Als het gaat om het besparen van kosten en het verbeteren van de efficiëntie van uw bedrijf, is automatisering een van de meest veelbelovende opties voor financiële teams. U heeft waarschijnlijk gehoord over de enorme verbeteringen in automatiseringstechnologieën in de afgelopen jaren.
En nu denkt u misschien dat een automatiseringsoplossing precies is wat uw bedrijf nodig heeft. Maar is automatisering wel de juiste keuze voor uw bedrijf?
Hoewel automatisering de efficiëntie aanzienlijk kan verbeteren wanneer deze verstandig wordt ingezet, zijn niet alle oplossingen gelijk. Veel bedrijven investeren in onnodige en niet-schaalbare automatisering en geven uiteindelijk hun budget uit aan een systeem dat hun kernsystemen niet zo veel verbetert.
Hoe weet u nu of dit het juiste moment is voor uw bedrijf om te investeren in financiële automatisering? Dat hangt af van het automatiseringspotentieel van uw bedrijf. Als u een hoog automatiseringspotentieel heeft, zou een investering in automatisering een snel rendement moeten opleveren.
Door te kijken naar specifieke manieren waarop automatisering uw bedrijf kan verbeteren, kunt u vrij eenvoudig uw automatiseringspotentieel inschatten. Hier zijn drie aspecten die financiële teams moeten onderzoeken om het automatiseringspotentieel van uw bedrijf te bepalen.
1. Analyseer uw routines voor crediteurenadministratie
Crediteurenadministratie is om verschillende redenen een goed startpunt voor elk bedrijf. Ten eerste is dit onderdeel van uw bedrijf arbeidsintensief en kan het veel verspilde middelen met zich meebrengen. Ten tweede kunnen klanten niet zien hoe u transacties verwerkt, dus kunnen ze niet worden afgeschrikt door het feit dat u dit onderdeel van uw bedrijf verbetert.
Het automatiseren van uw aankooptransacties is budgetvriendelijk en eenvoudig te implementeren. Als u dit aspect van uw bedrijf kunt verbeteren, is dat een geweldige eerste stap naar end-to-end automatisering.
Een grondige en potentieel lucratieve manier om aankopen te analyseren is het uitvoeren van een recovery audit, een financiële datamining-adviesdienst die zich richt op het identificeren van foutieve factuurverwerking, verborgen proceszwakheden en kapitaalverlies. Geld dat in eerdere transacties verloren is gegaan als gevolg van betalings- of btw-fouten kan (in veel gevallen) worden teruggevorderd.
2. Controleer inkomende facturen
Je moet eens kijken hoe je met je leveranciers omgaat. Wordt je leveranciersadministratie continu bijgewerkt? Controleer je op fraude of insolventie? Hoeveel van hen sturen je papieren of pdf-facturen?
Het formaatprobleem is een logisch uitgangspunt bij het digitaliseren van financiële processen. Papieren documenten en pdf-bestanden vormen een groot obstakel voor automatisering, omdat ze bijna altijd door een mens moeten worden gelezen, geïnterpreteerd en ingevoerd.
Als u deze analoge gegevensformaten kunt vervangen door digitale, kunt u ze veel gemakkelijker en efficiënter verwerken via automatisering. Met gestructureerde invoergegevens in uw financiële proces kunt u uw processen volledig transformeren, tot en met de boekhouding en rapportages. Met andere woorden, elke bron van analoog papierwerk draagt bij aan het automatiseringspotentieel van uw bedrijf.
De e-facturatieoplossing van Qvalia is speciaal voor dit doel ontworpen. Het is een robuuste tool waarmee bedrijven, zelfs uw kleinste leveranciers, elk aspect van het factureringsproces kunnen digitaliseren en u de gestructureerde factuurgegevens kunnen leveren die u nodig hebt.
3. Vergeet uw eigen papierwerk niet
Je moet niet alleen naar de facturen van je leveranciers kijken. Afhankelijk van de formaten die je gebruikt, kunnen je eigen facturen en andere documenten je efficiëntie beïnvloeden.
Als uw bedrijf al een tijdje bestaat, is de kans groot dat u nog steeds op de een of andere manier papier gebruikt. Misschien vertrouwt u zelfs nog op verouderde oplossingen zoals de gevreesde oude Excel-spreadsheet, archiefkasten en andere verouderde software.
De overstap van papieren naar digitale facturen lijkt misschien geen bijzonder indrukwekkende verandering, maar het kan wonderen doen voor het verbeteren van uw efficiëntie en het verlagen van uw kosten. Maar wat zijn precies de voordelen? Uit een rapport van accountantskantoor EY uit 2018 blijkt het volgende:
- De gemiddelde kosten van een papieren factuur bedragen 15 euro, terwijl die van een digitale factuur 0,30 euro bedragen.
- Een mens kan gemiddeld 6.000 papieren facturen per jaar verwerken en 90.000 e-facturen.
- Papieren facturen worden binnen ongeveer 15 dagen verwerkt, en e-facturen binnen 3 dagen.
Dit zijn slechts enkele van de belangrijkste voordelen. Overstappen op een toegankelijker digitaal formaat heeft veel voordelen. Over het algemeen kan dit soort automatisering bijna alle bedrijven ten goede komen, dus zorg ervoor dat u op zoek gaat naar een mogelijkheid om het te implementeren.
Automatiseringspotentieel: wat is de volgende stap voor uw bedrijf?
Zodra u weet welke onderdelen van uw bedrijf het meeste automatiseringspotentieel hebben, bent u klaar om op zoek te gaan naar manieren om een automatiseringsoplossing te implementeren. Als u het automatiseringspotentieel van uw bedrijf beoordeelt, zullen de methoden die uw efficiëntie het meest verhogen vanzelfsprekend zijn.
Automatische aankooptransacties zijn een eenvoudige manier om de efficiëntie te verbeteren. Een andere manier is het vervangen van uw inkomende en uitgaande facturen door e-facturen, wat essentieel is om ze met een geautomatiseerd systeem te kunnen verwerken. Zodra u uw papierwerk hebt gedigitaliseerd, wordt het automatiseren van de verwerking en boekhouding aanzienlijk eenvoudiger.
Als u overweegt uw financiële processen te digitaliseren en automatiseren, vindt u praktische tips en richtlijnen in het e-book Automating Finance. Download het gratis.
Gerelateerde artikelen
Kunstmatige intelligentie verandert bedrijfsprocessen en financiën vormen daarop geen uitzondering. Onze nieuwste whitepaper een overzicht van AI in financiën en boekhouding, onderzoekt praktische use cases en schetst hoe u aan de slag kunt gaan met de implementatie ervan.
De invoering van elektronische facturering en elektronische aanbestedingen versnelt binnen het openbaar bestuur in Europa. Een recent Zweeds onderzoek biedt inzicht in de situatie bij gemeenten en centrale overheidsinstanties.
We introduceren PDF-factuurregistratie: een krachtige tool voor het omzetten van PDF naar XML om PDF-facturen te digitaliseren, transformeren, analyseren en verrijken. De tool is een lichtgewicht gratis versie van onze AI-oplossing voor documentverwerking.