Die Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung: ein Marktüberblick

E-Invoicing-Markt

Der Wechsel von der traditionellen Rechnungsstellung auf Papier über PDFs zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) stellt ein neues Paradigma für moderne Geschäftsabläufe dar. In seinem neuesten Marktforschungsbericht definiert Billentis diesen sich entwickelnden Markt, seine Merkmale und Definitionen.

Unter elektronischer Rechnungsstellung versteht man die elektronische Übermittlung von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern, die den Rechnungsstellungsprozess rationalisiert und den Bedarf an manuellen Eingriffen erheblich reduziert. Diese Entwicklung ist nicht nur ein technologisches Upgrade, sondern ein grundlegender Wandel, der sich auf die Effizienz, die Einhaltung von Vorschriften und die Transparenz des Unternehmens auswirkt.

Die elektronische Rechnungsstellung entstand, als Unternehmen nach Möglichkeiten suchten, Rechnungsstellungsprozesse zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und die Transaktionsgenauigkeit zu verbessern. Im Laufe der Zeit hat sich die elektronische Rechnungsstellung von einer Nischenpraxis zu einem weltweiten Standard entwickelt, der durch technologische Fortschritte und zunehmende gesetzliche Anforderungen vorangetrieben wird.

Dieser Blog-Beitrag fasst die Rolle der elektronischen Rechnungsstellung in der heutigen Unternehmenslandschaft, ihre Merkmale, Definitionen, weltweite Verbreitung und Zukunftsaussichten zusammen, wie sie im jüngsten Billentis-Bericht The global e-invoicing and tax compliance report definiert sind : Watch the tornado! (2024).

Merkmale des E-Invoicing-Marktes

Das Verständnis der Terminologie im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung ist für das Verständnis ihres Umfangs und ihrer Auswirkungen unerlässlich. Im Zusammenhang mit Business-to-Business (B2B)- und Business-to-Government (B2G)-Transaktionen bezieht sich die elektronische Rechnungsstellung insbesondere auf die digitale Übermittlung von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern. Davon ausgenommen ist der Datenaustausch mit Steuerbehörden zu Melde- und Kontrollzwecken, der oft als E-Reporting bezeichnet wird.

In der westlichen Hemisphäre bedeutet E-Invoicing die digitale Übermittlung von Rechnungen in verschiedenen Sektoren, einschließlich B2B, B2G und Business-to-Consumer (B2C) Kontexten. Die Gesetzgebung der Europäischen Union (EU) schreibt beispielsweise die elektronische Ausstellung und den elektronischen Empfang von Rechnungen vor, die der Mehrwertsteuer (VAT) entsprechen, und hat Peppol als offenes Netzwerk zur Erleichterung des Austauschs eingerichtet. Diese Standardisierung gewährleistet, dass elektronische Rechnungen bestimmte Anforderungen an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erfüllen und problemlos zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden können.

Unterschiede zwischen E-Invoicing und E-Reporting

E-Invoicing und E-Reporting haben zwar die gleichen technischen Plattformen und Datenaustauschmethoden, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. Die elektronische Rechnungsstellung umfasst den vollständigen digitalen Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und Käufern und dient als offizielle Rechnung für Steuer- und Transaktionszwecke.

Im Gegensatz dazu umfasst die elektronische Berichterstattung an die Steuerbehörden die Übermittlung von Rechnungsdaten zur Prüfung und Einhaltung von Vorschriften, die Auszüge oder Zusammenfassungen der Rechnungsangaben enthalten können.

Umstellung von Papierrechnungen auf digitale Rechnungen

Die Umstellung von Papierrechnungen auf digitale Rechnungen stellt eine erhebliche Veränderung der Geschäftsabläufe dar. Herkömmliche Papierrechnungen sind anfällig für Fehler, Verzögerungen und hohe Bearbeitungskosten. Im Gegensatz dazu bietet die elektronische Rechnungsstellung zahlreiche Vorteile, darunter:

  • Kürzere Bearbeitungszeit: Elektronische Rechnungen können fast sofort verarbeitet werden, wodurch die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlung verkürzt wird.
  • Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier werden Druck-, Porto- und Lagerkosten reduziert.
  • Verbesserte Genauigkeit: Digitale Rechnungen minimieren die mit der manuellen Dateneingabe verbundenen Fehler.
  • Verbesserte Compliance: Die elektronische Rechnungsstellung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinfacht die Prüfungsverfahren.
  • Vorteile für die Umwelt: Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zur ökologischen Nachhaltigkeit bei.

Die wichtigsten Arten von elektronischen Rechnungen

In dem Bericht unterteilt Billentis die elektronischen Rechnungen in drei Haupttypen:

Gesetzliche Rechnungen: Diese entsprechen den steuerlichen Anforderungen und enthalten Pflichtfelder und eine Authentifizierung. Für Steuerzwecke werden sie als gültige Originalrechnungen aufbewahrt.

Kernrechnungen: Diese entsprechen den steuerlichen und handelsrechtlichen Anforderungen, unterstützen die automatisierte Verarbeitung und enthalten umfassende Datenfelder für effiziente Geschäftsvorgänge.

Kommerzielle Rechnungen: Diese Rechnungen werden in bestimmten Branchen verwendet und enthalten umfangreiche Datenfelder, die auf die Unterstützung der Prozessautomatisierung in Bereichen wie dem Gesundheitswesen und der Logistik zugeschnitten sind.

Weltweite Übernahme und Standards

Regionale Definitionen und Umsetzung

Die Einführung und Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung ist weltweit unterschiedlich. In der Europäischen Union beispielsweise wird die elektronische Rechnungsstellung durch gesetzliche Vorgaben vorangetrieben, die Unternehmen dazu verpflichten, mehrwertsteuerkonforme Rechnungen auszustellen und zu empfangen.

In Lateinamerika haben Länder wie Brasilien und Mexiko Pionierarbeit bei der elektronischen Rechnungsstellung geleistet, um Steuerhinterziehung zu bekämpfen und die Effizienz der Steuererhebung zu verbessern. Auch in Asien ist eine rasche Übernahme zu beobachten, da Länder wie Singapur und Indien robuste E-Invoicing-Rahmenwerke einführen.

Die Rolle der Steuerbehörden

Die Steuerbehörden spielen weltweit eine entscheidende Rolle bei der Einführung von E-Invoicing. Durch die Einführung von Modellen zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle (Continuous Transaction Control, CTC) können die Steuerbehörden die Verarbeitung und Prüfung von Transaktionen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit gewährleisten. Dies verbessert nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern verringert auch die Mehrwertsteuerlücke - ein wichtiger Faktor für viele Regierungen.

Normen und Interoperabilitätsrahmen

Normen und Interoperabilitätsrahmen sind für den nahtlosen Austausch elektronischer Rechnungen zwischen verschiedenen Systemen und Regionen unerlässlich. Ein herausragendes Beispiel ist das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online), das standardisierte Protokolle für die elektronische Beschaffung und Rechnungsstellung bereitstellt.

Peppol sorgt dafür, dass verschiedene E-Invoicing-Systeme effektiv miteinander kommunizieren können, was grenzüberschreitende Transaktionen erleichtert und die betriebliche Effizienz verbessert.

In dem Maße, wie Unternehmen und Behörden die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung erkennen, wird sie weiter zunehmen.

Bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung geht es nicht nur um die Einführung neuer Technologien, sondern auch um eine grundlegende Veränderung der Geschäftsprozesse, die von der Notwendigkeit größerer Effizienz, Einhaltung von Vorschriften und Nachhaltigkeit angetrieben wird. Je mehr Regionen standardisierte E-Invoicing-Verfahren und Interoperabilitätsrahmen einführen, desto vernetzter, transparenter und effizienter wird die globale Geschäftslandschaft.

Um die ganze Geschichte zu erfahren, laden Sie den vollständigen Bericht herunter.

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