Leitfaden zu order-to-cash

Was ist „ order-to-cash “ (O2C)?

Von Qvalia | Aktualisiert im September 2026

Order-to-cash (O2C) bezeichnet den gesamten Prozess, den ein Unternehmen vom Zeitpunkt der Bestellung durch den Kunden bis zum Zahlungseingang durchläuft, einschließlich Auftragsabwicklung, Bonitätsprüfung, Auftragsabwicklung, Versand, Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung, Zahlungsinkasso und Berichterstattung.

Ihr Vertriebsteam hat hart daran gearbeitet, neue Kunden zu gewinnen und diese davon zu überzeugen, dass Ihre Lösungen ideal für ihre Bedürfnisse sind. Wenn es dann an die Bestellung geht, möchten Sie auf keinen Fall, dass ein frustrierendes Einkaufserlebnis einen ansonsten sicheren Verkauf zunichte macht.

Bei umfangreichen Business-to-Business-Transaktionen (B2B) steht viel auf dem Spiel. Ein formeller und gut durchdachter Prozess für B2B-Zahlungen ist von entscheidender Bedeutung, um das Kundenerlebnis zu verbessern und langjährige Partner dazu zu bewegen, die Zusammenarbeit mit Ihnen fortzusetzen.

Um Ihren Umsatz im B2B-Handel zu steigern, kommt es vor allem darauf an, das Kundenerlebnis zu vereinfachen, denn auf diesem Weg gibt es viele Hindernisse und Stolpersteine, die Sie aus dem Weg räumen können. Kunden müssen nicht nur die richtigen Produkte und Dienstleistungen auswählen, die ihnen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, sondern sich während des Bestellvorgangs auch mit Bestellungen, Rechnungen und anderen Unterlagen auseinandersetzen. Weitere Schritte wie die Nutzung von Kreditkarten erhöhen die Kosten des Prozesses und bringen zusätzlichen bürokratischen Aufwand mit sich – sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden.

Aus diesem Grund gibt es im Finanzsektor einen Begriff für die gesamte Auftragsabwicklung eines Unternehmens: den O2C-Prozess ( order-to-cash ).

In diesem Leitfaden werden wir uns damit befassen, was der O2C-Prozess ist, warum er wichtig ist und welche Schlüsselkomponenten er umfasst.

Order-to-cash ist eine Teilmenge Ihres gesamten Verkaufsprozesses. Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, führen Sie diese Aktionen durch, um die Waren oder Dienstleistungen zu liefern und die Zahlung zu erhalten.

Ein häufiger Fehler von Online-Händlern besteht darin, Geschäftskunden so zu behandeln, als wären sie Verbraucher. Unternehmen machen einen großen Teil der Kundenbasis aus und haben spezifische Anforderungen, die im O2C-Prozess berücksichtigt werden sollten. B2B- und B2C-Transaktionen unterscheiden sich in mehrfacher Hinsicht:

1. Kaufoptionen

Ungeachtet von Sonderangeboten und Rabatten finden die meisten B2C-Transaktionen auf einer einzigen Preisstufe statt, während B2B-Zahlungen vielfältiger gestaltet sind. Möglicherweise bieten Sie ein Basispaket für kleinere Unternehmen und ein Profi-Paket für größere Unternehmen an.

2. Kundenschnittstelle

Eine B2B-E-Commerce-Website sieht in der Regel wie ein Kunden-Dashboard aus, das der Information dient, damit Kunden Optionen schnell vergleichen und Entscheidungen treffen können. Die Website für eine B2C-Transaktion ist vor allem darauf ausgelegt, attraktiv und überzeugend zu wirken, um die Konversion zu fördern.

3. Feinheiten beim Bezahlvorgang

Um B2C-Konversionen zu fördern, sollten Sie den Bestellvorgang so einfach und reibungslos wie möglich gestalten. Jeder zusätzliche Schritt kann dazu führen, dass Warenkörbe verlassen werden – der Albtraum heutiger E-Commerce-Teams. Bei B2B-Bestellungen können hingegen durchaus all diese zusätzlichen Schritte enthalten sein, um der höheren Komplexität von Business-to-Business-Transaktionen Rechnung zu tragen.

Der B2B-Markt wird einen größeren Teil Ihrer O2C-Aktivitäten ausmachen, während die Zusammenarbeit mit dem B2C-Markt komplizierter sein kann.

Was umfasst der O2C-Prozess?

Beispiel für die Überprüfung einer Checkliste unter order-to-cash im Hinblick auf eine Frist

In der Regel betrachten wir Vertrieb und Marketing als die dem O2C-Prozess vorausgehenden Schritte, da man damit versucht, potenzielle Käufer zum Kauf zu bewegen, doch auch im O2C-Prozess selbst kommen diese Maßnahmen nicht gänzlich zu kurz.

Ebenso erfassen Unternehmen auch nach der Auftragsabwicklung weiterhin die Vorgänge und suchen nach neuen Möglichkeiten, den Ablauf zu optimieren. Diese Schritte werden ebenfalls als Teil des „ order-to-cash “ betrachtet.

Wir werden später noch ausführlich auf jeden einzelnen Schritt des „ order-to-cash “ eingehen. Stellen Sie sich „O2C“ vorerst als Oberbegriff für Auftragsmanagement, Bonitätsprüfungen, Rechnungsstellung, Versand, Zahlung, Buchhaltung, Inkasso und andere Vorgänge im Zusammenhang mit dem Fulfillment-Prozess vor.

Wie sieht es mit B2B aus?

Illustration, die B2B-Zahlungsbeziehungen zwischen Unternehmen veranschaulicht

Der Begriff „Business-to-Business“ bezeichnet die Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen, beispielsweise wenn ein Unternehmen einem anderen Unternehmen Produkte, Dienstleistungen oder beides gegen Entgelt bereitstellt. Bei dem betreffenden Kunden handelt es sich stets um eine andere juristische Person, eine Organisation, ein Unternehmen, eine staatliche Einrichtung oder eine Nichtregierungsorganisation.

Dies gilt für Zahlungen im Business-to-Business-Bereich (B2B); zum Beispiel:

  • Ein Unternehmen abonniert eine App eines Internet-Start-ups.
  • Ein Krankenhaus, das bei einem Drittanbieter professionelle Schulungsdienste bestellt.
  • Ein Laptop-Hersteller kauft Komponenten wie Displays oder CPUs.

B2B vs. B2C

Im B2B-Bereich sind in der Regel höhere Geldbeträge im Spiel, und die Abläufe können – wenn auch nicht immer – im Vergleich zum B2C-Bereich (Business-to-Customer) logistisch komplexer sein. Dies führt zu einem allgemein längeren und langsameren Prozess, da im gesamten Ablauf mehr Überprüfungen und Entscheidungen getroffen werden müssen.

Dank des Aufschwungs der „as a Service“-Wirtschaft dürften B2B-Transaktionen in den kommenden Jahren stark zunehmen.

Warum ist „ order-to-cash “ so wichtig?

Es sollte klar sein, warum „ order-to-cash “ Beachtung verdient. Es trägt direkt zu Ihrem Geschäftsergebnis bei, ganz gleich, ob Sie an Kunden verkaufen oder Rechnungen für einen größeren Einkauf bei einem anderen Unternehmen einholen.

Indem Sie Maßnahmen im Hinblick auf Ihren „ order-to-cash “-Prozess ergreifen, versetzen Sie sich zudem in die Lage, neue Technologien und Trends zu nutzen, mit denen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen können. So werden beispielsweise etwa ein Viertel aller B2B-Zahlungen nach wie vor per Papierscheck statt elektronisch abgewickelt, was reichlich Spielraum für Prozessoptimierungen bietet.

Zu den Vorteilen einer Optimierung des O2C-Prozesses gehören:

Bessere Finanzunterlagen

Order-to-cash trägt direkt dazu bei, wie Sie Ihren Cashflow verwalten. Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass das Geld dorthin fließt, wo es gebraucht wird, um Verzögerungen zu vermeiden und gleichzeitig die Zahlungsfähigkeit zu gewährleisten.

Auswirkungen auf andere Bereiche des Unternehmens

Der Prozess „ order-to-cash “ wirkt sich auf andere Bereiche des Unternehmens aus, von der Bestandsverwaltung bis hin zur Lieferkette. Wenn es irgendwo einen Engpass gibt, sind die Auswirkungen überall zu spüren.

Allgemeine Geschäftsführung

Ein Unternehmen mit ordnungsgemäßen O2C-Abläufen wird wahrscheinlich auch in anderen wichtigen Bereichen der Unternehmensführung wie Vertrieb, Auftragsabwicklung, Versand und Buchhaltung gute Ergebnisse erzielen.

Arten von B2B-Zahlungen

Welche Zahlungsmethoden bei diesen Transaktionen genau zum Einsatz kommen, hängt von den Präferenzen der Lieferanten ab, doch im Folgenden werden einige allgemeine Arten aufgeführt. Der B2B-Bereich ist nicht so unkompliziert wie der B2C-Bereich, da die meisten von uns sich beim Einkauf in einem Geschäft ausschließlich auf Kreditkarten oder Bargeld verlassen.

Rechnungen sind die von Verkäufern am häufigsten verwendeten Geschäftsdokumente. In Rechnungen werden die Einzelheiten einer Transaktion festgehalten, darunter das Verkaufsdatum, die Rechnungsnummer, der vollständige Name und die Adresse sowohl des Lieferanten als auch des Kunden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, die Menge, die Beschreibung, der Preis und die Zahlungsbedingungen für die Waren und Dienstleistungen sowie weitere Angaben.

Erfahren Sie hier mehr über die Grundlagen von Rechnungen

Wie werden B2B-Rechnungen bezahlt?

Rechnungen können auf verschiedene Arten bezahlt werden. Hier sind einige der gängigsten Möglichkeiten:

Bargeld

Bargeld ist heutzutage ziemlich unüblich, egal ob wir über B2B oder B2C sprechen. Es ist nicht immer bequem, so viel Bargeld auf einmal zur Hand zu haben, und Sie müssen sich in der Nähe Ihres Lieferanten befinden, damit die Transaktion durchgeführt werden kann. Bargeld hat auch einige Sicherheitsprobleme, wenn Sie es mit der Post versenden. Erwarten Sie nicht, dass dies auf dem heutigen Markt eine Rolle spielt.

Überprüfen

Genau wie Bargeld weisen auch Papierschecks die üblichen Nachteile und Risiken von Bargeld auf. Zudem ist die Bearbeitung von Schecks fehleranfällig und zeitaufwendig. Schecks machen mittlerweile nur noch 26 % der B2B-Zahlungen aus – vor zwei Jahrzehnten waren es noch 81 % –, und diese Zahlungsmethode verliert zugunsten digitaler Alternativen rasch an Bedeutung.

Überweisung

Banküberweisungen gehören zu den schnellsten Zahlungsmethoden im B2B-Bereich, da der Empfänger in der Regel innerhalb von 24 Stunden über das Geld verfügen kann. Banküberweisungen können zwar mit hohen Kosten verbunden sein, eignen sich jedoch ideal für internationale Zahlungen.

Automated Clearing House (ACH)

ACH ist ein Verfahren, bei dem Geld direkt von einem Bankkonto auf ein anderes überwiesen wird. Wegen des hohen Papieraufwands wird diese Methode wahrscheinlich nicht für einmalige Käufe verwendet, aber sie eignet sich hervorragend für wiederkehrende Zahlungen. Das heißt, es geht relativ schnell und ist mit geringen Gebühren verbunden. Bedenken Sie jedoch, dass es nur in den Vereinigten Staaten verfügbar ist und schwer rückgängig zu machen sein kann, wenn Sie einen Fehler machen. Außerdem gibt es Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes, da Sie Ihre Kontodaten angeben müssen, damit die Zahlung erfolgen kann.

Virtuelle Karten

Kreditkarten und ACH sind bereits einige Beispiele für elektronische Zahlungsmethoden, doch ein weiteres, das im B2B-Bereich zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die virtuelle Karte. Sie ist in der Regel gebührenfrei, schnell einsetzbar und sicher. Es ist zu erwarten, dass sie in naher Zukunft bei geschäftlichen Transaktionen zum Einsatz kommen wird. Wie bei jeder Kreditkarte sind die Bearbeitungsgebühren einer der größten Nachteile.

Herkömmliche Zahlungsgateways

Einige Dienstleister fungieren als Vermittler zwischen dem Absender und dem Empfänger des Geldes. Der Anbieter des Gateways sammelt das Geld ein und zahlt es sicher am Zielort ein. Ein bekanntes Beispiel, das Sie vielleicht kennen, ist Stripe. Zahlungs-Gateways können sowohl für einmalige als auch für wiederkehrende Transaktionen verwendet werden. Sie sollten jedoch bedenken, dass Sie sich bei der Nutzung eines solchen Gateways auf das Fachwissen des Anbieters verlassen.

B2B-Zahlungsgateways

Für Geschäftskunden optimierte Zahlungslösungen mit der Möglichkeit, Rechnungen beim Bezahlvorgang in verschiedenen Formaten zu versenden. Die Authentifizierung der Kunden kann über integrierte Workflow-Apps oder über obligatorische Konten mit sicherer Anmeldung verwaltet werden.

Qvalia Autobilling – ein für den E-Commerce optimiertes B2B-Zahlungsgateway

Ein kurzer Überblick über den Ablauf von „ order-to-cash “

Der Prozess von order-to-cash kann in die folgenden allgemeinen Schritte unterteilt werden: Auftragsmanagement, Kreditmanagement, Auftragsabwicklung, Versand, Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung, Zahlungseinzug und Berichterstattung.

Darstellung der Finanzinstrumente, die im Rahmen des „ order-to-cash “-Prozesses zum Einsatz kommen

1. Auftragsabwicklung

Der Prozess von order-to-cash beginnt mit der Bestellung des Kunden, die in Form eines Auftrags erfolgen kann:

  • E-Mails an Ihr Vertriebsteam
  • Einen Kundendienstmitarbeiter anrufen
  • Zum Bezahlvorgang auf einer E-Commerce-Website gelangen

Unabhängig davon beginnt hier die Phase der Auftragsabwicklung. Nutzen Sie Automatisierung, um alle Beteiligten über den Auftrag und die nächsten Schritte zu informieren. Nur so können Sie eine schnelle Abwicklung und die Richtigkeit der Bestellung gewährleisten. Das Ergebnis sind letztendlich zufriedene Kunden und höhere Umsätze für Sie.

2. Kreditmanagement

Wenn es sich um den ersten Kauf für einen bestimmten Kunden handelt, könnte eine Kreditprüfung angebracht sein. Die Automatisierung kann dazu beitragen, den größten Teil der Arbeit zu erledigen, während die Finanzmitarbeiter alle Fälle abdecken können, die eine umfassendere Überwachung erfordern.

Das Kreditmanagement ist größtenteils die Aufgabe der Debitorenbuchhaltung, da es qualifizierten Kunden die Möglichkeit gibt, ihre Forderungen zu erfüllen, und gleichzeitig sicherstellt, dass Ihr Unternehmen nur dann Kredite vergibt, wenn dies erforderlich ist.

Automatisierungslösungen sind hier sinnvoll, um Aufzeichnungen in Echtzeit zu führen, wenn sie benötigt werden. Sie können auch dabei helfen, Ihre Aufträge zu digitalisieren, so dass die relevanten Details immer lesbar sind. Der traditionelle Weg über Papier kann zu Fehlern und Ineffizienz führen.

Wenn Sie einen Auftrag nicht ausführen können, benachrichtigen Sie den Kunden und stellen Sie eine Stornierung aus, um weitere Frustrationen bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

3. Auftragsabwicklung

Auf der Seite des Lieferanten ist es sinnvoll, eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung zu betreiben, damit Sie bei einer neuen Bestellung nicht ohne Vorrat dastehen.

4. Versand

Die Versandphase von order-to-cash hängt stark von einer präzisen Logistik ab, um Zuverlässigkeit und Schnelligkeit zu gewährleisten. Versandzeiten und Abholtermine sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Bestellungen ihre Kunden rechtzeitig erreichen.

5. Rechnungsstellung

Verzögerungen bei der Rechnungsstellung sind berüchtigt dafür, dass sie das Kundenerlebnis ruinieren. Verzögerungen und Ungenauigkeiten sind für alle Beteiligten unangenehm. Die Prüfung Ihres Rechnungsstellungsprozesses hilft Ihnen also, Ihren Cashflow zu planen und die Frustration Ihrer Kunden zu minimieren.

Der sich rasch beschleunigende Wandel von analogen Rechnungsformaten hin zur elektronischen Rechnungsstellung verlagert die Papierarbeit in den digitalen Arbeitsbereich. Durch die Nutzung vollständig digitaler Formate und neuer Austauschnetzwerke für Geschäftsdokumente wie Peppol sorgt die digitale Verwaltung für mehr Effizienz und gibt Ihnen mehr Kontrolle über den Inhalt und die Richtigkeit Ihrer Rechnungen. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung sind zahlreich:

Schnellere Zahlung

Ein Einkäufer, der eine Rechnung erhält, muss diese sorgfältig durch den Genehmigungsprozess leiten. Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine schnellere Zahlung und damit einen besseren Cashflow, ohne dass ein Schritt des Genehmigungsprozesses ausgelassen wird.

Geringere Kosten

Höhere Kundenzufriedenheit

Ein effizienteres Zahlungssystem, das weniger Zahlungsverzögerungen, abgelehnte Rechnungen und allgemeine Fehler mit sich bringt, sorgt für ein besseres Kundenerlebnis, wodurch Käufer gerne wieder zu Ihnen zurückkehren werden.

Einhaltung der Vorschriften

Dank eines besseren Überblicks und einer besseren Kontrolle über den gesamten Prozess trägt die elektronische Rechnungsstellung dazu bei, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf Buchhaltung und Finanzmanagement einhält.

6. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Illustration zur Darstellung der Automatisierung von Forderungen und Rechnungsstellung

Die Debitorenbuchhaltung ist dafür zuständig, ausstehende Rechnungen zu überwachen und auf Fehler zu reagieren, die die Zahlung verzögern könnten. Diese Mitarbeiter müssen in der Regel tief in die Daten des Systems order-to-cash eintauchen, damit sie so schnell wie möglich eine überarbeitete Rechnung ausstellen können.

Aus diesem Grund hat sich die Automatisierung der Rechnungsstellung durchgesetzt. Rechnungen erfordern eine notorische Menge an manueller Arbeit und Datenpunkten, einschließlich des Bestelldatums, der Versandzeiten, der Produktspezifika und anderer. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter von dieser Arbeit entlasten, können Sie die Leistung erheblich verbessern.

Verwandeln Sie Aufträge schneller in Umsatz – dank automatisierter order-to-cash

7. Zahlungsinkasso

Wenn Ihre Debitorenbuchhaltung effizient genug ist, wird sie die Zahlungen von Kunden schnell genug verarbeiten, damit Ihr O2C-Prozess sie akzeptieren kann. Andernfalls riskieren Sie, dass es zu Reibereien mit Ihren Kunden kommt und Ihre Cashflow-Schätzungen auf lange Sicht durcheinander gebracht werden.

Andererseits müssen Sie auch damit rechnen, dass Kunden mit ihren Zahlungen in Verzug geraten. In diesem Fall muss das System diese Kunden automatisch benachrichtigen, wenn sie versuchen, weitere Einkäufe zu tätigen. Ihre Finanzteams müssen ebenfalls überfällige Zahlungen prüfen und auf der Grundlage von Forderungsprognosen Entscheidungen treffen.

8. Factoring

Da Rechnungen oft lange Zahlungsfristen haben, die zu Liquiditätsengpässen führen, wenden sich Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, an Factoring-Unternehmen. Beim Factoring werden unbezahlte Rechnungen zu einem reduzierten Preis aufgekauft, sodass der Rechnungssteller schneller über das Geld verfügen kann.

Sobald ein Factoring-Anbieter die Rechnung erhält, übernimmt dieses Unternehmen den Zahlungsvorgang für die Rechnung. Factoring ist sinnvoll, wenn Sie mit einem geringeren Betrag einverstanden sind, solange Sie diesen innerhalb einer kürzeren Zeitspanne erhalten. Mit anderen Worten: Sie beschleunigen Ihren Cashflow, indem Sie das Geld entgegennehmen, bevor Ihr Kunde die Rechnung vollständig beglichen hat.

9. Berichterstattung

Es ist wichtig, dass Sie wissen, was in Ihrem order-to-cash Prozess vor sich geht, denn so können Sie verstehen, wie sich diese finanziellen Aktivitäten auf den Rest Ihres Unternehmens auswirken:

  • Beziehungen zu Lieferanten und Kunden
  • Details zum Verkaufszyklus
  • Die Qualität der Kundenbetreuung
  • die Konsequenz, mit der Sie die Rechnungsstellung handhaben

Aus diesem Grund verfügen viele Softwareprogramme über integrierte Berichts- und Analysefunktionen. Order-to-cash ist ein stark vernetzter Prozess; ein verzögerter Schritt kann zu Problemen bei allen anderen führen. Die Geschäftsleitung nutzt oft Reporting-Tools, um die kleinen Probleme ausfindig zu machen und sie für ein besseres O2C im Allgemeinen zu lösen.

Wichtigste O2C-Leistungsindikatoren und -metriken

Unternehmen müssen regelmäßig alle Aspekte des Prozesses „ order-to-cash “ überwachen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß und effizient abläuft. In diesem Zusammenhang gibt es mehrere gängige Kennzahlen, auf die erfahrene Führungsteams achten.

Durchschnittliche Zahlungsdauer (DSO)

Die Kennzahl „Day’s Sales Outstanding“ (DSO) gibt an, wie lange es dauert, bis das Unternehmen nach einem Verkauf die Zahlung erhält. Es kann schwierig sein, den Überblick über den Cashflow zu behalten, und Führungskräfte, die das Unternehmen auf Kreditbasis führen, müssen diese Zahl kennen, um die Verschuldung im Griff zu behalten und die Erträge genau zu erfassen.

Umsatzbeitrag

Inwieweit trägt der „ order-to-cash “-Prozess zum Gesamtumsatz des Unternehmens bei? Je höher dieser Wert ist, desto mehr verdienen Sie mit dem Verkauf von Produkten im Vergleich zu anderen Einnahmequellen. Die meisten Führungsteams würden diesen Wert natürlich gerne maximieren, und er wird in der Regel als Prozentsatz des Gesamtumsatzes angegeben.

Vollzeitäquivalent (VZÄ)

Das Vollzeitäquivalent (VZÄ) ist ein Maß für die Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters. Für O2C ist es von Bedeutung, da Sie die individuelle Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters im Zusammenhang mit dem Umsatz ermitteln möchten.

Wenn die Arbeitsbelastung für die Anzahl der Mitarbeiter vor Ort zu hoch ist, ist dies ein Hinweis darauf, dass Sie mehr Personal für diese Aufgabe einsetzen sollten. Ebenso sollten Sie möglicherweise einige Mitarbeiter abziehen, wenn es zu viele sind.

Die Messung von Vollzeitäquivalenten (FTE) ist eine Möglichkeit, Ihre Kosten jetzt zu optimieren und für die Zukunft zu planen, wenn Sie entscheiden müssen, wie viele Mitarbeiter Sie für ein späteres Projekt benötigen.

Häufigkeit der Berichterstattung

Wir haben bereits erwähnt, dass Berichterstattung und Analytik im Rahmen des „ order-to-cash “-Prozesses eine wichtige Rolle spielen, ganz gleich, ob es um die Lieferkette, die Bestandsverwaltung, die Fertigung oder die Logistik geht.

Regelmäßige Berichte vermitteln Ihnen einen aktuellen Überblick darüber, wie reibungslos alles läuft, und ermöglichen es Ihnen, die wichtigsten Leistungsindikatoren im direkten Zusammenhang mit O2C zu verfolgen.

Automatisierungsgrad

Anknüpfend an den letzten Punkt wird deutlich, dass O2C in hohem Maße auf Papierkram, Dateneingabe und Analysen angewiesen ist. Diese drei Aufgaben lassen sich mit automatisierten, softwarebasierten Lösungen wesentlich schneller und zuverlässiger erledigen als mit herkömmlichen manuellen Methoden. Durch den Einsatz von Automatisierung können Sie Ihren Durchsatz steigern, Verzögerungen minimieren und das Fehlerrisiko senken. Zudem führt dies oft zu besseren Analyse- und Berichtsfunktionen. Vernachlässigen Sie daher nicht, Ihren Automatisierungsgrad und Ihr Automatisierungspotenzial im Blick zu behalten.

Die Herausforderungen bei der Umsetzung von O2C-Zahlungen

Order-to-cash ist ein unverzichtbarer Prozess, der jedoch mit einigen Schwierigkeiten verbunden ist. Aus verschiedenen Gründen kann es mühsam sein, B2B-Zahlungen effizient abzuwickeln.

Ineffiziente Zahlungsmethoden

Es geht um Papierkram. Von Schecks bis hin zu Bargeld – die traditionellen Zahlungsmethoden sind für den modernen Geschäftsbetrieb einfach zu langsam, machen aber immer noch 26 % aller B2B-Transaktionen aus. Die Umstellung auf digitale Verfahren ist ein unvermeidlicher Wandel, dessen Umsetzung jedoch einigen Aufwand erfordert.

Manuelle Arbeit

Ein Großteil der Rechnungsstellung auf order-to-cash ist mit der Eingabe von Daten und Papierkram verbunden. Die Unternehmen haben Schwierigkeiten, diese Art von Aufgaben mit wichtigeren Arbeiten zu vereinbaren, die die Mitarbeiter sonst erledigen könnten. Ein Teil des Reizes der Finanzautomatisierung liegt darin, dass sie Zeit für andere Aufgaben wie die strategische Planung freisetzt.

Niedrige Geschwindigkeit

Eine wichtige Folge der beiden oben genannten Probleme ist ein generell langsamerer O2C-Prozess. Wenn es Ihnen nicht gelingt, diesen Arbeitsablauf zu beschleunigen, laufen Sie Gefahr, in Verzögerungen zu geraten oder Frühzahlerrabatte nicht zu nutzen.

Zahlungsfrist

Bei großen B2B-Transaktionen kann es manchmal ein paar Tage dauern, bis eine Bestellung aufgegeben wird und das Geld auf dem anderen Konto eingeht. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Cashflow so eingerichtet ist, dass diese Vorlaufzeit eingehalten wird?

Gemeinkosten

Bei vielen Zahlungsmethoden fallen zusätzliche Bearbeitungskosten an, die sich insbesondere bei wiederkehrenden Zahlungen summieren können. Diese müssen Sie bei Ihrer Finanzplanung berücksichtigen.

Sicherheitsbedenken

Der Schutz der sensiblen Daten, die im Rahmen einer Transaktion ausgetauscht werden, ist von großer Bedeutung, da Sie das Vertrauen Ihrer Kunden, Händler oder Geschäftspartner nicht verlieren möchten.

Mangelnde Datenanalyse

Die Verfolgung des Geldflusses ist wichtig, um den Überblick über Ihre Transaktionen zu behalten und potenzielle Fehler zu erkennen, doch viele Unternehmen verfügen nicht über entsprechende Systeme.

Unzureichende Unterstützung für E-Commerce und den Einzelhandel

Rechnungssoftware bietet nur selten Unterstützung für Checkout-Lösungen, und herkömmliche Zahlungsgateways sind – von wenigen Ausnahmen abgesehen – nicht für die Anforderungen von B2B-Transaktionen optimiert.

Wie lautet die Antwort auf diese bevorstehenden Herausforderungen, denen sich die Wirtschaft heute gegenübersieht?

Die Rolle der Technologie bei order-to-cash

Ein immer wiederkehrendes Thema dieses Leitfadens ist die Rolle der Automatisierung bei der Lösung vieler Probleme, mit denen Unternehmen heute im Zusammenhang mit dem Prozess „ order-to-cash “ konfrontiert sind.

Kosten senken

Neben den geringeren Gebühren für die Nutzung virtueller Karten lassen sich durch die Abwicklung von Rechnungen über eine B2B-Zahlungslösung pro Rechnung mehrere Dollar einsparen. Für Unternehmen, die eine große Anzahl von Bestellungen verwalten, summieren sich diese Beträge.

Bessere Leistung

Automatisierung führt immer zu mehr Effizienz, aber man sollte nicht davon ausgehen, dass sie die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter vollständig übernimmt. Diese Lösungen zielen darauf ab, die Arbeitsabläufe zu ergänzen, damit sich die Mitarbeiter auf interessantere und wertschöpfendere Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können.

Berichtsfunktionen

Ein umfassender Überblick über die Vorgänge im Kreditoren- und Debitorenbuchhaltungsbereich bietet Ihnen mehr Möglichkeiten, den Zahlungsstatus nachzuverfolgen, den Cashflow zu steuern und neue Wege zur Optimierung des gesamten Prozesses zu finden.

Cybersicherheit

Die Gefahr von Cyberkriminalität beschäftigt uns ständig, doch glücklicherweise haben viele O2C-Lösungen darauf mit eigenen integrierten Sicherheitsfunktionen reagiert, um vor Betrug, Verstößen gegen Vorschriften und anderen potenziellen Bedrohungen zu schützen.

Ein optimales O2C-Management setzt voraus, dass man jederzeit Zugriff auf jeden einzelnen Schritt des Prozesses hat und diesen kontrollieren kann. Außerdem benötigen Sie alle zusätzlichen Tools wie digitale Rechnungsstellung, Unterstützung für E-Commerce-Lösungen, Zahlungsabgleich und automatisierte Versandbenachrichtigungen. Erst seit Kurzem gibt es spezielle Finanzplattformen, die diese Art des Managements in den heutigen Arbeitsabläufen ermöglichen.

Unsere Erkenntnisse

Order-to-cash umfasst alle Aktivitäten, Instrumente und Prozesse, die Unternehmen durchlaufen, um einen Kundenauftrag zu erfüllen. Vom ersten Kauf über die Lieferung bis hin zur anschließenden Datenanalyse – dieser komplexe, aber unverzichtbare Prozess umfasst zahlreiche Schritte.

Unternehmen, die den O2C-Prozess beherrschen, verzeichnen oft eine höhere Kundenzufriedenheit, da es zu weniger Zahlungsverzögerungen und Rückschlägen kommt. Wenn Sie beispielsweise auf Ihrer E-Commerce-Website ein benutzerfreundliches B2B-Zahlungsgateway wie „Autobilling“ von Qvalia einsetzen, können B2B-Kunden Bestellungen aufgeben, ohne telefonieren zu müssen, Spesenabrechnungen erstellen zu müssen oder Kreditkarten zu verwenden. Weniger potenzielle Frustrationspunkte bedeuten bessere Umsatzzahlen.

Die Automatisierung hat zudem einer Vielzahl von Unternehmen dabei geholfen, zuverlässige O2C-Prozesse zu etablieren, indem sie Routineaufgaben überflüssig gemacht und eine umfassende Transparenz ermöglicht hat, was wiederum mehr Möglichkeiten zur Optimierung von B2B-Transaktionen eröffnet.

Order-to-cash Das muss für Ihre Teams oder Ihre Kunden kein Problem darstellen. Unsere Lösung „ order-to-cash “ – „Autobilling“ mit durchgängiger Automatisierung – umfasst alle Funktionen, die Sie zur Digitalisierung und Optimierung Ihrer Verkaufstransaktionen benötigen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist „ order-to-cash “ (O2C)?

Order-to-cash ist ein Teilbereich des gesamten Vertriebsprozesses. Er umfasst alle Schritte, die ein Unternehmen zwischen der Auftragserteilung durch einen Kunden und dem Zahlungseingang durch das Unternehmen durchführt, darunter Auftragsabwicklung, Bonitätsprüfung, Auftragsabwicklung, Versand, Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung, Zahlungsinkasso und Berichterstellung.

Was ist der Unterschied zwischen B2B- und B2C-Zahlungen?

B2C-Transaktionen sind in der Regel einfach, einstufig und basieren überwiegend auf Kreditkarten oder Bargeld. B2B-Zahlungen sind vielfältiger, umfassen höhere Beträge und sind in der Regel langwieriger und logistisch komplexer, da sie im gesamten Prozess mehr Überprüfungen und Entscheidungen erfordern.

Was sind die wichtigsten Schritte im O2C-Prozess?

Der Prozess „ order-to-cash “ lässt sich im Allgemeinen in die folgenden Bereiche unterteilen: Auftragsabwicklung, Kreditmanagement, Auftragsabwicklung, Versand, Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung, Zahlungsinkasso, Factoring (sofern genutzt) und Berichterstattung.

Was ist DSO (Days Sales Outstanding)?

Die Forderungslaufzeit (DSO) gibt an, wie lange es dauert, bis ein Unternehmen nach einem Verkauf die Zahlung erhält. Sie ist ein wichtiger Indikator für den Cashflow, insbesondere für Unternehmen, die auf Kreditbasis arbeiten, da sie dabei hilft, Verbindlichkeiten und Erträge genau zu erfassen.

Was sind die gängigsten Zahlungsmethoden im B2B-Bereich?

Zu den gängigen B2B-Zahlungsmethoden zählen Schecks, Überweisungen, ACH-Überweisungen (Automated Clearing House), virtuelle Karten, herkömmliche Zahlungsgateways und B2B-spezifische Zahlungsgateways. Digitale Zahlungsmethoden verdrängen zunehmend papierbasierte Verfahren wie Schecks und Bargeld.

Wie kann Automatisierung „ order-to-cash “ verbessern?

Die Automatisierung beschleunigt die Auftragsabwicklung, Bonitätsprüfungen, die Rechnungsstellung und das Berichtswesen und reduziert gleichzeitig die manuelle Dateneingabe sowie Fehler bei der Papierbearbeitung. Dies führt in der Regel zu schnelleren Zahlungen, niedrigeren Betriebskosten, einer höheren Kundenzufriedenheit und einem besseren Überblick über den Cashflow im gesamten O2C-Prozess.