De la commande à la facture
Les acheteurs qui passent commande via Peppol s'attendent à recevoir des réponses structurées et une facture correspondant à leur commande. Chaque étape ci-dessous correspond à un document Peppol, ce qui permet aux deux parties de travailler à partir des mêmes données.
Commande
L'acheteur envoie la commande depuis un système d'approvisionnement ou via une session punchout , et vous recevez une notification dans Qvalia.
Réponse à la commande
Accepter, refuser ou modifier la commande dans une réponse structurée que le système de l'acheteur peut lire.
Conseils d'expédition
Indiquez à l'acheteur ce qui a été expédié et à quelle date, afin qu'il puisse vérifier que la livraison correspond bien à sa commande.
Facture
Créez la facture à partir de la commande. Elle comporte la référence de la commande dont l'acheteur a besoin pour effectuer le rapprochement.
Documents Peppol tout au long du processus, de la commande à la facturation
Les commandes, les réponses aux commandes, les catalogues et les avis d'expédition respectent les spécifications Peppol BIS. Ils peuvent être échangés avec n'importe quel acheteur enregistré sur Peppol et habilité à recevoir ce type de document.
- Commandes uniquement et procédure de commande
- Modification, annulation et accord relatifs à une commande
- Catalogue, avec ou sans réponse
- Avis d'expédition et réponse au niveau du message
D'où proviennent les commandes de vos clients ?
Systèmes d'approvisionnement
Le secteur public et les grands acheteurs passent commande via leur propre système d'approvisionnement. Qvalia enregistre votre Peppol ID afin que leurs commandes vous parviennent.
Punchout
Les acheteurs consultent votre catalogue depuis leur système d'approvisionnement et envoient leur commande via Peppol à partir de là.
Votre boutique en ligne
Les clients professionnels choisissent le paiement sur facture lors du paiement, et la commande est enregistrée en tant que commande Peppol.
Choisissez une formule adaptée aux documents utilisés par vos acheteurs
Les formules Connect sont en libre-service et facturées mensuellement. Commencez par la formule « Small » si vous ne faites que recevoir des commandes, puis passez à la formule « Medium » lorsque les acheteurs attendent des réponses à leurs commandes, des catalogues ou des avis d'expédition.
| Petit | Medium | Large | |
| Recevoir et examiner les commandes Peppol | Inclus | Inclus | Inclus |
| Envoyer des factures électroniques et des factures au format PDF | Inclus | Inclus | Inclus |
| Réponses aux commandes | - | Inclus | Inclus |
| Catalogues | - | Inclus | Inclus |
| Conseils d'expédition | - | Inclus | Inclus |
| De la commande à la facture | - | Inclus | Inclus |
| API et environnement de test | - | Inclus | Inclus |
| Réception de factures électroniques et applications de connexion à un progiciel de gestion intégré (ERP) | - | - | Inclus |
| Messages par mois | 25 | 100 | 1,000 |
Les formules Connect 1X à 3X permettent d'augmenter les volumes, tandis que la formule Enterprise couvre davantage de chaînes et de formats, selon les termes du contrat.
Connectez Qvalia à votre ERP ou à votre système de gestion des commandes
Commencez par l'application web. Lorsque le volume de commandes augmente, celles-ci peuvent être transmises à votre ERP ou à votre système de gestion des commandes via l'API de gestion des commandes ou par SFTP, tandis que les factures peuvent être transférées vers votre système comptable grâce à une application de connexion.
FAQ sur la gestion des commandes
Faut-il une intégration pour recevoir des commandes via Peppol ?
Non. Vous pouvez recevoir, traiter et facturer les commandes Peppol directement dans l'application web Qvalia. Les volumes plus importants peuvent être traités via l'API de gestion des commandes ou par SFTP.
Quelle formule comprend les réponses aux commandes et les catalogues ?
Connectez-vous à Medium et versions ultérieures. Connect Small reçoit les commandes Peppol, tandis que Medium permet d'ajouter les réponses aux commandes, les catalogues, les avis d'expédition, la gestion « de la commande à la facture » et l'accès à l'API.
Comment les acheteurs peuvent-ils nous contacter via Peppol ?
Qvalia enregistre l'Peppol ID de votre entreprise, c'est-à-dire votre adresse sur le réseau. Les acheteurs envoient leurs commandes à cet identifiant.
Peut-on émettre une facture directement à partir d'une commande ?
Oui. La fonctionnalité « De la commande à la facture » génère la facture à partir des données de la commande ; la facture comporte donc la référence de commande de l'acheteur. Elle est disponible via Connect Medium.
Qu'est-ce que punchout?
Punchout permet à un acheteur de passer commande dans votre catalogue depuis son propre système d'approvisionnement. La commande Peppol qui en résulte est traitée comme n'importe quelle autre commande.
Peut-on effectuer des tests avant la mise en service ?
Oui. Les versions Medium et ultérieures intègrent un environnement de test dans lequel vous pouvez tester l'API avant de connecter votre propre système.