Workbuster possède une longue expérience dans la gestion des commandes et des factures pour les prestataires privés du Service public de l'emploi suédois dans le domaine du placement. Lorsque le Service public de l'emploi a décidé de numériser ses transactions conformément à la norme européenne Peppol, Workbuster s'est tourné vers Qvalia.

Une grande partie des responsabilités du Service public de l'emploi suédois, l'agence gouvernementale nationale chargée des services publics de l'emploi et de la mise en œuvre de la politique du travail, est aujourd'hui privatisée et assurée par des agences pour l'emploi et des prestataires de services privés.

Workbuster facilite depuis longtemps le flux des commandes et des factures entre ces parties. L'entreprise soutient environ 130 prestataires indépendants.

L'année dernière, le Service de l'emploi a décidé de numériser le flux des commandes et des factures à l'aide de Peppol, un réseau européen d'échange de factures électroniques et d'autres documents commerciaux qui est rapidement devenu l'un des plus importants au monde.

« Nos clients et nous-mêmes avons disposé d'un délai très court pour nous adapter, seulement deux mois environ », explique Peter Spetz.

Après avoir interrogé cinq fournisseursVAN , dont aucun n'était en mesure de fournir une solution dans un délai aussi court et à un prix raisonnable, Workbuster a trouvé Qvalia.

L'entreprise disposait déjà de solutions pour la facturation via Peppol, mais pas de solution pour le traitement des commandes électroniques conforme aux exigences du réseau.

« Chez Qvalia, ils ont fait preuve d'une agilité incroyable. Ils ont très rapidement intégré la gestion des commandes selon Peppol dans leur système, et ce, dans le respect total du calendrier serré ».

L'un des défis résidait dans les volumes importants de transactions gérés par Workbuster. Par exemple, au cours des 12 derniers mois, 250 000 nouveaux participants ont été pris en charge dans le cadre du programme du Service public de l'emploi suédois, où le nombre de transactions de factures et de commandes avoisine le million.

« Nous avons pris contact avec Qvalia en septembre, et en octobre, tout était prêt et le premier client a pu démarrer. Cela a pris moins de quatre semaines. Nous sommes ravis de notre collaboration avec Qvalia », déclare Peter Spetz.

La solution proposée par Qvalia est une plateforme permettant aux entreprises de numériser et d'automatiser rapidement leurs processus financiers liés aux achats et aux ventes. Cette plateforme modulaire peut être adaptée en fonction des demandes et des besoins des utilisateurs en matière de gestion des factures électroniques, de comptabilité automatisée et d'analyse. Elle s'intègre également facilement aux systèmes existants, tels que les logiciels ERP ou de comptabilité.

Henri Taipale est le PDG et fondateur de Qvalia. Il raconte qu'ils ont eu une première réunion avec Workbuster un vendredi, et que dès le lundi suivant, ils ont pu présenter un plan.

« Chez Qvalia, nous sommes très orientés Peppol. Notre infrastructure repose sur le réseau comme cadre. La numérisation qui en découle est une condition préalable à nos solutions à valeur ajoutée, par exemple dans l'automatisation et l'analyse comptables », explique-t-il.

Par rapport à la facturation électronique traditionnelle et à la gestion électronique des commandes utilisant VAN , Peppol présente plusieurs avantages. Il est plus facile de commencer avec les flux de transactions et le traitement, et vous n'avez pas à risquer de perdre du temps et à engager des coûts supplémentaires lorsque les factures sont envoyées entre différents prestataires de services, par exemple.

Grâce à son ouverture et à sa couverture internationale, ce réseau est en passe de devenir la norme mondiale en matière de facturation électronique.

« Nous disposons d'une technologie propriétaire sur mesure pour l'ensemble de l'infrastructure, ce qui nous permet de créer rapidement des solutions sur mesure pour nos clients. C'est ainsi que nous avons pu fournir notre solution à Workbuster aussi rapidement. »