Hvilke ændringer sker der i leverandørgæld?
Leverandørfakturaer modtages ofte via flere forskellige kanaler og kræver manuel kontrol, bogføring og opfølgning. Qvalia samler arbejdet i én samlet proces, så dit team kan fokusere på undtagelserne i stedet for manuelt at behandle fakturaerne.
Modtagelse
Alle leverandørfakturaer samlet i én indbakke
Peppol-e-fakturaer, EDI-meddelelser og PDF-fakturaer modtages på samme sted. PDF-fakturaer indlæses sammen med overskriftsdata og fakturalinjer.
Kontrol og kodning
Afvigelser konstateret, regnskaber foreslået
Dine fakturaregler gennemgår hver enkelt faktura og placerer afvigelser i karantæne med angivelse af årsagen. Hver linje får foreslået en konto baseret på din bogføringshistorik.
Godkendelse
Godkendelse i webappen eller på telefonen
Godkendere modtager en besked, når der er en faktura, der venter på godkendelse. Alle handlinger registreres på fakturaen, så man kan se, hvem der har godkendt hvad og hvornår.
Sådan behandles en leverandørfaktura i Qvalia
- Modtagelse. Peppol-e-fakturaer, EDI-meddelelser og PDF-fakturaer ankommer til den samme indbakke. PDF-fakturaer registreres ved hjælp af OCR-faktura-genkendelse.
- Kontrol. Fakturareglerne kontrollerer hver enkelt faktura. Fakturaer, der ikke opfylder disse regler, placeres i karantæne med angivelse af årsagen.
- Kode. Qvalia kommer med forslag til bogføring for hver linje, baseret på hvordan dit team tidligere har bogført lignende fakturaer.
- Godkend. Godkendelsesforløbet sender fakturaen til de rette godkendere ud fra rolle og beløb.
- Indlæsning. Godkendte fakturaer overføres til dit ERP-system via en connector-app, API’et eller SFTP.
Godkendere kan godkende fra deres telefon
Qvalia-appen til iPhone og Android har de samme fakturaer, det samme godkendelseshierarki og de samme kontrolfunktioner som webappen. Godkendere modtager en push-besked, når der ligger en faktura klar til dem.
- Godkende, underskrive, videresende, sætte en faktura i venteposition eller afvise en faktura
- Kommenter og følg den fulde oversigt over foranstaltningerne
- Åbn den oprindelige faktura og leverandøroplysningerne
Følg udgiften ned til fakturalinjen
Hver faktura er opbygget på linjeniveau, så økonomi- og indkøbsafdelingerne kan følge udgifterne i Qvalia uden at skulle udarbejde deres egne rapporter.
- Udgifter fordelt på leverandør, kategori og produkt
- Tendenser og prisudsving over tid
- Data fra de enkelte poster til dit eget BI-værktøj via API eller CSV
Fungerer sammen med dit ERP-system og dine leverandører
Qvalia integreres med det regnskabssystem, du allerede bruger. Dine leverandører fortsætter med at sende Peppol-e-fakturaer, EDI- eller PDF-fakturaer, og de ender alle i samme proces.
- Integrationsapps til Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero, Procountor og andre systemer
- REST API og SFTP til andre ERP-systemer
- Peppol-e-fakturaer modtaget via Qvalia’s certificerede Peppol-adgangspunkt
- Leverandøroplysninger indhentet fra virksomhedsregistre med masterdata
Den samme faktura til dit team og dine systemer
Hver leverandørfaktura omdannes til strukturerede data i Qvalia. PDF-fakturaer registreres ligeledes med overskriftsdata og fakturalinjer. Dit team kan se detaljerne og fakturastatus i webappen, f.eks. når en fakturaregel har sat en faktura i venteposition.
Dit ERP-system eller din platform kan hente indgående fakturaer som JSON eller UBL XML via fakturerings-API’et.
Kom godt i gang
Automatisering af kreditorbogholderi med registrering, godkendelse og bogføringsforslag indgår i Enterprise-pakken. Vi sætter det op sammen med dig.
- Vi gennemgår sammen med dig jeres fakturaforløb, godkendelsesprocesser og ERP-system.
- Vi opsætter i fællesskab dine faktureringsregler, godkendelseshierarkiet og ERP-forbindelsen.
- Din Peppol ID er registreret, og leverandørfakturaer begynder nu at komme ind i Qvalia.
Hvis du kun har brug for at modtage og gennemse e-fakturaer, er det inkluderet i Connect Large .
Ofte stillede spørgsmål om automatisering af kreditorbogholderi
Skal vores leverandører ændre den måde, de fakturerer os på?
Nej. Leverandører, der sender Peppol-e-fakturaer, sender dem til dig via din Peppol ID. Leverandører, der sender PDF-fakturaer, kan fortsætte med det, og PDF-fakturaerne registreres i Qvalia.
Udsender Qvalia fakturaer automatisk?
Nej. Qvalia foreslår en konto for hver fakturalinje, og jeres team godkender den. Godkendte fakturaer overføres derefter til jeres ERP-system.
Hvad sker der med en faktura, der ikke overholder vores regler?
Den venter i karantæne med den angivne årsag. Dit team retter den og frigiver den, eller gør indsigelse over for leverandøren.
Kan godkendere bruge deres mobiltelefoner?
Ja. Qvalia-appen til iPhone og Android har de samme fakturaer og det samme godkendelseshierarki som webappen.
Hvilke ERP-systemer fungerer Qvalia sammen med?
Connector-apps understøtter systemer som Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero og Procountor. Andre ERP-systemer tilsluttes via REST API eller SFTP.
Hvilken pakke indeholder automatisering af kreditorbogholderi?
Registrering, faktureringsregler, godkendelse og bogføringsforslag indgår i Enterprise-pakken. Connect Large omfatter modtagelse og gennemgang af e-fakturaer for organisationer, der kun har brug for netop dette.