Pour réduire les coûts et améliorer l'efficacité de votre entreprise, l'automatisation est l'une des solutions les plus prometteuses pour les équipes financières. Vous avez sans doute entendu parler des progrès considérables réalisés dans le domaine des technologies d'automatisation au cours des dernières années.
Et maintenant, vous pensez peut-être qu'une solution d'automatisation est exactement ce dont votre entreprise a besoin. Mais l'automatisation est-elle la bonne direction à prendre pour votre entreprise ?
Si l'automatisation peut considérablement améliorer l'efficacité lorsqu'elle est utilisée à bon escient, toutes les solutions ne se valent pas. De nombreuses entreprises investissent dans des solutions d'automatisation inutiles et non évolutives, et finissent par dépenser leur budget dans un système qui n'améliore pas beaucoup leurs systèmes centraux.
Alors, comment savoir si le moment est venu pour votre entreprise d'investir dans l'automatisation financière ? Tout dépend du potentiel d'automatisation de votre entreprise. Si celui-ci est élevé, investir dans l'automatisation devrait générer un retour sur investissement rapide.
En recherchant des moyens spécifiques permettant à l'automatisation d'améliorer votre activité, vous pouvez évaluer assez facilement votre potentiel d'automatisation. Voici trois aspects que les équipes financières doivent examiner pour déterminer le potentiel d'automatisation de votre entreprise.
1. Analysez vos routines en matière de comptes fournisseurs.
Les comptes fournisseurs constituent un excellent point de départ pour toute entreprise, et ce pour plusieurs raisons. Tout d'abord, cette partie de votre activité est très exigeante en main-d'œuvre et peut entraîner un gaspillage important de ressources. Ensuite, les clients ne peuvent pas voir en coulisses comment vous traitez les transactions, ils ne peuvent donc pas être rebutés par le fait que vous amélioriez cette partie de votre activité.
L'automatisation de vos transactions d'achat est économique et simple à mettre en œuvre. Si vous pouvez améliorer cet aspect de votre activité, cela constituera une excellente première étape vers l'automatisation de bout en bout.
Une méthode approfondie et potentiellement lucrative pour analyser les achats consiste à effectuer un recovery audit, un service de conseil en exploration de données financières qui vise à identifier les erreurs de traitement des factures, les faiblesses cachées des processus et les fuites de capitaux. Il est (dans de nombreux cas) possible de récupérer l'argent perdu lors de transactions passées en raison d'erreurs de paiement ou de TVA.
2. Vérifier les factures entrantes
Vous devriez examiner la manière dont vous interagissez avec vos fournisseurs. Votre grand livre des fournisseurs est-il mis à jour en permanence ? Surveillez-vous les fraudes ou les cas d'insolvabilité ? Combien d'entre eux vous fournissent des factures papier ou au format PDF ?
La question du format est un point de départ naturel lors de la numérisation des processus financiers. Les fichiers papier et PDF constituent un obstacle majeur à l'automatisation, car ils nécessitent presque toujours l'intervention d'un être humain pour lire, interpréter et saisir les informations.
Si vous parvenez à remplacer ces formats de données analogiques par des formats numériques, vous pourrez les traiter beaucoup plus facilement et efficacement grâce à l'automatisation. Grâce à des données d'entrée structurées dans votre processus financier, vous serez en mesure de transformer vos processus jusqu'à la comptabilité et aux rapports. En d'autres termes, chaque source de paperasse analogique augmente le potentiel d'automatisation de votre entreprise.
La solution de facturation électronique de Qvalia a été conçue dans ce but. Il s'agit d'un outil robuste qui permet aux entreprises, même vos plus petits fournisseurs, de numériser tous les aspects du processus de facturation et de vous fournir les données structurées dont vous avez besoin.
3. N'oubliez pas vos propres documents administratifs.
Vous ne devez pas vous contenter d'examiner les factures de vos fournisseurs. Selon les formats que vous utilisez, vos propres factures et autres documents administratifs peuvent nuire à votre efficacité.
Si votre entreprise existe depuis un certain temps, il y a de fortes chances que vous utilisiez encore du papier dans une certaine mesure. Vous utilisez peut-être même des solutions archaïques telles que les redoutables feuilles Excel, les classeurs et autres logiciels obsolètes.
Le passage des factures papier aux factures numériques peut ne pas sembler être un changement particulièrement impressionnant, mais il peut faire des merveilles pour améliorer votre efficacité et réduire vos coûts. Mais quels sont exactement les avantages qu'il offre ? Un rapport publié en 2018 par le cabinet comptable EY a révélé que :
- Le coût moyen d'une facture papier est de 15 euros, tandis que celui d'une facture numérique est de 0,30 euro.
- Un être humain peut traiter en moyenne 6 000 factures papier par an et 90 000 factures électroniques.
- Le traitement des factures papier prend environ 15 jours, contre 3 jours pour les factures électroniques.
Ce ne sont là que quelques-uns des principaux avantages. Le passage à un format numérique plus accessible présente de nombreux avantages. Dans l'ensemble, ce type d'automatisation peut profiter à presque toutes les entreprises, vous devriez donc vous assurer de rechercher une occasion de le mettre en œuvre.
Potentiel d'automatisation : quelle est la prochaine étape pour votre entreprise ?
Une fois que vous savez quels domaines de votre entreprise présentent le plus grand potentiel d'automatisation, vous êtes prêt à rechercher des moyens de mettre en œuvre une solution d'automatisation. Si vous évaluez le potentiel d'automatisation de votre entreprise, les méthodes qui augmenteront le plus votre efficacité devraient vous venir naturellement.
Les transactions d'achat automatiques constituent un moyen simple d'améliorer l'efficacité. Une autre solution consiste à remplacer vos factures entrantes et sortantes par des factures électroniques, ce qui est essentiel pour les traiter à l'aide d'un système automatisé. Une fois vos documents papier numérisés, l'automatisation du traitement et de la comptabilité devient beaucoup plus simple.
Si vous envisagez de numériser et d'automatiser vos processus financiers, vous trouverez des conseils pratiques et des recommandations dans l'ebook Automating Finance (Automatisation des finances), téléchargeable gratuitement.
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