Yritykset voivat hyödyntää Peppolin mahdollisuuksia edistää digitaalista muutosta muutenkin kuin laskujen hallinnassa talous- ja hankintaprosesseissa. Tutustu 9 Peppolin käyttötapaukseen.
Peppol-yritysverkosto on saanut laajaa tunnustusta roolistaan sähköisen laskutuksen standardoinnissa ja virtaviivaistamisessa kaikkialla Euroopassa. Peppolin toiminta-alue ulottuu kuitenkin paljon laajemmalle kuin vain sähköisiin laskuihin, ja se kattaa useimmat liiketoimintaprosessin osa-alueet.
Itse asiassa yritykset voivat hyödyntää Peppolin mahdollisuuksia edistää syvempää digitaalista integraatiota, parantaa tehokkuutta ja edistää yhteistyötä eri aloilla.
Tutustutaanpa eräisiin Peppol-verkon käytön helpoimpiin mahdollisuuksiin verkkolaskutuksen ulkopuolella.
1. Virtaviivaistettu tilausten hallinta
Peppol tarjoaa standardoidun formaatin tilausten hallintaa ja ostotilausten viestintää varten. Integroimalla hankintajärjestelmäsi Peppolin kanssa voit:
- Automatisoi ostotilauksen vastaanotto ja validointi
- Varmistetaan standardoitu viestintä, vähennetään virheitä ja tehostetaan tilausprosessia.
- Paranna näkyvyyttä tilausten tiloihin
2. Tehokas sähköinen hankinta
Tavarantoimittajat ja ostajat voivat jakaa e-katalogejaan Peppol-verkostossa. Etuja ovat mm:
- Keskitetty tuotetietojen hallinta
- Punchout ja B2B-verkkokauppa, joka varmistaa, että ostajilla on aina viimeisimmät tuotetiedot ja hinnat sekä dynaamiset sähköiset hankinnat.
- Yksinkertaistettu hintavertailu ja tuotevalinta
3. Laadullinen analyysi ja luokittelu
Käyttämällä Peppolin standardoitujen formaattien mahdollistamia strukturoituja transaktiotietoja ostajat voivat seurata, analysoida ja raportoida:
- Luokitellaan ostot rivikohtaisesti UNSPSC:n kaltaisten taksonomioiden mukaisesti.
- Reaaliaikainen kulutusanalyysi, joka perustuu ensikäden tapahtumatietoihin.
4. Laivausilmoitukset ja lähetykset
ASN:t ilmoittavat ostajalle, kun lähetys on matkalla, ja lähetykset ilmoittavat vastaanottajalle lähetyksen yksityiskohtaisen sisällön. Peppolin käyttötapaukset muun muassa lähetysviestejä varten tarjoavat useita etuja:
- Reaaliaikaiset päivitykset lähetyksen tilasta
- Integrointi varastonhallintajärjestelmiin, varastojen käsittelyn ja varastoinnin optimointi.
- Ostajat voivat paremmin valmistautua tavaroiden vastaanottoon
- Vastaanotettujen tavaroiden ja tilausten automaattinen täsmäytys on mahdollista, mikä parantaa tarkkuutta.
5. Hyvityslaskut ja palautukset
Peppol tukee hyvityslaskujen vaihtoa, mikä helpottaa:
- Palautusten tai korvausten nopeampi käsittely
- Parannettu tarkkuus hyvityslaskujen myöntämisessä ja vastaanottamisessa.
6. Viestintä sanomatason vastauksilla (MLR).
MLR vahvistaa Peppolin kautta vaihdettujen viestien (kuten tilausten tai laskujen) vastaanottamisen. MLR:ien käyttö varmistaa:
- Lähetettyjen viestien toimitustodistus
- Reaaliaikaisen palautteen ansiosta yritykset voivat ryhtyä oikea-aikaisiin toimiin virheiden varalta.
7. Sopimuksen tietojen vaihto
Peppolin infrastruktuuri ei vielä sisällä varsinaisia sopimuksia, mutta hyödynnettyjä tietoja voidaan laajentaa sopimusten tukemiseen:
- Käyttökelpoiset ja standardoidut yhdistetyt viestit, katso BIS-tilaussopimus.
- Arkaluonteisten asiakirjojen turvallinen vaihto
8. Kasvihuonekaasuja koskevien tietojen saanti ja scope 3 -vaatimusten noudattaminen.
Toistaiseksi ei ole olemassa standardoitua tapaa sisällyttää kasvihuonekaasuja (Greenhouse Gas, GHG) ja Scope 3 -tietoja suoraan Peppoliin. Me Qvaliassa työskentelemme aktiivisesti sen eteen, että ESG- ja GHG-tiedot olisivat saatavilla Peppol-kehyksen tulevissa päivityksissä, mutta sillä välin käyttäjät voivat:
- Kasvihuonekaasuja koskevien tietojen sisällyttäminen mukautettuihin kenttiin, jotka ovat käytettävissä esimerkiksi BIS Billing 3:ssa.
- Liitä täydentävät tiedot PDF-tiedostoihin, jotka ovat saatavilla esimerkiksi BIS Billing 3 -ohjelmassa.
Sinun on aloitettava vuoropuhelu kumppaneidesi kanssa varmistaaksesi, että kaikki tarvittavat tiedot sisältyvät viestinvaihtoon.
9. Maailmanlaajuinen ulottuvuus
Vaikka Peppol on lähtöisin Euroopasta, se on laajentamassa toimintaansa maailmanlaajuisesti. Yritykset voivat:
- Kansainvälisten liiketoimien prosessien standardointi
- Yhteydenpito kasvavaan määrään maailmanlaajuisia kumppaneita yhtenäisellä alustalla.
Peppolin infrastruktuuri ja standardoitu sanomamuoto ulottuvat sähköistä laskutusta pidemmälle ja tarjoavat yrityksille dynaamisia ominaisuuksia tehokkuuden, tarkkuuden ja yhteistyön parantamiseksi.
Ymmärtämällä ja hyödyntämällä näitä mahdollisuuksia on mahdollista optimoida rahoitus- ja transaktiotoiminnot ja vahvistaa asemaasi yhä digitaalisemmassa ja verkottuneemmassa liiketoimintaympäristössä.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Sähköisten tilausten käyttäminen voi olla yrityksesi kannalta mullistavaa. Saat vaiheittaisia vinkkejä oikean ratkaisun valintaan tästä sähköisten tilausten ostajan oppaasta.
Sähköisten viestien integroiminen liiketoimintatapahtumiin - sähköisistä laskuista sähköisiin tilauksiin ja muuhun vastaavaan - päivittäisiin toimintoihin on perinteisesti ollut haastavaa, monimutkaista ja kallista. Tilanne on kuitenkin ...
Euroopan komissio on julkaissut raportin sähköisestä laskutuksesta Euroopassa, jossa analysoidaan sähköisen laskutuksen politiikan ja käyttöönoton vaikutuksia vaikuttavan direktiivin 2014/55/EU pohjalta.