Jede Rechnung über den richtigen Kanal versenden
Käufer aus dem öffentlichen Sektor erwarten Peppol-E-Rechnungen, manche Kunden verlangen EDI und wieder andere möchten weiterhin ein PDF. Wenn dies manuell abgewickelt wird, führt dies zu abgelehnten und erneut versendeten Rechnungen. Qvalia versendet jede Rechnung in einem Format, das der Kunde empfangen kann, und Ihr Team kann jede Zustellung an einem Ort nachverfolgen.
| Der Kunde | Wie die Rechnung zugestellt wird | Enthalten in |
| Bei Peppol registriert, einschließlich öffentlicher Auftraggeber | Peppol- BIS Billing -3.0-E-Rechnung über den Peppol-Zugangspunkt von Qvalia | Jeder Connect-Tarif |
| Ich kann noch keine elektronischen Rechnungen empfangen | Rechnung als PDF | Jeder Connect-Tarif |
| Zahlt über einen digitalen Briefkasten oder das Online-Banking | Digitale Postfach oder Online-Banking | Betriebsvereinbarung |
| Benötigt eine Rechnung in Papierform | Gedruckte Rechnung per Post | Betriebsvereinbarung |
| Erfordert EDI oder ein anderes Format | Je nach Kunde vereinbart | Betriebsvereinbarung |
Im Rahmen einer Unternehmensvereinbarung wendet Qvalia für jeden Empfänger den vereinbarten Zustellkanal an, sodass Ihr Team nur einen einzigen Rechnungslauf versendet. Erfahren Sie mehr über Zustellkanäle
Wählen Sie aus, wie Rechnungen in Qvalia erfasst werden sollen
Erstellen Sie Rechnungen in der Qvalia-Web-App, binden Sie ein Buchhaltungssystem ein oder versenden Sie sie über Ihr eigenes Abrechnungssystem. Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen, steht Ihnen derselbe Zustellstatus zur Verfügung.
Die Qvalia-Web-App
Erstellen Sie Rechnungen und Gutschriften, speichern Sie Kunden und Produkte und kopieren oder versenden Sie frühere Rechnungen erneut. Eine Integration ist nicht erforderlich.
Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem
Mit Connector-Apps für Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero, Procountor, Netvisor und andere Systeme lassen sich Rechnungen ohne Entwicklungsaufwand versenden.
API oder SFTP
Senden Sie Rechnungen und Gutschriften aus einem Abrechnungssystem oder einer Plattform über die Rechnungs-API und testen Sie diese in der Sandbox, bevor Sie den Live-Betrieb aufnehmen.
Wird geprüft, bevor es den Kunden erreicht
Strukturierte Rechnungen werden vor der Übermittlung anhand der geltenden Formatvorschriften geprüft. Peppol-Rechnungen werden gemäß EN 16931 und den entsprechenden Peppol-Vorgaben validiert. Sie können den Status jeder Rechnung in Qvalia verfolgen.
- Kunden- und Produktdaten, die Sie in der nächsten Rechnung wiederverwenden
- Status und Benachrichtigungen für jede Rechnung
- Transaktionsprotokoll und Benutzerprotokoll darüber, was passiert ist und wer es getan hat
Wenn der Verkauf mit einer Bestellung beginnt
Peppol-Bestellungen von Käufern
Wenn ein Käufer über Peppol bestellt, sollte die Rechnung die Bestellnummer des Käufers enthalten. Bei der „Order-to-Invoice“-Funktion wird die Rechnung aus den Bestelldaten erstellt, sodass keine Daten doppelt eingegeben werden müssen.
Geschäftskunden in Ihrem Online-Shop
Beim B2B-Checkout entscheiden sich Geschäftskunden für die Zahlung per Rechnung. Qvalia sucht das Unternehmen, prüft, ob es bei Peppol registriert ist, und versendet die Rechnung in einem Format, das das Unternehmen empfangen kann.
Welcher Tarif passt zu Ihrer Rechnungsstellung?
Connect
Self-Service-Tarife mit monatlicher Abrechnung. Versenden Sie in jedem Tarif E-Rechnungen und PDF-Rechnungen über die Web-App. Mit „ Medium “ erhalten Sie zusätzlich die API und die Funktion „Order-to-Invoice“, mit „ Large “ kommen Connector-Apps und Archivierungsfunktionen hinzu.
Unternehmen
Dynamisches Routing, Druck, digitale Postfächer und Online-Banking, EDI, B2B-Checkout und höhere Volumina – wir richten alles gemeinsam mit Ihnen ein.
Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung des Debitorenmanagements
Was passiert, wenn ein Kunde nicht bei Peppol registriert ist?
Die Rechnung kann als PDF versendet werden. Im Rahmen eines Unternehmensvertrags wählt das dynamische Routing für diesen Kunden einen anderen Kanal aus, beispielsweise eine digitale Mailbox, das Online-Banking, E-Mail oder den Druck.
Brauchen wir eine Integration, um loszulegen?
Nein. Sie können Rechnungen über die Web-App versenden und später eine Connector-App oder die API hinzufügen.
Können wir Rechnungen aus unserem ERP-System versenden?
Ja. Die Connector-Apps unterstützen Systeme wie Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero und Procountor. Andere Systeme übermitteln ihre Daten über die Invoicing-API oder SFTP.
Wird jede Rechnung vor dem Versand überprüft?
Ja. Strukturierte Rechnungen werden vor der Übermittlung anhand der geltenden Formatvorschriften geprüft, Peppol-Rechnungen hingegen anhand der Norm EN 16931 und der Peppol-Vorschriften, sodass Fehler erkannt werden, bevor das System des Empfängers die Rechnung zurückweist.
Wird die Zahlungsabwicklung über Qvalia abgewickelt?
Nein. Die Rechnung enthält Ihre Zahlungsdaten, und die Kunden überweisen den Betrag auf Ihr Bankkonto oder über Ihr Zahlungssystem. Die Zahlungen werden in Ihrem ERP-System nachverfolgt.
Welchen Tarif brauchen wir?
Die Connect-Tarife umfassen den Versand von E-Rechnungen und PDF-Rechnungen über die API von Medium sowie Connector-Apps von Large. Dynamisches Routing, Druck, digitale Postfächer, EDI und B2B-Checkout sind Teil des Enterprise-Angebots.