E-fakturering i utvikling: en markedsoversikt

Overgangen fra tradisjonell papirfakturering via PDF-filer til elektronisk fakturering (e-fakturering) markerer et nytt paradigme i moderne forretningsdrift. I sin nyeste markedsrapport definerer Billentis dette markedet i utvikling, dets egenskaper og definisjoner.

E-fakturering er elektronisk overføring av fakturaer mellom leverandører og kjøpere, noe som effektiviserer faktureringsprosessen og reduserer behovet for manuell håndtering betraktelig. Denne utviklingen er ikke bare en teknologisk oppgradering, men en grunnleggende endring som påvirker effektivitet, etterlevelse og åpenhet i virksomheten.

E-fakturering oppsto da bedrifter søkte etter måter å automatisere faktureringsprosessene på, redusere feil og forbedre nøyaktigheten i transaksjonene. Over tid har det vokst fra å være en nisjepraksis til å bli en global standard, drevet frem av teknologiske fremskritt og økende lovkrav.

Dette blogginnlegget oppsummerer e-faktureringens rolle i dagens forretningslandskap, dens egenskaper, definisjoner, globale utbredelse og fremtidsutsikter, slik de er definert i Billentis' ferske rapport The global e-invoicing and tax compliance report: Watch the tornado! (2024).

For å forstå omfanget og virkningen av e-fakturering er det viktig å forstå terminologien knyttet til dette. I forbindelse med transaksjoner mellom bedrifter (B2B) og mellom bedrifter og myndigheter (B2G) refererer e-fakturering spesifikt til digital overføring av fakturaer mellom leverandører og kjøpere. Dette omfatter ikke utveksling av data med skattemyndighetene for rapporterings- og kontrollformål, som ofte omtales som e-rapportering.

På den vestlige halvkule betyr e-fakturering digital overføring av fakturaer på tvers av ulike sektorer, inkludert B2B, B2G og Business-to-Consumer (B2C). EU-lovgivningen krever for eksempel elektronisk utstedelse og mottak av fakturaer i henhold til merverdiavgiftsloven, og har etablert Peppol som et åpent nettverk for å legge til rette for utvekslingen. Denne standardiseringen sikrer at e-fakturaer oppfyller spesifikke krav til autentisitet, integritet og lesbarhet, og at de enkelt kan utveksles mellom forretningspartnere.

Selv om e-faktura og e-rapportering deler tekniske plattformer og datautvekslingsmetoder, tjener de ulike formål. E-fakturering innebærer fullstendig digital fakturautveksling mellom leverandører og kjøpere, og fungerer som den offisielle fakturaen for skatte- og transaksjonsformål.

E-rapportering til skattemyndighetene innebærer derimot å sende inn fakturadata for revisjon og etterlevelse av regelverk, noe som kan omfatte utdrag eller sammendrag av fakturadetaljene.

Overgangen fra papirfakturaer til digitale fakturaer representerer et betydelig skifte i forretningsdriften. Tradisjonelle papirfakturaer er utsatt for feil, forsinkelser og høye behandlingskostnader. E-fakturering gir derimot en rekke fordeler, blant annet

I rapporten kategoriserer Billentis e-fakturaer i tre hovedtyper:

Juridiske fakturaer: Disse oppfyller kravene til skattemessig samsvar og inkluderer obligatoriske felter og autentisering. For skatteformål bevares de som de opprinnelige gyldige fakturaene.

Kjernefakturaer: Disse er i samsvar med skatte- og handelskrav, støtter automatisert behandling og inneholder omfattende datafelter for effektive forretningstransaksjoner.

Kommersielle fakturaer: Disse fakturaene brukes i spesifikke bransjer og inneholder omfattende datafelter som er skreddersydd for å støtte prosessautomatisering i sektorer som helse og logistikk.

Innføringen og implementeringen av e-fakturering varierer over hele verden. I EU, for eksempel, er e-fakturering drevet av lovpålagte krav om at virksomheter skal utstede og motta fakturaer som er i samsvar med merverdiavgiftsreglene.

I Latin-Amerika har land som Brasil og Mexico vært pionerer innen e-fakturering for å bekjempe skatteunndragelse og effektivisere skatteinnkrevingen. Også i Asia ser man en rask innføring av e-fakturering, og land som Singapore og India har implementert robuste rammeverk for e-fakturering.

Skattemyndigheter over hele verden spiller en avgjørende rolle når det gjelder å fremme e-fakturering. Ved å implementere CTC-modeller (Continuous Transaction Control) kan skattemyndighetene sikre transaksjonsbehandling og revisjon i sanntid eller tilnærmet sanntid. Dette forbedrer ikke bare etterlevelsen, men reduserer også momsgapet - en viktig drivkraft for mange myndigheter.

Standarder og rammeverk for interoperabilitet er avgjørende for sømløs utveksling av e-fakturaer på tvers av ulike systemer og regioner. Et fremtredende eksempel er Peppol-nettverket (Pan-European Public Procurement Online), som tilbyr standardiserte protokoller for e-anskaffelser og e-fakturering.

Peppol sørger for at ulike e-faktureringssystemer kan kommunisere effektivt, noe som gjør det enklere å gjennomføre transaksjoner på tvers av landegrensene og forbedrer effektiviteten i driften.

Etter hvert som bedrifter og myndigheter får øynene opp for fordelene, vil e-fakturering fortsette å vokse.

Overgangen til e-fakturering handler ikke bare om å ta i bruk ny teknologi; den representerer en grunnleggende endring i forretningsprosessene, drevet av behovet for større effektivitet, samsvar og bærekraft. Etter hvert som flere regioner tar i bruk standardiserte e-faktureringspraksiser og interoperabilitetsrammeverk, vil det globale forretningslandskapet bli mer sammenkoblet, transparent og effektivt.

Last ned hele rapporten for å få hele historien.