EDI og fakturering: utviklingen av e-fakturahåndtering

La oss se det i øynene: Automatisering og integrering er målet for enhver virksomhet i dag. Det er slik bedrifter vil holde tritt med konkurrentene etter hvert som teknologien utvikler seg og digitale transformasjoner blir normen.

Og for mange virksomheter starter tilpasningen til disse raskt skiftende trendene vanligvis i økonomiavdelingen.

2019 spådde Zion Market Research at det globale e-faktureringsmarkedet ville nå 20,529 milliarder USD innen 2026, med en estimert CAGR på 20,4 %. Med tanke på slike estimater, som kom før den globale pandemien startet, er det tydelig at e-fakturering og digital finans er kommet for å bli.

Det er også viktig at bedriftene forstår hva som gjør at e-faktura ikke bare er en "nice-to-have"-løsning, men en "must-have"-løsning for å modernisere økonomiprosessen.

Vi har satt sammen denne veiledningen for å vise deg hvordan fakturaer har utviklet seg gjennom fremveksten av EDI til de mer moderne e-faktureringsløsningene du ser i dag.

Elektronisk fakturering, eller e-fakturering, er distribusjon av fakturaer mellom leverandører og kjøpere i et fullt integrert digitalt og strukturert format, noe som gjør transaksjonene tryggere og betydelig enklere å behandle. 

Denne elektroniske faktureringsformen forenkler sending, mottak og arkivering av fakturaer, reduserer transaksjonskostnadene og øker effektiviteten i bedriftens økonomiske behandling ved hjelp av automatisering.

E-fakturaer inneholder de samme opplysningene som tradisjonelle formater. Den viktigste forskjellen er imidlertid at dataene er strukturert som sifre og tegn i faste og maskinlesbare felt. Denne automatiserte komponenten eliminerer den tradisjonelle distribusjonsrisikoen ved manuell håndtering og behandling og kan forbedre kundefordringsprosessene.

Å gå over til et mer integrert og automatisert system for behandling av innkjøpsfakturaer og fakturering er bare fornuftig. For mange store bedrifter og institusjoner er overgang til e-faktura den digitale løsningen de kan ta i bruk for å holde tritt med den økende strømmen av fakturaer. Det er den ideelle løsningen for å håndtere stordriftsfordeler i takt med at virksomheten vokser.

Overgangen var imidlertid ikke alltid sømløs. E-fakturering er et biprodukt av de tidlige EDI-systemene og begrensningene de møtte.

Tradisjonelle systemer for elektronisk datautveksling (EDI) ble brukt til å håndtere datautveksling mellom bedrifter, leverandører og andre aspekter av økonomiprosessen. Disse systemene var imidlertid store, krevde konfigurasjon med komplekse implementeringer og krevde spesialbygde systemer. Det var et strukturelt mareritt for mange mindre bedrifter som prøvde å ta i bruk EDIs tekniske standardstandarder for elektronisk datautveksling mellom to parter.  

Heldigvis var innføringen av e-faktura en moderne løsning som bedrifter verden over kunne gå over til. Fra de hardkodede EDI-hotlinene og binære utvekslingene, utnyttet andregenerasjons e-fakturering den brede internettinfrastrukturen og VAN -tjenestene (Value Added Services) for å tilby en bredere løsning.

Den tilbød det samme Bedrift EDI-funksjonalitet av høy kvalitet tilbys uten de intensive tekniske konfigurasjonene som kreves for å få alt til å fungere.

VAN er operatører som eliminerer stivheten ved EDI gjennom et forenklet elektronisk "postkassesystem" for fakturering. Disse operatørene sørger for at e-fakturaer sendes og mottas av de rette partene.

Andregenerasjons e-fakturering var langt mer effektiv enn tradisjonelle EDI-prosesser med hardkodet struktur. Men ettersom det for øyeblikket er begrenset harmonisering eller full global standardisering av e-fakturering blant operatørene, må det fortsatt gjøres mindre tilpasninger for å muliggjøre distribusjon på tvers av operatørene.

Å eksistere i et lukket nettverk innebar også noen barrierer med hensyn til skalerbarhet og problemer med distribusjonskostnader. Bedrifter og institusjoner måtte ta hensyn til de ulike e-fakturastandardene på globalt og nasjonalt nivå. Heldigvis ville den senere utviklingen av e-fakturering bare drive dette formatet videre.

Den globale innføringen av mer skybaserte og standardiserte teknologier har gjort enkel internasjonal interoperabilitet mer vanlig. Brukerne ønsker en enkel og lettvint digital brukeropplevelse, og tredjegenerasjons e-faktura tilbyr nettopp dette.

Med mer enhetlige elektroniske formater har disse fakturadistribusjonsprosessene blitt stadig mer sømløse og intuitive.

Det mest utbredte og raskest voksende formatet globalt er Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol). Dette formatet har blitt brukt i hele EU siden 2019, og

har blitt tatt i bruk internasjonalt på grunn av sin brukervennlighet og kostnadseffektivitet, blant annet i Canada, Australia, New Zealand og Singapore.

Den største fordelen med Peppol er bruken av åpne nettverksstrukturer som eliminerer behovet for interoperabilitet mellom uavhengige og lokale e-fakturaoperatører.

Ved hjelp av en Peppol Participant Identifier (Peppol ID), adressen for e-fakturaer og andre e-dokumenter, kan brukerne utveksle e-fakturaer og filer raskt og intuitivt. Klikk her for å søke etter Peppol-ID-er i den globale databasen.

Bedrifter trenger bare tilgang til en Peppol-sertifisert aksesspunkt og integrere det i fakturahåndteringsprogramvaren eller ERP-systemet deres for å sømløst behandle kommunikasjon og distribusjon av e-fakturaer. Du kan Kom i gang raskt ved å bruke vår Peppol aksesspunkt -tjeneste .

Denne tredjegenerasjons e-fakturaen kan potensielt forandre både små og store forretningsprosesser. Den integrerte og enkle tilnærmingen har vært en fordel for lokale e-fakturaoperatører som i stor grad er avhengige av gebyrer for å generere inntekter innenfor sine lukkede nettverk.

Sette opp din e-faktura-innboksadresse og registrere deg med en EU-sertifisert Peppol aksesspunkt er de første trinnene for å transformere din e-fakturafinansieringsprosess. Hos Qvalia tilbyr vi Peppol e-fakturering gratis.

Det er fire enkle trinn for å sende: input, konvertering, portal og overføring. Programvareleverandører som Qvalia håndterer vanligvis distribusjon, konvertering og levering, slik at du har færre ting å bekymre deg for.

Mottak og leverandørreskontro er den mer kompliserte delen. Menneskelige feil og manuelle problemer kan ofte øke risikoen for feilutbetalinger eller dårlig økonomistyring. E-fakturering og EDI sørger for at viktig informasjon som er nødvendig for dette trinnet, blir lagt inn korrekt og effektivt gjennom en enkel mottaksprosess i tre trinn: innlegging, klargjøring og behandling. Du må vanligvis sørge for at ERP-systemet ditt kan lese det strukturerte formatet. De fleste operatører eller programvareleverandører kan hjelpe deg med den delen.

Ta en titt på den nyeste e-boken vår for mer detaljert informasjon om hvordan du sender og mottar e-fakturaer.

Oppgrader økonomiprosessen din med moderne e-fakturering. Med Qvalia kan du transformere forretningsprosessene dine med vår automatiserte fakturahåndtering, avvikshåndtering og regnskap og analyse på postnivå. 

Snakk med oss eller besøk nettsiden vår for å registrere deg gratis og Kom i gang .