Peppol permet aux organisations d'échanger des documents commerciaux structurés via un réseau de prestataires de services certifiés. Les factures électroniques constituent les documents les plus courants, mais Peppol prend également en charge les commandes, les catalogues, les avis d'expédition et les messages de réponse.
Peppol associe trois éléments :
- Réseau et découverte : les points d'accès certifiés échangent des messages. Un identifiant de participant est utilisé pour localiser le « Service Metadata Publisher » (SMP) du destinataire, et le « Peppol Service Metadata Locator » (SML) pointe vers le SMP concerné.
- Spécifications relatives aux documents et aux processus : Peppol BIS et Peppol PINT définissent les données métier, les types de documents et les règles de validation pour les processus pris en charge.
- Gouvernance : OpenPeppol gère les accords, les politiques, les listes de codes et les spécifications techniques destinés aux prestataires de services et aux autorités Peppol.
Peppol n'est pas en soi soumis à la législation de l'Union européenne. Des textes législatifs tels que la directive 2014/55/UE peuvent imposer des obligations en matière d'e-facturation , tandis qu'OpenPeppol régit le réseau et ses spécifications.
Le format « BIS Billing 3 » de Peppol utilise le langage XML OASIS UBL 2.1. La norme EN 16931 prévoit également des liaisons syntaxiques pour les formats UBL et UN/CEFACT CII, mais cela ne signifie pas pour autant que les fournisseurs peuvent choisir le format CII pour un message « BIS Billing » de Peppol. Les autres formats sources, tels que Svefaktura ou Finvoice, doivent normalement être convertis en un document Peppol pris en charge, à moins que le type de document et le processus exacts ne soient enregistrés et pris en charge par le destinataire.
Les capacités publiées par le destinataire déterminent quels documents peuvent lui être transmis. Un prestataire de services Peppol se charge de l'identification, de la validation et du transport entre l'expéditeur et le destinataire.
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