind der Bestellprozess und der Informationsaustausch strukturiert und folgen einem einheitlichen Standard, wodurch eine sofortige, verlustfreie und sichere Übermittlung gewährleistet ist. Die Transaktionsdaten sind maschinenlesbar, und die Peppol-Regeln legen fest, was jedes Feld enthalten muss, welche Felder Pflichtfelder sind und welche weiteren Anforderungen gelten. Der Verkäufer kann mit detaillierten Informationen wie Lagerbestand und Lieferzeit antworten, und eingehende elektronische Bestellungen können vollständig, teilweise oder gar nicht angenommen werden.

Wenn ein Lieferant eine Bestellung teilweise annimmt, kann die Antwort zeilenweise erfolgen – wobei Änderungen wie beispielsweise die Menge hervorgehoben oder Ersatzprodukte angegeben werden – und Peppol unterstützt auch Bestellprozesse, die keine Auftragsbestätigung erfordern. Die Peppol-Nachricht „ BIS Ordering “ enthält Informationen zur Bestellung und zum Status der angeforderten Produkte oder Dienstleistungen, jedoch keine Angaben zum Prozess selbst. Genau das ergänzt die Peppol-Nachricht „ BIS Punch Out “ mit einer ganzen Ebene an bedarfsorientierter Flexibilität.

Punchout ist eine Kombination aus einer Geschäftsnachricht und einem Prozess, der das Beschaffungssystem eines Käufers direkt mit dem Online-Katalog eines Verkäufers verbindet. Der Käufer wechselt zum Shop des Lieferanten, stellt einen Warenkorb mit käuferspezifischen Preisen zusammen und übermittelt diesen als strukturierten Auftrag an sein eigenes System – wodurch das vertraute E-Commerce-Erlebnis mit einer automatisierten, verlustfreien Bestellung kombiniert wird.

Die Peppol -Geschäftsmeldung „ BIS Punch Out “ ermöglicht einen fortschrittlicheren und dynamischeren Bestellprozess als „ BIS Ordering “ und bietet sowohl Käufern als auch Verkäufern mehr Flexibilität – insbesondere im traditionellen E-Commerce. Sie vereint Bestellung und Katalog in einem einzigen Prozess und eignet sich somit ideal für B2B-E-Commerce-Szenarien.

Peppol wird von Behörden auf allen Ebenen in Europa unterstützt. Anwendungsfälle im Bereich B2G wurden durch Richtlinien gesetzlich verankert, und Unternehmen der Privatwirtschaft sind verpflichtet, das Netzwerk zu nutzen, um Rechnungen an Kommunen, Regionen und staatliche Behörden zu versenden.

Der Nordische Ministerrat hat die Initiative „Nordic Smart Government & Business“ (NSG&B) ins Leben gerufen, um die technologische Entwicklung voranzutreiben. Dabei dient Peppol als Infrastruktur, und das Ziel besteht darin, die Vorschriften in Dänemark, Finnland, Island, Norwegen und Schweden zu harmonisieren. Das Programm hatte das Ziel, die Region bis 2027 zur weltweit am stärksten integrierten Region zu machen. NSG&B trat 2021 in seine aktive Phase ein und schloss 2022 ein Pilotprojekt zur Harmonisierung von elektronischen Bestellungen und Rechnungen ab. Das Programm lief Ende 2024 aus, und die nordische Zusammenarbeit wird seitdem in ausgewählten Bereichen fortgesetzt.

Ein wichtiger Meilenstein wurde im Jahr 2024 erreicht: Als erster Markt in Europa begann Finnland mit der Umstellung des öffentlichen Beschaffungswesens auf elektronische Bestellungen. Ab dem 1. April 2024 verlangte das finnische Finanzministerium, dass Bestellungen des öffentlichen Sektors elektronisch über Peppol übermittelt werden, was bedeutete, dass Lieferanten in der Lage sein mussten, diese Bestellungen über das Netzwerk zu empfangen und Bestellantworten zu senden. Die Einführung wurde seitdem bis 2026 auf alle relevanten Bereiche der öffentlichen Auftragsvergabe ausgeweitet, und es wird erwartet, dass weitere Länder dem Beispiel Finnlands folgen werden.

Schon heute ist es möglich, Ihre Auftragsabwicklung zu digitalisieren und gleichzeitig den Zugang zu allen Peppol-Nachrichtentypen und -Inhalten zukunftssicher zu gestalten, wodurch die Einhaltung der Vorschriften sowohl für Kunden als auch für Behörden gewährleistet wird. In der Praxis bedeutet der Einstieg, dass Sie entscheiden müssen, ob Sie elektronische Aufträge versenden, empfangen oder beides tun möchten; die richtigen Nachrichtentypen und Profile (einschließlich punchout) auswählen; sich für eine Peppol ID registrieren; und einen Zugangspunkt auswählen, der die von Ihnen benötigten Nachrichten und die gewünschte Integration unterstützt.

Mit einem jährlichen Beschaffungsvolumen von rund 2.000 Milliarden Euro bleibt der europäische öffentliche Sektor eine bedeutende Triebkraft für Veränderungen, indem er Anforderungen an seine Lieferanten stellt. Heute müssen Rechnungen an den öffentlichen Sektor elektronisch erfolgen, und neue Richtlinien – wie elektronische Bestellungen und elektronische Kataloge – sind in Vorbereitung. Diese Veränderungen können relativ schnell vonstattengehen, wie die finnische Vorschrift zur elektronischen Bestellung ab 2024 gezeigt hat. Auch einzelne Organisationen stellen Anforderungen: In Schweden verlangte die Arbeitsagentur im Jahr 2021 von ihren Lieferanten, innerhalb weniger Monate nach Ankündigung elektronische Bestellungen entgegennehmen zu können. Die Digitalisierung des Auftragsmanagements – und eine Verlagerung des Schwerpunkts von der Rechnung hin zum Auftrag – wird die Art und Weise, wie Unternehmen Transaktionen abwickeln, grundlegend verändern. Zehn Wege, auf denen sich die B2B-Transaktionslandschaft unserer Meinung nach verändern wird:

Nutzen Sie Qvalia , um einPeppol-konformesSystem zur Verwaltung elektronischer Bestellungenfür Ihr Unternehmen zu erhalten – entweder online oder ERP-integriert. Nehmen Sie elektronische Bestellungen entgegen, prüfen Sie diese, kommunizieren Sie mit Ihren Kunden und leiten Sie Maßnahmen ein. Wandeln Sie Bestellungen mit wenigen Klicks in Rechnungen um, verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über Ihre Transaktionshistorie und kombinieren Sie elektronische Bestellungen mit punchout für nahtlosen B2B-E-Commerce. Wählen Sie einen Preisplan und zahlen Sie entsprechend Ihrem Transaktionsvolumen – ganz unkompliziert, und Sie sind in wenigen Minuten startklar. Kontaktieren Sie uns, um eine Demo zu vereinbaren.