Peppol ermöglicht Käufern und Verkäufern eine einfache Kommunikation im Geschäftsverkehr. Die häufigste Dokumentenart ist die elektronische Rechnung, aber Peppol verarbeitet auch andere Arten von Geschäftsdokumenten, wie Kreditrechnungen, Bestellungen und Preislisten.
Peppol besteht aus drei Teilen - einem Netzwerk, einem Format und einer Gesetzgebung:
1) Ein Netz, das es Geschäftspartnern ermöglicht, Geschäftsdokumente vollständig elektronisch über das Internet zu versenden und zu empfangen. Am gebräuchlichsten sind elektronische Rechnungen, aber Peppol kann auch andere Dokumente verarbeiten.
2) Ein Formatstandard für elektronische Dokumente, wie z.B. elektronische Rechnungen.
3) In den EU-Rechtsvorschriften sind die Verpflichtungen der Mitgliedstaaten und die Art und Weise, wie Peppol über die gemeinnützige Organisation OpenPeppol geleitet und verwaltet werden sollte, festgelegt.
Der Formatstandard innerhalb des Peppol-Netzes ist Peppol BIS Billing 3.0. Es können jedoch auch andere elektronische Formate wie Svefaktura, Finvoice und andere verbreitet werden.
Die Dokumente werden direkt an das ERP-System, die Buchhaltung, die Rechnungsverwaltungssoftware oder das Auftragsverwaltungssystem der jeweiligen Partei gesendet. Unternehmen und Organisationen können beantragen, Zugangspunkte zu werden, aber dies wird in der Regel durch einen externen Peppol-Dienstleister ermöglicht.
Die Übertragung findet in einem der folgenden XML-Formate statt:
- UBL, Universelle Geschäftssprache
- CII, Cross Industry Invoice
UBL ist das am weitesten verbreitete XML-Format. Lieferanten können eines dieser beiden Formate für ihre Kundenrechnungen wählen, aber die öffentlichen Stellen müssen beide verarbeiten können.
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