Når du skal spare på din virksomheds omkostninger og forbedre dens effektivitet, er automatisering en af de mest lovende veje for økonomiteams. Du har sikkert hørt om de massive forbedringer inden for automatiseringsteknologier alene i løbet af de sidste par år.
Og nu tænker du måske, at en eller anden automatiseringsløsning er præcis, hvad din virksomhed har brug for. Men er automatisering den rigtige retning for din virksomhed?
Selv om automatisering kan forbedre effektiviteten betydeligt, når den bruges fornuftigt, er det ikke alle løsninger, der er lige gode. Mange virksomheder investerer i unødvendig og uskalerbar automatisering og ender med at sprænge deres budget på et system, der ikke forbedrer deres kernesystemer så meget.
Så hvordan ved du, at det er det rigtige tidspunkt for din virksomhed at investere i automatisering af finanserne? Det kommer an på din virksomheds automatiseringspotentiale. Hvis du har et højt automatiseringspotentiale, bør en investering i automatisering give et hurtigt afkast.
Ved at se på specifikke måder, hvorpå automatisering kan forbedre din virksomhed, kan du ret nemt måle dit automatiseringspotentiale. Her er tre aspekter, som økonomiteams bør undersøge for at bestemme din virksomheds automatiseringspotentiale.
1. Analyser dine rutiner for kreditorerne
Kreditorerne er et godt sted at starte for enhver virksomhed af flere grunde. For det første er denne del af din virksomhed arbejdskrævende og kan stå for mange spildte ressourcer. For det andet kan kunderne ikke se bag kulisserne, hvordan du behandler transaktioner, så de kan ikke blive afskrækket af, at du forbedrer denne del af din virksomhed.
Automatisering af dine indkøbstransaktioner er budgetvenlig og enkel at implementere, så hvis du kan forbedre dette aspekt af din virksomhed, er det et godt første skridt mod end-to-end-automatisering.
En grundig og potentielt lukrativ måde at analysere indkøb på er at udføre en recovery audit, en finansiel datamining-konsulenttjeneste, der fokuserer på at identificere fejlagtig fakturahåndtering, skjulte processvagheder og kapitallækage. Penge, der er gået tabt i tidligere transaktioner på grund af betalings- eller momsfejl, er (i mange tilfælde) mulige at inddrive.
2. Kontrol af indgående fakturaer
Du bør se på, hvordan du interagerer med dine leverandører. Bliver din leverandørbog løbende opdateret? Overvåger du, om der er tale om svindel eller insolvens? Hvor mange af dem giver dig papir- eller PDF-fakturaer?
Formatspørgsmålet er et naturligt udgangspunkt, når man digitaliserer økonomiprocesser. Papir- og PDF-filer er en stor hindring for automatisering, da de næsten altid kræver, at et menneske læser, fortolker og indtaster oplysninger.
Hvis du kan få erstattet disse analoge dataformater med digitale, vil du have meget lettere ved at behandle dem effektivt via automatisering. Med strukturerede inputdata i din økonomiproces vil du kunne transformere dine processer hele vejen til regnskab og rapporter. Med andre ord bidrager hver eneste kilde til analogt papirarbejde til din virksomheds automatiseringspotentiale.
Qvalias e-faktureringsløsning blev designet af denne grund. Det er et robust værktøj, der gør det muligt for virksomheder, selv de mindste leverandører, at digitalisere alle aspekter af faktureringsprocessen og give dig de strukturerede fakturadata, du har brug for.
3. Glem ikke dit eget papirarbejde
Du skal ikke kun se på dine leverandørers fakturaer. Afhængigt af de formater, du bruger, kan dine egne fakturaer og andet papirarbejde påvirke din effektivitet.
Hvis din virksomhed har eksisteret i et stykke tid, er der gode chancer for, at du stadig bruger papir i et eller andet omfang. Du er måske endda afhængig af forældede løsninger som det frygtede gamle Excel-ark, arkivskabe og anden forældet software.
At skifte fra papirfakturaer til digitale fakturaer virker måske ikke som en særlig imponerende ændring, men det kan gøre underværker for at forbedre din effektivitet og reducere omkostningerne. Men hvilke fordele giver det egentlig? En rapport fra 2018 fra revisionsfirmaet EY afslørede, at:
- Den gennemsnitlige pris for en papirfaktura er 15 euro, mens en digital faktura koster 0,30 euro.
- Et menneske kan i gennemsnit behandle 6.000 papirfakturaer om året og 90.000 e-fakturaer
- Papirfakturaer tager omkring 15 dage at behandle, og 3 dage for e-fakturaer.
Det er kun nogle få af de vigtigste fordele. Der er mange fordele ved at skifte til et mere tilgængeligt digitalt format. Samlet set kan denne type automatisering gavne næsten alle virksomheder, så du bør sørge for at se efter en mulighed for at implementere den.
Automatiseringspotentiale: Hvad er det næste for din virksomhed?
Når du ved, hvilke områder af din virksomhed der har det største automatiseringspotentiale, kan du begynde at lede efter måder at implementere en automatiseringsløsning på. Hvis du vurderer din virksomheds automatiseringspotentiale, bør de metoder, der vil øge din effektivitet mest, komme helt naturligt.
Automatiske købstransaktioner er en nem måde at forbedre effektiviteten på. En anden måde er at erstatte dine indgående og udgående fakturaer med e-fakturaer, som er nøglen til at behandle dem med et automatiseret system. Når du har digitaliseret dit papirarbejde, bliver det betydeligt mere ligetil at automatisere behandlingsaspektet og bogføringen.
Hvis du overvejer at digitalisere og automatisere din finansproces, kan du få praktiske tips og vejledning i e-bogen Automating Finance - download den gratis.
Relaterede artikler
Hvis du er i gang med at forberede en overgang til SAP S/4HANA eller er ved at indføre e-fakturering, er du sikkert stødt på UNSPSC – det klassifikationssystem, som SAP anbefaler til produkter …
Kunstig intelligens er ved at omforme forretningsdriften, og økonomi er ingen undtagelse. Vores seneste whitepaper giver et overblik over kunstig intelligens i økonomi og regnskab, udforsker praktiske brugsscenarier og beskriver, hvordan man kommer i gang med implementeringen.
Indførelsen af e-fakturering og e-indkøb accelererer på tværs af den offentlige administration i Europa. En nylig svensk undersøgelse giver indsigt i kommuner og statslige myndigheder.