Kehittyvä sähköinen laskutus: yleiskatsaus markkinoihin

Siirtyminen perinteisestä paperilaskutuksesta PDF-tiedostojen kautta sähköiseen laskutukseen (verkkolaskutukseen) merkitsee uutta paradigmaa nykyaikaisessa liiketoiminnassa. Uusimmassa markkinatutkimusraportissaan Billentis määrittelee nämä kehittyvät markkinat, niiden ominaisuudet ja määritelmät.

Sähköisellä laskutuksella tarkoitetaan laskujen sähköistä siirtoa toimittajien ja ostajien välillä, mikä tehostaa laskutusprosessia ja vähentää merkittävästi manuaalisten toimenpiteiden tarvetta. Tämä kehitys ei ole vain teknologinen päivitys vaan perustavanlaatuinen muutos, joka vaikuttaa tehokkuuteen, sääntöjen noudattamiseen ja liiketoiminnan avoimuuteen.

Verkkolaskutus syntyi, kun yritykset etsivät keinoja automatisoida laskutusprosesseja, vähentää virheitä ja parantaa transaktioiden tarkkuutta. Ajan mittaan se on kasvanut kapeasta käytännöstä maailmanlaajuiseksi standardiksi teknologian kehittymisen ja lisääntyvien sääntelyvaatimusten myötä.

Tässä blogikirjoituksessa esitetään yhteenveto verkkolaskutuksen roolista nykypäivän liiketoiminnassa, sen ominaispiirteistä, määritelmistä, maailmanlaajuisesta käyttöönotosta ja tulevaisuuden näkymistä, jotka on määritelty Billentisin tuoreessa raportissa The global e-invoicing and tax compliance report: Watch the tornado! (2024).

Sähköiseen laskutukseen liittyvän terminologian ymmärtäminen on olennaista sen laajuuden ja vaikutusten ymmärtämiseksi. Yritysten välisissä liiketoimissa (B2B) ja yritysten ja viranomaisten välisissä liiketoimissa (B2G) verkkolaskutuksella tarkoitetaan erityisesti laskujen digitaalista siirtoa toimittajien ja ostajien välillä. Tämä ei koske tietojenvaihtoa veroviranomaisten kanssa raportointi- ja valvontatarkoituksessa, jota kutsutaan usein sähköiseksi raportoinniksi.

Läntisellä pallonpuoliskolla verkkolaskutus tarkoittaa laskujen digitaalista siirtämistä eri aloilla, kuten B2B-, B2G- ja B2C- (Business-to-Consumer) -yhteyksissä. Esimerkiksi Euroopan unionin (EU) lainsäädännössä edellytetään arvonlisäveron (alv) mukaisten laskujen sähköistä laatimista ja vastaanottamista, ja Peppol on perustettu avoimeksi verkostoksi helpottamaan laskunvaihtoa. Standardoinnilla varmistetaan, että sähköiset laskut täyttävät tietyt aitoutta, eheyttä ja luettavuutta koskevat vaatimukset ja että niitä voidaan helposti vaihtaa liikekumppaneiden välillä.

Vaikka sähköisellä laskutuksella ja sähköisellä raportoinnilla on yhteiset tekniset alustat ja tiedonvaihtomenetelmät, niillä on eri tarkoitukset. Verkkolaskutukseen kuuluu täydellinen digitaalinen laskunvaihto toimittajien ja ostajien välillä, ja se toimii virallisena laskuna vero- ja liiketoimintatarkoituksia varten.

Veroviranomaisille tehtävässä sähköisessä raportoinnissa sen sijaan on kyse laskutietojen toimittamisesta tarkastusta ja sääntelyn noudattamista varten, mikä voi sisältää otteita tai tiivistelmiä laskun yksityiskohdista.

Siirtyminen paperilaskuista digitaalisiin laskuihin merkitsee merkittävää muutosta liiketoiminnassa. Perinteiset paperilaskut ovat alttiita virheille, viivästyksille ja korkeille käsittelykustannuksille. Sähköinen laskutus sen sijaan tarjoaa lukuisia etuja, kuten seuraavat:

Billentis luokittelee raportissa verkkolaskut kolmeen päätyyppiin:

Oikeudelliset laskut: Pakolliset kentät ja todentaminen. Verotusta varten ne säilytetään alkuperäisinä voimassa olevina laskuina.

Peruslaskut: Ne täyttävät vero- ja kauppavaatimukset, tukevat automaattista käsittelyä ja sisältävät kattavat tietokentät tehokasta liiketoimintaa varten.

Kauppalaskut: Nämä laskut sisältävät laajoja tietokenttiä, jotka on räätälöity tukemaan prosessien automatisointia esimerkiksi terveydenhuollon ja logistiikan aloilla.

Sähköisen laskutuksen käyttöönotto ja toteuttaminen vaihtelevat maailmanlaajuisesti. Esimerkiksi Euroopan unionissa sähköisen laskutuksen taustalla ovat lainsäädännölliset määräykset, joiden mukaan yritysten on laadittava ja vastaanotettava arvonlisäveron mukaisia laskuja.

Latinalaisen Amerikan maissa, kuten Brasiliassa ja Meksikossa, on otettu käyttöön sähköinen laskutus veronkierron torjumiseksi ja veronkannon tehostamiseksi. Myös Aasiassa verotus on yleistynyt nopeasti, ja Singaporen ja Intian kaltaiset maat ovat ottaneet käyttöön vankat sähköisen laskutuksen järjestelmät.

Veroviranomaisilla on maailmanlaajuisesti ratkaiseva rooli sähköisen laskutuksen käyttöönoton edistämisessä. Ottamalla käyttöön CTC-malleja (Continuous Transaction Control) veroviranomaiset voivat varmistaa reaaliaikaisen tai lähes reaaliaikaisen tapahtumankäsittelyn ja tilintarkastuksen. Tämä ei ainoastaan paranna sääntöjen noudattamista, vaan myös vähentää arvonlisäverovajetta, joka on merkittävä tekijä monille viranomaisille.

Standardit ja yhteentoimivuuspuitteet ovat olennaisen tärkeitä, jotta verkkolaskuja voidaan vaihtaa saumattomasti eri järjestelmien ja alueiden välillä. Yksi merkittävä esimerkki on Peppol-verkosto (Pan-European Public Procurement Online), joka tarjoaa standardoituja protokollia sähköisiä hankintoja ja verkkolaskutusta varten.

Peppol varmistaa, että eri verkkolaskutusjärjestelmät voivat kommunikoida tehokkaasti, mikä helpottaa rajat ylittäviä liiketoimia ja parantaa toiminnan tehokkuutta.

Sähköinen laskutus lisääntyy entisestään, kun yritykset ja hallitukset tunnistavat sen edut.

Siirtyminen sähköiseen laskutukseen ei ole vain uuden teknologian käyttöönottoa, vaan se merkitsee perustavanlaatuista muutosta liiketoimintaprosesseissa, joita ohjaavat tehokkuuden, vaatimustenmukaisuuden ja kestävyyden lisäämisen tarve. Kun yhä useammat alueet ottavat käyttöön standardoidut sähköisen laskutuksen käytännöt ja yhteentoimivuuspuitteet, globaalista liiketoiminnasta tulee entistä verkottuneempaa, avoimempaa ja tehokkaampaa.

Jos haluat lukea koko tarinan, lataa koko raportti.