Belgien inför nya e-faktureringsregler: Gör så här om du har belgiska företagskunder

Belgien går in i en ny fas av den digitala skattekontrollen. Den 1 januari 2026 blir elektronisk fakturering obligatorisk för i princip alla B2B-transaktioner. Varje belgiskt företag – och varje utländsk leverantör som säljer till belgiska kunder, inklusive svenska bolag – måste kunna skicka och ta emot strukturerade e-fakturor enligt den europeiska standarden EN 16931, vanligtvis via Peppol-nätverket.

För många organisationer väcker det här frågor:

Hur uppfyller vi kraven? Behöver vi uppgradera eller ändra vårt ERP? Måste vi välja en specifik Peppol-leverantör? Hur undviker vi manuella steg och onödiga kostnader? Vilket är det mest effektiva sättet att lösa detta – både på kort och lång sikt?

Den goda nyheten är att efterlevnad behöver vara allt annat än komplicerat. Det snabbaste och mest hållbara sättet är att använda en Peppol-native lösning som kombinerar ett lättanvänt webbgränssnitt med ett komplett API för utvecklare. Qvalia är utvecklat just för det här scenariot.

I den här guiden går vi igenom hur mandatet fungerar, vad du behöver implementera och hur du kan komma igång direkt med Qvalia – oavsett om du är ett mindre bolag som skickar några få fakturor i månaden eller ett större företag med omfattande systemintegrationer.

Om du är verksam i Sverige och säljer till belgiska kunder gäller samma grundregel som för inhemska belgiska leverantörer: B2B-fakturor ska skickas som strukturerade e-fakturor enligt EN 16931, via ett godkänt nätverk (i praktiken Peppol).

Det innebär att:

Med en Peppol-ansluten plattform som Qvalia kan du hantera både svenska och belgiska krav i samma flöde – utan separata portaler för varje land.

I stället för att bygga kundspecifika integrationer, hantera flera lokala portaler eller skicka filer manuellt standardiserar Peppol hela kedjan:

Det minskar komplexiteten dramatiskt. När både ditt företag och din kund är registrerade i nätverket levereras fakturan direkt, utan portalinloggningar eller speciallösningar per kund.

Qvalia är en ackrediterad Peppol Access Point, vilket innebär att du får full anslutning och regelefterlevnad från start. Qvalia finns dessutom med på Belgiens officiella lista över programvarulösningar för att skicka, ta emot och behandla elektroniska fakturor på den federala e-faktureringsportalen.

Många företag överskattar komplexiteten i e-fakturering. Med Qvalia handlar onboarding i praktiken om några minuter.

Plattformen skiljer sig från traditionella e-faktureringslösningar genom att vara data-first och Peppol-native. Du får realtidsanslutning till nätverket och stöd för hela uppsättningen meddelandetyper – från fakturor till order och despatch advice. Varje transaktion normaliseras ned på radnivå, vilket gör det möjligt att automatisera även stora volymer, med hög driftssäkerhet och funktioner anpassade för både höga volymer och avancerade användare.

Ekonomi- och skattefunktioner får full spårbarhet, utvecklingsteam undviker inlåsning, och det är enkelt att komma igång via en gratisplan.

Qvalias Connect-lösning ger dig allt du behöver för att börja skicka Belgien-kompatibla e-fakturor:

Ingen installation, ingen komplex konfiguration och inget krav på teknisk kompetens.

Om du redan använder ett ERP, ekonomisystem eller egenutvecklad lösning kan du ansluta via Qvalias API och köra Peppol fullt ut i din befintliga miljö.

Utvecklare kan integrera bland annat:

Utöver själva meddelandehanteringen kan Qvalia även tillföra:

Det gör det möjligt att automatisera hela B2B-flödet – från mottagen order till matchad och skickad faktura – i ett och samma system. Du kan börja enkelt i webbgränssnittet och längre fram gå över till API och mer avancerad automation, utan plattformsbyte.

Registrera ditt företag på en Connect-plan. Qvalia tilldelar ditt Peppol-ID inom några minuter. Det är detta ID som gör det möjligt för dina kunder och leverantörer att skicka meddelanden till dig via Peppol.

Välj det arbetssätt som passar din organisation:

Alla alternativ är helt kompatibla med Belgiens krav, valet styr bara hur långt du vill automatisera.

Belgiska kunder adresseras i Peppol med sitt företagsnummer (KBO/BCE-nummer) enligt det belgiska schemat 0208. Qvalia kan automatiskt kontrollera om mottagaren är nåbar i Peppol för den aktuella dokumenttypen. Du kan även söka efter Peppol-ID i den öppna Peppol-katalogen.

Skicka en första faktura till en belgisk kund via Qvalia, eller använd API-sandboxen för att testa integrationen. Syftet är att säkerställa att format, adressering och affärsregler fungerar innan volymerna ökar.

När du väl skickar och tar emot fakturor via Peppol enligt EN 16931 har du i praktiken uppfyllt kraven. Det krävs ingen separat anslutning till någon ytterligare belgisk plattform.

Även med ett modernt system är det klokt att förbereda sig i god tid. Några rekommendationer:

Redo att fakturera smarater, eller uppfylla kundkrav från kunder i Belgien eller andra platser? Oavsett om du är en liten konsultverksamhet eller en koncern med flera bolag och komplex fakturering kan du bli fullt compliant på några minuter. Börja kostnadsfritt med Connect och bygg vidare till API-baserad automation när behoven växer.