En av de mest lovende veiene for økonomiteamene når de skal spare kostnader og forbedre effektiviteten, er automatisering. Du har sikkert hørt om de enorme forbedringene som har skjedd innen automatiseringsteknologi bare de siste årene.
Og nå tror du kanskje at en automatiseringsløsning er akkurat det bedriften din trenger. Men er automatisering den rette retningen for din virksomhet?
Selv om automatisering kan forbedre effektiviteten betraktelig når den brukes klokt, er ikke alle løsninger like gode. Mange virksomheter investerer i unødvendig og ikke-skalerbar automatisering og ender opp med å sprenge budsjettet på et system som ikke forbedrer kjernesystemene så mye.
Så hvordan vet du om det er riktig tidspunkt for bedriften din å investere i automatisering av økonomifunksjonen? Det handler om virksomhetens automatiseringspotensial. Hvis du har et høyt automatiseringspotensial, bør investeringen i automatisering gi rask avkastning på investeringen.
Ved å se nærmere på hvordan automatisering kan forbedre virksomheten din, kan du ganske enkelt måle automatiseringspotensialet ditt. Her er tre aspekter økonomiteam bør undersøke for å finne ut av virksomhetens automatiseringspotensial.
1. Analyser leverandørgjeldsrutinene dine
Det er flere grunner til at leverandørreskontro er et godt sted å starte for enhver bedrift. For det første er denne delen av virksomheten arbeidsintensiv og kan stå for mye bortkastede ressurser. For det andre kan ikke kundene se hvordan du behandler transaksjoner bak kulissene, så de kan ikke bli avskrekket av at du forbedrer denne delen av virksomheten din.
Det er budsjettvennlig og enkelt å automatisere kjøpstransaksjonene, så hvis du kan forbedre dette aspektet av virksomheten din, er det et godt første skritt på veien mot en helhetlig automatisering.
En grundig og potensielt lukrativ måte å analysere innkjøp på er å utføre en recovery audit, en konsulenttjeneste som fokuserer på å identifisere feilaktig fakturahåndtering, skjulte svakheter i prosesser og kapitallekkasje. Penger som har gått tapt i tidligere transaksjoner på grunn av feil i betaling eller merverdiavgift, er (i mange tilfeller) mulig å få tilbake.
2. Kontroller innkommende fakturaer
Du bør se på hvordan du samhandler med leverandørene dine. Oppdateres leverandørreskontroen din kontinuerlig? Overvåker du for svindel eller insolvens? Hvor mange av dem gir deg papir- eller PDF-fakturaer?
Formatspørsmålet er et naturlig utgangspunkt når man digitaliserer økonomiprosesser. Papir- og PDF-filer er et stort hinder for automatisering, ettersom de nesten alltid krever at et menneske leser, tolker og taster inn informasjon.
Hvis du kan erstatte disse analoge dataformatene med digitale, blir det mye enklere å behandle dem effektivt ved hjelp av automatisering. Med strukturerte inndata i økonomiprosessen kan du transformere prosessene helt frem til regnskap og rapporter. Med andre ord: Hver eneste kilde til analogt papirarbeid bidrar til virksomhetens automatiseringspotensial.
Qvalias e-fakturaløsning ble utviklet av denne grunn. Det er et robust verktøy som gjør det mulig for bedrifter, selv de minste leverandørene, å digitalisere alle aspekter av faktureringsprosessen og gi deg de strukturerte fakturadataene du trenger.
3. Ikke glem ditt eget papirarbeid
Du bør ikke bare se på leverandørfakturaene dine. Avhengig av hvilket format du bruker, kan også dine egne fakturaer og annet papirarbeid påvirke effektiviteten din.
Hvis bedriften din har eksistert en stund, er sjansen stor for at du fortsatt bruker papir i en eller annen form. Kanskje er dere til og med avhengige av foreldede løsninger som det fryktede Excel-arket, arkivskap og annen utdatert programvare.
Å bytte fra papir til digitale fakturaer virker kanskje ikke som en spesielt imponerende endring, men det kan gjøre underverker for å forbedre effektiviteten og redusere kostnadene. Men hva slags fordeler gir det egentlig? En rapport fra 2018 fra revisjonsselskapet EY avslørte det:
- En papirfaktura koster i gjennomsnitt 15 euro, mens en digital faktura koster 0,30 euro.
- Et menneske kan i gjennomsnitt behandle 6 000 papirfakturaer per år og 90 000 e-fakturaer.
- Papirfakturaer tar rundt 15 dager å behandle, og 3 dager for e-fakturaer
Dette er bare noen få av de viktigste fordelene. Det er mange fordeler med å gå over til et mer tilgjengelig digitalt format. Samlet sett kan denne typen automatisering være til nytte for nesten alle virksomheter, så du bør sørge for at du ser etter en mulighet til å implementere det.
Automatiseringspotensial: Hva er det neste for din bedrift?
Når du vet hvilke områder av virksomheten din som har størst automatiseringspotensial, er du klar til å begynne å lete etter måter å implementere en automatiseringsløsning på. Hvis du vurderer virksomhetens automatiseringspotensial, bør metodene som vil øke effektiviteten din mest, komme naturlig.
Automatiske kjøpstransaksjoner er en enkel måte å forbedre effektiviteten på. En annen måte er å erstatte inngående og utgående fakturaer med e-fakturaer, som er nøkkelen til å behandle dem med et automatisert system. Når du først har digitalisert papirarbeidet, blir det betydelig enklere å automatisere behandlingsaspektet og regnskapet.
Hvis du vurderer å digitalisere og automatisere økonomiprosessen din, finner du praktiske tips og veiledning i e-boken Automating Finance - last den ned gratis.
Relaterte artikler
Kunstig intelligens omformer forretningsdriften, og finans er intet unntak. Vår nyeste whitepaper gir en oversikt over KI innen finans og regnskap, utforsker praktiske bruksområder og skisserer hvordan man Kom i gang med implementering.
Bruken av e-fakturering og e-innkjøp akselererer i offentlig administrasjon i Europa. En fersk svensk studie gir innsikt blant kommuner og statlige etater.
Vi introduserer PDF-fakturaregistrering – et kraftig PDF-til-XML-verktøy for å digitalisere, transformere, analysere og berike PDF-fakturaer. Verktøyet er en lettvekts gratisversjon av vår KI løsning for dokumentbehandling.